5 Cara Menanggapi Offering Letter yang Perlu Anda Ketahui!

Bagi banyak perusahaan, merekrut karyawan mungkin melibatkan pembuatan offering letter dan/atau kontrak kerja untuk alasan yang baik. Kedua dokumen terkait sumber daya manusia (SDM) ini dapat membantu perusahaan meminimalkan risiko yang terkait dengan perekrutan, seperti kehilangan kandidat dalam persaingan atau bahkan tindakan hukum karena pemutusan hubungan kerja yang salah. Hal ini menjadi perhatian serius mengingat tuntutan hukum ketenagakerjaan meningkat. Namun, kedua dokumen SDM ini tidak dapat dipertukarkan, terutama dalam hal legalitas.

Ada perbedaan serius antara surat penawaran dan kontrak kerja yang harus dipahami oleh semua perusahaan. Pemberi kerja atau perekrut dapat mengirimkan offering letter kepada kandidat yang berisi tawaran pekerjaan untuk sebuah posisi di sebuah perusahaan, yang dapat menjadi bagian yang menarik dalam pencarian kerja Anda.

Apa itu Offering Letter?

Offering letter adalah dokumen yang diberikan kepada kandidat setelah ia terpilih untuk posisi tersebut. Surat penawaran tersebut dengan jelas menyebutkan paket gaji, jabatan, departemen, dan tunjangan lain yang akan diperolehnya jika ia bergabung dengan perusahaan. Selain itu, pernyataan bahwa ia akan dipekerjakan, daftar kemungkinan-kemungkinan, dan perjanjian kerahasiaan. Surat penawaran yang sudah ditandatangani tidak berarti Anda terikat secara hukum untuk bergabung dengan perusahaan setelah itu. Namun, hal itu mungkin saja terjadi dalam situasi yang sangat langka.

Offering letter juga bagian penting dari proses perekrutan karyawan. Ini adalah momen yang menentukan saat kandidat yang recruiter inginkan mengetahui bahwa perusahaan ingin mempekerjakan mereka dan memutuskan apakah akan menerimanya. Jika mereka menolak tawaran, maka recruiter harus kembali ke kumpulan kandidat atau bahkan mungkin memulai pencarian lagi. Recruiter harus menghindari kesalahan umum dalam perekrutan, seperti tidak jelas tentang apa yang dibutuhkan dalam pekerjaan, dan pastikan selalu mengikuti tren perekrutan.

Mengapa Offering Letter Penting?

Offering letter menjadi sangat penting untuk diberikan kepada kandidat yang Anda (sebagai recruiter) pilih karena melihat detailnya secara tertulis dapat membantu kandidat tersebut menimbang pilihannya dan memutuskan apakah akan menerima posisi tersebut. Semakin cepat Anda mendapatkan keputusan mereka, semakin cepat Anda bisa memulai proses orientasi atau beralih ke kandidat berikutnya jika mereka menolak tawaran Anda.

Offering letter juga memastikan perusahaan dan calon karyawan baru memiliki pemahaman yang sama tentang detail pekerjaan. Lebih sedikit kebingungan berarti lebih sedikit bolak-balik antara pihak perusahaan dan kandidat saat penawaran sedang berlangsung, dan juga lebih sedikit masalah di masa depan.

Apa sajakah isi dalam offering letter? Offering letter memiliki perihal penting yang harus ada di dalamnya, seperti:

1. Detail pekerjaan

Pada offering letter wajib menyertakan satu atau dua kalimat tentang tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan jam kerja, serta apakah pekerjaan tersebut memerlukan perjalanan. Tunjukkan apakah posisi tersebut penuh waktu atau paruh waktu, dan dikecualikan atau tidak dikecualikan dari lembur sesuai dengan Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang adil.

2. Gaji dan komisi

Dalam offering letter juga perlu mencantumkan informasi perihal gaji dan komisi yang yang akan diterima oleh kandidat, baik waktu untuk menerima gaji dan juga syarat menerima komisi.

3. Paket tunjangan

Berikan gambaran umum tentang paket manfaat dan fasilitas yang akan didapatkan karyawan, seperti program pensiun, cuti berbayar, dan asuransi yang didapatkan oleh kandidat. Jelaskan secara singkat kapan pertanggungan asuransi dimulai (misalnya, setelah tiga bulan) dan bagaimana waktu liburan bertambah.

4. Pernyataan bahwa surat tersebut lebih diutamakan

Pada offering letter juga bisanya dicantumkan pernyataan yang menjelaskan pada isi surat tersebut menggantikan diskusi lisan apa pun tentang semua hal yang dibahas di dalamnya. Hal ini melindungi bisnis Anda dari potensi klaim di kemudian hari oleh karyawan bahwa mereka dijanjikan sesuatu selama wawancara yang tidak ditepati.

5. Informasi kontak

Pada offering letter juga berisikan kontak untuk dapat diberitahukan kepada calon karyawan siapa yang bisa dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan tentang penawaran atau ingin mendiskusikannya.

Cara Menanggapi Offering Letter

Apabila Anda menerima offering letter, perusahaan akan meminta Anda untuk menerima atau menolaknya. Berikut adalah beberapa langkah tentang bagaimana Anda dapat menanggapi surat tawaran pekerjaan:

1. Akui offering letter yang Anda terima

Hal pertama yang harus dilakukan adalah merespons dengan mengakui offering letter dengan cepat. Beri tahu pemberi kerja atau perekrut bahwa Anda menerima tawaran tersebut dan bahwa Anda akan meluangkan waktu untuk mempertimbangkannya. Pemberi kerja mengharapkan hal ini, namun akan lebih sopan jika Anda mengucapkan terima kasih dan memberi tahu mereka bahwa Anda telah membaca tawaran tersebut.

Penting untuk diingat bahwa beberapa perusahaan mungkin memberi Anda tenggat waktu untuk merespons, jadi pastikan untuk memenuhi kerangka waktu mereka, apakah Anda memilih untuk menerima atau tidak. Jika perlu, Anda bisa meminta perpanjangan waktu jika Anda butuh waktu untuk memikirkannya atau jika Anda memiliki beberapa tawaran yang sedang Anda pertimbangkan.

2. Pertimbangkan offering letter tersebut

Langkah selanjutnya adalah mempertimbangkan tawaran tersebut. Pikirkan tentang peran yang ditawarkan kepada Anda, termasuk gaji dan tunjangan yang menyertainya serta elemen penting lainnya bagi Anda, seperti misi atau tujuan perusahaan. Anda bisa mempertimbangkan untuk menerimanya jika Anda yakin dan merasa bisa berhasil dalam peran tersebut. Jika Anda merasa ragu, hubungi perekrut atau perusahaan dan ajukan pertanyaan lanjutan.

Selain itu, Anda bisa mencari ulasan tentang perusahaan secara online. Biasanya, situs web menyediakan platform bagi karyawan saat ini dan mantan karyawan untuk berbagi pengalaman dan pendapat mereka tentang perusahaan secara anonim. Anda bisa membaca ulasan dan mempertimbangkan pengalaman langsung dari orang lain.

3. Putuskan atau bernegosiasi

Surat penawaran dapat mencakup persyaratan kerja Anda, termasuk gaji, tunjangan, dan ketentuan lainnya. Tentukan apakah persyaratan ini sesuai dengan apa yang Anda cari dalam sebuah pekerjaan atau apakah Anda lebih suka menegosiasikan kesepakatan yang berbeda. Jika Anda memutuskan untuk bernegosiasi, kirimkan tawaran balasan, bukan surat penolakan atau surat penerimaan umum.

4. Menerima atau menolaknya

Jika Anda memutuskan untuk tidak bernegosiasi, pilihan lainnya adalah menerima atau menolak tawaran tersebut. Apa pun yang Anda pilih, tanggapi dengan surat resmi, beri tahu pemberi kerja atau perekrut tentang keputusan Anda. Ketika menolak, Anda dapat menyertakan alasan Anda, tetapi ini tidak perlu, tetapi jika salah satu alasan Anda menolak adalah gaji, pemberi kerja mungkin akan kembali dengan tawaran yang lebih baik.

5. Tulis surat Anda

Terakhir, tulislah tanggapan Anda. Jika Anda menolak, ucapkan terima kasih kepada perekrut atau pemberi kerja atas tawarannya dan putuskan apakah Anda ingin menyertakan alasan Anda menolak. Kemudian, Anda dapat menyatakan bahwa Anda tidak mengambil pekerjaan tersebut. Tutup surat dengan salam dan nama Anda.

Kesimpulan

Offering letter secara resmi menyampaikan tawaran pekerjaan kepada kandidat dan berisi detail penting seperti gaji dan jabatan yang diajukan. Surat ini memberikan informasi yang dibutuhkan orang tersebut untuk menerima atau menolak pekerjaan dan dapat mencegah kesalahpahaman antara pemberi kerja dan calon karyawan. Pada offering letter berisi bagian isi surat untuk mendiskusikan tanggung jawab pekerjaan, tanggal mulai kerja, tunjangan, dan kemungkinan-kemungkinan. Ketahui bagaimana cara menerima tawaran pekerjaan tersebut, menolaknya, dan siapa yang harus dihubungi oleh kandidat untuk mendiskusikan tawaran tersebut, sehingga Anda sebagai kandidat memberikan kesan baik dan lebih profesional dalam dunia kerja.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.