RACI Matrix: Meningkatkan Peran dan Tanggung Jawab Tim Anda!

RACI Matrix telah lama menjadi alat bantu yang populer di kalangan manajer proyek di seluruh dunia. Matriks ini digunakan untuk memperjelas peran dan tanggung jawab karyawan untuk setiap tugas, pencapaian, dan keputusan yang terjadi selama proyek berlangsung.

Bagan ini dirancang untuk memastikan komunikasi yang jelas dan alur kerja yang lancar di semua bagian tim. RACI Matrix dapat membantu mencegah perasaan tertekan saat pengambil keputusan utama datang di akhir proyek dan memperumit keadaan dengan sejumlah besar perubahan karena mereka tidak dikonsultasikan selama proyek berlangsung.

Apa Itu RACI Matrix?

RACI Matrix adalah bagan penugasan tanggung jawab yang memetakan setiap tugas, pencapaian, atau keputusan penting yang terlibat dalam menyelesaikan proyek dan menetapkan peran mana yang bertanggung jawab atas setiap tindakan, personel mana yang bertanggung jawab, dan siapa yang perlu dikonsultasikan atau diberi informasi. Akronim RACI adalah singkatan dari empat peran yang mungkin dimainkan oleh para pemangku kepentingan dalam proyek apa pun.

Dalam beberapa kasus, ditemukan bahwa tidak ada pemahaman yang sama mengenai peran dan tanggung jawab individu, juga tidak ada dokumentasi yang eksplisit untuk mendukungnya. Membangun konsensus seperti itu dengan menggunakan model RACI hampir selalu membuat proyek yang macet dapat berjalan kembali, dan memungkinkan para pemangku kepentingan utama untuk siap menangani masalah lain yang memerlukan penyelesaian.

Peraturan dan Peran RACI Matrix

Bagan RACI atau juga disebut RACI Matrix, adalah jenis matriks penugasan tanggung jawab dalam manajemen proyek. Dalam praktiknya, ini adalah spreadsheet atau tabel sederhana yang mencantumkan semua pemangku kepentingan dalam proyek dan tingkat keterlibatan mereka dalam setiap tugas, yang dilambangkan dengan huruf R, A, C, atau I. Setelah peran-peran ini ditentukan, penugasan dapat dikaitkan dengan peran tersebut dan pekerjaan dapat dimulai.

R, A, C, I adalah singkatan dari:

• Bertanggung jawab (Responsible).
• Akuntabel (Accountable).
• Dikonsultasikan (Consulted).
• Terinformasi (Informed).

Empat peran yang dapat dimainkan oleh para pemangku kepentingan dalam setiap proyek adalah sebagai berikut:

Bertanggung Jawab (Responsible)

Bertanggung jawab menunjuk pada tugas yang ditugaskan secara langsung kepada seseorang atau sekelompok orang. Penanggung jawab adalah orang yang melakukan pekerjaan untuk menyelesaikan tugas atau membuat hasil kerja. Setiap tugas harus memiliki setidaknya satu orang yang bertanggung jawab, dan bisa juga lebih. Pihak yang bertanggung jawab biasanya ada di tim proyek dan biasanya adalah pengembang atau pembuat lainnya.

Beberapa contoh pihak yang bertanggung jawab adalah:

• Manajer Proyek.
• Analis Bisnis.
• Pengembang.
• Desainer Grafis.
• Penulis Naskah.

Akuntabel (Accountable)

Orang yang bertanggung jawab dalam RACI Matrix mendelegasikan dan meninjau pekerjaan yang terlibat dalam sebuah proyek. Tugas mereka adalah memastikan orang atau tim yang bertanggung jawab mengetahui ekspektasi proyek dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Setiap tugas hanya boleh memiliki satu orang yang bertanggung jawab dan tidak boleh lebih. Pihak yang bertanggung jawab biasanya ada di tim proyek, biasanya dalam peran kepemimpinan atau manajemen.

Beberapa contoh pihak yang bertanggung jawab adalah:

• Pemilik Produk.
• Otoritas Penandatangan.
• Pemilik Bisnis.
• Sponsor.
• Pemangku Kepentingan Utama.

Dikonsultasikan (Consulted)

Orang-orang yang dikonsultasikan memberikan masukan dan feedback pada pekerjaan yang sedang dilakukan dalam sebuah proyek. Mereka memiliki kepentingan dalam hasil proyek karena hal tersebut dapat memengaruhi pekerjaan mereka saat ini atau di masa depan.

Manajer proyek dan tim harus berkonsultasi dengan para pemegang saham ini sebelum memulai tugas untuk mendapatkan masukan tentang kebutuhan mereka, dan sekali lagi selama pekerjaan berlangsung dan pada saat penyelesaian tugas untuk mendapatkan masukan tentang hasilnya.

Tidak setiap tugas atau tonggak pencapaian membutuhkan pihak yang dikonsultasikan, tetapi manajer proyek harus mempertimbangkan semua pihak yang mungkin terlibat ketika membuat bagan RACI dan memasukkan sebanyak mungkin pihak yang dikonsultasikan yang sesuai. Namun, Anda harus membatasi ini hanya pada input yang diperlukan. Misalnya, satu pihak yang dikonsultasikan per tim yang terkena dampak umumnya dianggap sebagai praktik terbaik untuk menghindari penyumbatan proses dengan terlalu banyak masukan.

Pihak yang dikonsultasikan dapat berupa individu dalam tim proyek yang tidak mengerjakan tugas tertentu, namun pekerjaannya akan terpengaruh oleh hasilnya. Mereka juga sering kali merupakan rekan kerja di luar tim proyek – bahkan di departemen yang berbeda – yang pekerjaannya akan terpengaruh oleh hasil proyek.

Beberapa contoh pihak yang dikonsultasikan adalah:

• Pakar Hukum.
• Pakar Keamanan Informasi dan Keamanan Cyber.
• Konsultan Kepatuhan.

Terinformasi (Informed)

Orang-orang yang terinformasi perlu dilibatkan dalam kemajuan proyek, namun tidak perlu dikonsultasikan atau dibebani dengan detail setiap tugas. Mereka perlu mengetahui apa yang sedang terjadi karena hal itu dapat memengaruhi pekerjaan mereka, tetapi mereka bukan pengambil keputusan dalam prosesnya.

Pihak-pihak yang diberi informasi biasanya berada di luar tim proyek dan sering kali berada di departemen yang berbeda. Mereka mungkin termasuk kepala atau direktur tim yang terkena dampak dan kepemimpinan senior di perusahaan.

Beberapa contoh pihak yang diberi informasi adalah:

• Anggota Komite Proyek.
• Pemangku Kepentingan Eksternal.
• Pemilik Bisnis.

Kenapa Peran RACI Matrix Sangat Penting ?

Peran RACI Matrix memberikan rasa keteraturan dan kejelasan bagi tim yang ingin membagi peran dan membuat anggota tim bertanggung jawab atas kontribusinya. Dengan mempertimbangkan bahwa 27% proyek melebihi anggaran, karena alasan seperti ruang lingkup yang melebar dan kurangnya peran yang jelas, peran RACI membantu memposisikan proyek untuk sukses dan menghindari jebakan yang umum terjadi.

Selain itu, peran RACI Matrix membantu memastikan bahwa komunikasi antara semua peran terus berjalan. Ketika Anda mempertimbangkan bahwa hampir setengah dari seluruh pengeluaran proyek berisiko terbuang percuma karena kurangnya komunikasi berbasis tim yang efektif, maka hal ini menjadi semakin penting untuk diprioritaskan.

Pada akhirnya, tim yang memprioritaskan komunikasi dan peran yang terdefinisi dengan baik akan lebih baik, dan peran RACI Matrix membantu tim mencapai tujuan tersebut dengan lebih cepat – sambil memberikan akuntabilitas untuk kontribusi unik setiap anggota tim terhadap keberhasilan proyek.

Kapan Anda Harus Menggunakan RACI Matrix?

Kerangka kerja bagan RACI berguna untuk hampir semua proyek, meskipun beberapa tim mungkin menganggapnya lebih berguna dari pada yang lain.

Sebagai contoh, dalam membuat artikel, penulis adalah pihak yang bertanggung jawab karena ia yang menulis. Editor yang bertanggung jawab untuk menugaskan dan meninjau pekerjaan tersebut. Mereka mungkin telah berkonsultasi dan memberi tahu orang lain di sekitar mereka, seperti redaktur pelaksana dan spesialis SEO.

Proyek ini cukup sederhana. Hanya membutuhkan beberapa langkah dan melibatkan beberapa pemangku kepentingan. Bagan RACI formal sangat berguna untuk proyek-proyek yang kompleks dan tahan lama yang melibatkan banyak pemangku kepentingan, tugas, dan tonggak pencapaian, terutama jika ada pekerjaan yang tumpang tindih.

Sebagai contoh, desain ulang situs web perusahaan akan membutuhkan tim desain, penyalinan, dan pengembangan untuk mengerjakan tugas-tugas secara bersamaan. Setiap tugas akan memengaruhi pekerjaan di bagian penjualan, pemasaran, keuangan, dan pengembangan bisnis. Perubahan struktural, jadwal, dan biaya yang besar akan membutuhkan masukan dan persetujuan dari manajemen senior.

Kebutuhan mudah terabaikan dan persyaratan yang tidak terpenuhi dalam proyek yang kompleks. Manajer proyek biasanya membuat bagan RACI untuk menghindari kehilangan detail-detail penting dan memastikan komunikasi yang jelas selama proyek berlangsung.

Contoh Grafik RACI dan Cara Menggunakannya

Untuk membuat bagan RACI, buat daftar semua tugas proyek di kolom sebelah kiri dan pemangku kepentingan di baris atas. Untuk setiap tugas, masukkan R, A, C atau I untuk menetapkan tingkat keterlibatan setiap pemangku kepentingan dalam setiap tugas.

Sebagai contoh, dalam matriks di atas:

• Analis senior bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan dalam model ekonometrik.
• SVP keuangan bertanggung jawab atas tugas tersebut, mereka menugaskan analis senior dan meninjau pekerjaan tersebut.
• Tim akan berkonsultasi dengan pimpinan SEO untuk mendapatkan masukan sebelum dan umpan balik setelah tugas.
• Tim akan memberi tahu manajer proyek, kepala desain, direktur penjualan, dan manajemen senior tentang kemajuan proyek.

Tugas pengkodean warna dapat berguna untuk melihat sekilas apakah ada anggota tim yang bertanggung jawab atas terlalu banyak tugas dalam sebuah proyek dan untuk memastikan Anda telah menugaskan setidaknya satu penanggung jawab untuk setiap tugas.

Membagi bagan berdasarkan fase-fase proyek juga memungkinkan Anda melihat berapa banyak tugas yang menjadi tanggung jawab setiap orang dalam jangka waktu tertentu, yang dapat membantu mendistribusikan pekerjaan secara merata dan menghindari kewalahan.

Kelebihan dan Kekurangan RACI Matrix

Dari perspektif manajemen proyek, hal-hal seperti lebih banyak organisasi dan komunikasi yang lebih jelas umumnya lebih baik, sehingga manfaat menggunakan bagan RACI pada sebuah proyek jauh lebih besar daripada kekurangannya dalam banyak kasus. Dengan mengingat hal tersebut, tim harus menyadari investasi waktu awal untuk membuat bagan RACI dan pembagian peran.

Kelebihan

• Menjaga komunikasi yang jelas dan terbuka dengan semua pihak yang berkepentingan.
• Hindari membebani anggota tim dengan tugas atau informasi yang tidak perlu.
• Hindari “terlalu banyak juru masak” yang memberikan masukan untuk tugas apa pun.
• Bantu para pemangku kepentingan untuk mempersiapkan dampak proyek di masa depan terhadap pekerjaan mereka.

Kekurangan

• Anda mungkin menghabiskan waktu yang tidak perlu untuk membuat bagan untuk proyek-proyek sederhana.
• Peran bersifat kaku dan mungkin tidak sepenuhnya menggambarkan kepentingan anggota tim dalam sebuah proyek.

Anda mungkin akan melihat kekurangan tambahan menggunakan bagan RACI untuk proyek Anda jika tim Anda menyerah pada beberapa jebakan umum, termasuk:

• Pemangku kepentingan akan bingung jika mereka tidak memahami perbedaan di antara istilah-istilah tersebut, terutama Responsible vs. Accountable dan Constuled vs. Informed.
• Ini hanya formalitas dan membuang-buang waktu jika tidak ada yang merujuknya setelah disetujui.

Apa Praktik Terbaik dari RACI Matrix?

Yang dapat Anda lakukan saat menerapkan RACI Matrix, yaitu:

• Dorong kerja sama tim dan kembangkan kolaborasi jika memungkinkan.
• Jangan takut dengan pembaruan – buatlah perubahan dan penyesuaian sesuai kebutuhan (namun pastikan untuk mengkomunikasikan perubahan tersebut dengan jelas kepada semua pihak).
• Lebih awal lebih baik. Sampaikan rencana matriks Anda kepada tim sebelum Anda berencana untuk menerapkannya untuk mendapatkan hasil terbaik.
• Miliki pemahaman yang jelas mengenai ruang lingkup proyek dan bagaimana setiap peran terhubung dengan tujuan proyek secara keseluruhan.

Untuk Pihak yang “Bertanggung Jawab” (Responsible):

• Pastikan definisi Penanggung Jawab dalam proyek Anda jelas mengenai siapa yang memegang peran “penentu” penyelesaian proyek atau fase proyek, dan apa saja dimensi tanggung jawab tersebut.
• Pastikan semua pihak menyadari peran dan tanggung jawab mereka dalam matriks.

Untuk Pihak yang “Akuntabel” (Accountable):

• Ketika beberapa anggota tim yang bertanggung jawab harus ada, gunakan definisi Anda untuk memperjelas individu mana yang bertanggung jawab atas elemen proyek tertentu, dan bagaimana individu tersebut perlu berinteraksi dengan anggota tim yang bertanggung jawab lainnya.
• Pastikan bahwa hanya ada satu pihak yang “Akuntabel” yang ditugaskan untuk setiap tugas.
• Pastikan bahwa pihak yang Akuntabel memiliki wewenang dan kekuasaan untuk mengawasi tugas sebagai pihak yang bertanggung jawab.

Untuk Pihak yang Dikonsultasikan (Constuled) dan Diinformasikan (Informed) :

• Pihak yang dikonsultasikan sering kali merupakan pengambil keputusan tingkat tinggi dengan jadwal yang padat. Pastikan Anda mengetahui dengan jelas ketersediaan mereka sebelumnya.
• Serupa dengan pihak yang dikonsultasikan, pihak yang diberi informasi sering kali kurang terlibat langsung dan kurang memahami operasi proyek sehari-hari. Saat proyek berjalan, pastikan untuk membuat catatan rinci agar pihak yang diberi informasi selalu mendapatkan informasi terbaru tentang informasi penting.
• Pahami cara-cara yang disukai oleh pihak-pihak tersebut untuk berkomunikasi dan buat rencana untuk menjangkau mereka lebih awal – baik melalui panggilan telepon, email, panggilan video, atau dari alat kolaborasi sistem manajemen proyek Anda.
• Mengetahui perbedaan antara siapa yang perlu dikonsultasikan dan siapa yang perlu diberi informasi dapat menjadi tantangan jika ada ambiguitas tentang peran proyek. Pertimbangkan aspek-aspek proyek yang perlu diketahui oleh anggota tim yang berbeda untuk melakukan pekerjaan mereka, lalu masukkan ke dalam definisi Anda.

Kesimpulan

Dalam manajemen proyek yang rumit, RACI Matrix merangkai benang merah keteraturan dan pemahaman. Matriks ini menyediakan blueprint untuk kolaborasi, memastikan bahwa setiap anggota tim mengetahui peran dan tanggung jawab mereka. Ketika kita merenungkan RACI Matrix, mari kita kenali kemampuannya untuk meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi dalam organisasi. Matriks ini berfungsi sebagai peta jalan, memandu kita melalui medan proyek yang kompleks dan mengingatkan kita bahwa kesuksesan tidak hanya dicapai dengan melakukan hal-hal yang benar, tetapi dengan juga dengan orang yang tepat, pada waktu yang tepat. Dalam kerja tim, biarkan RACI Matrix menjadi konduktor kita, menyelaraskan upaya dan menuntun kita menuju kesuksesan.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.