Cara Melakukan Layoff Karyawan Secara Baik dan Adil

Salah satu tugas yang paling tidak menyenangkan yang harus dihadapi oleh pemilik bisnis atau manajer adalah memberhentikan satu atau beberapa karyawan, atau bisa juga disebut layoff. Apa pun alasan pemecatannya, memberi tahu pekerja bahwa jasa mereka tidak lagi dibutuhkan adalah pernyataan yang sulit untuk disampaikan.

Anda dapat meredam pukulan dengan pujian, Anda dapat membenarkannya dengan angka-angka atau Anda dapat mengutip kinerja buruk pekerja sebagai alasannya, tetapi apa pun yang Anda katakan kepada pekerja yang dipecat dan bagaimana pun cara Anda menjelaskannya, hasil akhirnya dapat sangat merugikan kedua belah pihak yang terlibat.

Kemajuan teknologi, kemerosotan ekonomi, perubahan model bisnis, dan akuisisi – ini semua adalah tantangan umum yang dapat mendorong Anda untuk mempertimbangkan layoff karyawan.

Apa yang Dimaksud Layoff Karyawan?

Layoff atau pemberhentian karyawan adalah ketika pemberi kerja memberhentikan seorang karyawan atau sekelompok karyawan. Ini biasanya dilakukan untuk menghemat uang, memperbaiki masalah organisasi, menghilangkan redundansi, atau membuat perusahaan lebih efisien.

Layoff atau pemberhentian karyawan tidak sama dengan pemecatan atau PHK. PHK atau pemecatan biasanya disebabkan oleh kinerja yang buruk, kesalahan, atau perilaku curang. Namun, layoff karyawan atau pemberhentian ini bisa jadi perlu dilakukan agar perusahaan tetap bertahan jika mereka tidak menghasilkan pendapatan yang cukup.

Ketika seorang karyawan diberhentikan, mereka biasanya kehilangan pekerjaan, gaji, dan tunjangan. Mereka mungkin juga memenuhi syarat untuk mendapatkan asuransi pengangguran dan pesangon, tergantung pada perusahaan tempat mereka bekerja dan undang-undang negara tempat mereka tinggal.

Layoff bisa menjadi pengalaman yang sangat sulit bagi karyawan, baik secara finansial maupun emosional. Apa pun alasannya, layoff karyawan harus dilakukan dengan hati-hati dan mempertimbangkan karyawan yang akan terkena dampaknya.

Praktik Layoff Karyawan

Ada tiga aturan yang merupakan panduan dalam proses pemberhentian kerja ketika tiba saatnya untuk memberi tahu karyawan.

1. Komunikasi dengan jujur

Beritahukan kepada karyawan mengapa mereka diberhentikan. Pengusaha harus berkomunikasi secara terbuka dan jujur dengan karyawan mengenai alasan layoff dan proses seleksi. Pemberi kerja juga harus memberikan pemberitahuan sebanyak mungkin kepada karyawan yang terkena dampak dan menawarkan dukungan selama masa transisi.

2. Bersikap dengan penuh perhatian

Diberhentikan bisa jadi menyakitkan. Tunjukkan belas kasihan dan pengertian kepada karyawan yang terkena layoff. Jika perusahaan Anda memiliki kemampuan, sediakan layanan out placement atau konseling pekerjaan untuk membantu meringankan beban mereka. Pertahankan ego karyawan karena mereka mungkin membutuhkan dorongan yang kuat saat ini, dan Anda dapat memberikannya dengan memuji pencapaian sebelumnya. Selain itu, pemberi kerja juga harus menawarkan paket pesangon, layanan penempatan kerja, dan bantuan lainnya untuk membantu transisi karyawan ke pekerjaan baru.

3. Bersikaplah cepat

Pemberhentian kerja yang cepat dan langsung dan tetap memperhatikan poin-poin di atas adalah cara yang paling manusiawi untuk menangani layoff karyawan. Anda mungkin ingin karyawan tersebut membersihkan meja kerja mereka pada hari itu juga, dan mungkin ada baiknya jika Anda meminta petugas keamanan mengantar karyawan tersebut sampai ke pintu.

Memberhentikan karyawan pada hari Jumat sore juga merupakan cara yang efektif untuk memberi pekerja yang diberhentikan waktu sepanjang akhir pekan untuk pulih dari keterkejutan akibat pemberhentian kerja.

Hal-hal yang Tidak Boleh Dilakukan

Manajer atau atasan yang melakukan layoff tidak boleh menunjukkan kemarahan, mengungkapkan kekecewaan yang berlebihan, atau mengancam akan membahayakan peluang karyawan yang dipecat untuk mendapatkan pekerjaan lain.

Bergantung pada situasi, Anda mungkin perlu memberi tahu karyawan yang diberhentikan bahwa mereka dapat bekerja sebagai konsultan dari luar, sebagai karyawan paruh waktu tanpa tunjangan, atau bahwa mereka dapat dipekerjakan kembali di kemudian hari, jika kondisi ekonomi dan keuangan memungkinkan. Meskipun demikian, pengusaha dihimbau untuk tidak memberikan janji dalam bentuk apa pun, atau membuat pernyataan yang dapat ditafsirkan sebagai janji.

Hal-hal yang Harus Diingat Saat Melakukan Layoff karyawan

Selain beberapa hal yang telah dijelaskan sebelumnya, ingatlah kiat-kiat berikut saat melakukan pemberhentian kerja:

• Sampaikan pemberitahuan layoff secara langsung. Jika tidak secara langsung, maka melalui panggilan video. Banyak dari kita yang bekerja di lingkungan hybrid atau sepenuhnya jarak jauh. Namun, ini bukan alasan untuk melakukan layoff secara tidak sinkron.
• Jangan menyampaikan pemberhentian kerja melalui e-mail atau pesan instan (Slack, Microsoft Teams, dll.). Cara ini tidak sopan dan gagal menciptakan ruang yang aman bagi karyawan untuk mengungkapkan kekhawatiran dan mengajukan pertanyaan penting.
• Jika perusahaan Anda sepenuhnya menggunakan sistem kerja jarak jauh, gunakan Zoom atau Google Meet saat memberhentikan karyawan. Perusahaan hybrid harus menunggu hingga karyawan yang terkena layoff berada di kantor sebelum melakukan percakapan mengenai hal ini.

Tips Melakukan Layoff Karyawan

Perhatikan beberapa poin di bawah ini jika perusahaan Anda terpaksa melakukan layoff karyawan.

1. Tetapkan rencana

Masih ada banyak detail lain yang harus diperhatikan bahkan setelah Anda menentukan posisi mana yang akan dieliminasi. Jika Anda ingin membuat transisi selancar mungkin, buatlah rencana.

Misalnya, bagaimana Anda akan menyampaikan berita? Apakah ada karyawan yang akan Anda berhentikan yang akan dibutuhkan untuk masa transisi? Apakah akan ada paket pesangon? Jika iya, apakah jumlahnya akan lebih besar untuk karyawan yang setuju untuk tetap bekerja selama masa transisi?

2. Menangani percakapan layoff dengan hati-hati

Di sepanjang siklus hidup karyawan Anda, rasa saling menghormati adalah fondasi Anda. Rasa hormat itu seharusnya sudah ada sejak perekrutan, pelatihan, orientasi, pembinaan, dan konseling. Seharusnya tidak ada bedanya saat Anda memberhentikan karyawan.

Selalu menjadi pembicaraan yang sulit ketika Anda memberi tahu karyawan bahwa pekerjaan mereka akan hilang. Pastikan Anda mengungkapkan bahwa itu bukan kesalahan karyawan saat Anda menyampaikan berita yang memberatkan ini.

Misalnya, Anda dapat mengatakan, “Karena alasan bisnis – dan tidak ada kesalahan yang Anda lakukan – kami harus mengambil keputusan sulit yang memengaruhi pekerjaan Anda. Sayangnya, sebagai akibatnya, [tanggal X] akan menjadi hari terakhir Anda bekerja di perusahaan ini.”

Ketika Anda memberi tahu karyawan bahwa mereka tidak bersalah, hal ini akan mengurangi rasa sakit hati dari percakapan tersebut.

3. Mengidentifikasi karyawan yang dibutuhkan untuk masa transisi

Tidak semua percakapan tentang pemberhentian kerja akan sama. Mungkin ada beberapa karyawan dengan pengetahuan berharga yang ingin Anda pertahankan selama masa transisi. Misalnya, Anda memiliki lima pengembang perangkat lunak yang masing-masing mengerjakan produk perangkat lunak yang berbeda. Dua dari posisi ini dipangkas saat terjadi layoff, dan tiga karyawan yang tersisa sekarang harus mengambil tanggung jawab baru.

Untuk memudahkan transisi, Anda mungkin memutuskan untuk meminta dua pengembang perangkat lunak yang terkena pemberhentian kerja untuk tetap bekerja selama beberapa waktu untuk membantu melatih tiga orang yang tersisa. Saat berbicara dengan anggota tim ini, Anda bisa mengatakan, “Kami memiliki beberapa kebutuhan khusus dalam waktu dekat, dan kami ingin Anda mempertimbangkan untuk tetap tinggal selama beberapa waktu untuk membantu proses ini.” Selain manfaat yang jelas bagi perusahaan Anda, hal ini juga memberikan kelegaan bagi anggota tim yang akan keluar, karena memberikan pemberitahuan sebelum pekerjaan mereka berakhir.

Melalui proses berbagi informasi ini, Anda bahkan dapat menemukan bahwa beberapa karyawan – yang ingin Anda berhentikan – terlalu berharga untuk dilepaskan. Meskipun hal ini mungkin tidak sesuai dengan rencana awal Anda, hal ini dapat menyelamatkan perusahaan Anda dari kesalahan yang merugikan.

4. Menetapkan insentif untuk karyawan transisi

Jika Anda meminta karyawan untuk tetap bekerja selama masa transisi, bantu mereka memahami mengapa mereka penting dalam proses ini. Pertimbangkan bagaimana Anda dapat memberikan insentif kepada karyawan untuk tetap bekerja selama periode ini. Sudah menjadi kebiasaan selama masa layoff untuk menawarkan tunjangan yang mendorong anggota staf untuk tetap tinggal dan melakukan pekerjaan dengan baik.

Misalnya, bagi karyawan yang ingin segera keluar saat pemberhentian kerja diumumkan, Anda dapat menawarkan paket pesangon, misalnya enam minggu. Namun, bagi mereka yang bertahan selama sebulan, Anda dapat menawarkan paket pesangon selama 12 minggu. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menawarkan bonus retensi. Ini bisa berupa jumlah sekaligus di akhir proses, atau bisa juga dibagi dari bulan ke bulan. Apa pun itu, ini adalah insentif finansial bagi mereka untuk bertahan selama jangka waktu tertentu.

5. Berikan fleksibilitas kepada karyawan transisi

Bagi karyawan yang telah setuju untuk tetap tinggal, tawarkan banyak fleksibilitas dalam pekerjaan saat mereka melangkah maju. Misalnya, beri mereka waktu untuk melakukan wawancara kerja. Jangan paksa seseorang untuk bekerja selama 40 jam seminggu sementara mereka harus pergi wawancara – jika tidak, Anda akan memiliki banyak orang yang memiliki “janji temu”.

Anda bahkan bisa menawarkan pengurangan jam kerja, jadwal yang fleksibel, atau suasana yang lebih santai. Memberi karyawan yang akan keluar yaitu waktu untuk wawancara untuk pekerjaan baru saat mereka masih bekerja dan dibayar, akan menjadi perpisahan yang positif bagi Anda berdua. Mereka akan lebih senang bekerja dan menerima gaji, dan Anda akan menyelesaikan pekerjaan yang harus Anda selesaikan.

6. Berikan bantuan dan dukungan penempatan keluar

Ketika karyawan keluar, menunjukkan apresiasi Anda dapat sangat membantu dalam membangun niat baik secara profesional. Jika memungkinkan, Anda mungkin ingin menawarkan bantuan penempatan kepada semua karyawan yang terkena dampak layoff.

Melalui layanan penempatan pihak ketiga, karyawan yang terkena dampak pemberhentian kerja dapat memperoleh bantuan untuk hal-hal seperti penulisan resume, bantuan pencarian kerja, atau konsultasi transisi karier. Hal ini akan membuat pernyataan bahwa Anda benar-benar peduli dengan masa depan dan kesejahteraan mereka.

Selain itu, memberikan surat rekomendasi untuk karyawan yang keluar juga akan dihargai. Ketika Anda meluangkan waktu untuk membantu karyawan menemukan peran mereka selanjutnya, hal ini akan membuat transisi menjadi lebih positif dan membuka pintu untuk peluang di masa depan.

Anda tidak akan pernah tahu, Anda mungkin akan berada dalam posisi untuk mempekerjakan salah satu dari mereka lagi suatu hari nanti (atau sebaliknya). Jadi, cobalah untuk menjaga hubungan yang saling mendukung dengan karyawan yang akan keluar.

Kesimpulan

Layoff karyawan dapat menjadi pengalaman yang menyakitkan bagi pekerja yang terkena pemberhentian kerja. Selain kehilangan pendapatan dan tunjangan lain yang diberikan oleh pemberi kerja, pekerja yang diberhentikan sering kali merasa kehilangan harga diri. Bagi pemberi kerja, pengalaman memberhentikan pekerja mungkin sama tidak nyamannya, meskipun dengan cara yang berbeda.

Kedua konsekuensi yang menyakitkan ini tampaknya tidak dapat dihindari, tetapi keduanya dapat dikurangi intensitasnya jika pemberi kerja mengikuti “tiga aturan” yang dikutip di atas dan menentukan dengan bijaksana siapa yang harus diberhentikan. Pengusaha juga harus mempertimbangkan untuk menawarkan paket pesangon, layanan penempatan kerja, dan bantuan lainnya untuk membantu transisi karyawan ke pekerjaan baru. Dengan mengikuti praktik terbaik ini, pemberi kerja dapat meminimalkan dampak negatif PHK terhadap karyawan dan perusahaan.

Bagi karyawan yang diberhentikan, penting untuk meluangkan waktu untuk memproses apa yang telah terjadi, menghubungi rekan Anda untuk mendapatkan dukungan, dan mulai mencari peluang kerja baru.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.