Bagaimana Timeboxing Dapat Mengubah Alur Waktu Kerja Anda Menjadi Lebih Baik

Timeboxing adalah teknik manajemen waktu yang sangat sederhana dan populer yang dapat membantu Anda mengendalikan waktu dengan lebih baik. Teknik ini juga sangat membantu untuk melatih disiplin diri dan mengatur rutinitas Anda sedemikian rupa sehingga tugas-tugas Anda yang paling penting dapat didahulukan. Dengan timeboxing, Anda juga bisa lebih memperhatikan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk tugas tertentu, agar tidak berlebihan.

Apa Itu Timeboxing?

Timeboxing adalah strategi manajemen waktu yang mengacu pada tujuan untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas dan mengurangi menunda-nunda. Ketika Anda membuat “kotak waktu(timebox)”, Anda menentukan tujuan untuk menyelesaikan tugas tertentu dalam jangka waktu tertentu.

Merencanakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk sebuah tugas sebelum memulainya akan membuat Anda lebih terarah dalam menggunakan waktu dan apa yang Anda kerjakan. Hal ini dapat membantu mengurangi pekerjaan yang saat ini menghabiskan 60% waktu kita. Daripada mengejar persetujuan atau mencari dokumen, Anda bisa memastikan bahwa semua yang Anda butuhkan sudah tersedia di depan mata saat Anda memulai kotak waktu.

Anda bisa menggunakan kotak waktu untuk menjadwalkan tugas-tugas individual, membantu tim Anda menjadi teratur, atau mengelola rapat dengan lebih efektif. Ketiga strategi timeboxing ini menggunakan metodologi yang sama. Namun untuk apa pun Anda menggunakan timeboxing, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan apakah Anda akan menggunakan timebox yang “ sulit” atau “ ringan”.

Hard Timebox

Sebelum membuat kotak waktu, pertama-tama Anda harus memutuskan apakah timebox itu hard atau soft. Hard timebox berarti tugas atau aktivitas Anda harus berhenti ketika kotak waktu Anda habis-bahkan jika Anda belum menyelesaikan tugas tersebut. Membuat hard timebox bisa sangat membantu jika Anda cenderung perfeksionis dan sering bekerja keras untuk pekerjaan yang sudah selesai. Dalam pengaturan tim, membuat hard timebox dapat memastikan Anda menyelesaikan setiap tugas dalam daftar pekerjaan Anda-sama halnya saat rapat, menggunakan hard timebox dapat membantu Anda menyelesaikan setiap hal dalam agenda.

Soft Timebox

Sebaliknya, kotak waktu yang lebih ringan bersifat lebih fleksibel. Dalam soft timebox, batas waktu hanya bersifat sebagai pengingat untuk menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan dan berpindah ke tugas berikutnya. Anda dapat menggunakan soft timebox untuk pekerjaan yang rumit, terutama jika Anda belum tahu berapa lama waktu yang diperlukan. Sebagai tim, menggunakan soft timebox memberikan fleksibilitas lebih kepada anggota tim sambil tetap memastikan semua orang selaras dengan jadwal penyelesaian. Selama rapat, soft timebox membantu menjaga pembahasan tetap fokus tanpa mengganggu diskusi, seperti halnya hard timebox.

Cara Mengatur Timebox

Timeboxing adalah metode manajemen waktu yang melibatkan pengelolaan tugas-tugas Anda dengan memberikan alokasi waktu untuk masing-masing tugas. Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah dengan contoh-contoh untuk membantu Anda mengintegrasikan timeboxing ke dalam alur kerja tim Anda.

1. Identifikasi Tugas

Pilih tugas yang mendapatkan manfaat dari batas waktu yang telah ditetapkan. Misalnya, jika Anda merasa menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyempurnakan hasil kerja, beri batas waktu 30 menit untuk tugas ini. Dengan memberikan batasan yang ketat pada waktu yang Anda habiskan untuk menyempurnakan hasil kerja Anda, Anda dapat mengekang kecenderungan perfeksionis yang terlalu memakan waktu.

Contoh lainnya adalah manajemen media sosial. Jika mengelola akun media sosial tim Anda cenderung menghabiskan seluruh hari Anda, terapkan teknik timeboxing dengan mengalokasikan blok waktu tertentu, seperti satu jam di pagi hari dan satu jam lagi di sore hari. Cara sederhana ini membantu mengatur tugas-tugas yang mungkin bisa meluas sepanjang hari.

2. Menetapkan Tujuan Yang Jelas

Tentukan apa yang ingin Anda capai dalam timebox. Misalnya, jika Anda merasa menghabiskan lebih banyak waktu di kotak masuk daripada mengerjakan tugas-tugas dengan prioritas yang lebih tinggi, tentukan tujuan untuk menyusun tiga tanggapan email dalam 30 menit. Dengan demikian, Anda akan menghabiskan waktu untuk mengurus kotak masuk dan menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan.

3. Mengalokasikan Waktu

Tentukan durasi waktu tertentu untuk setiap tugas. Untuk contoh email, tetapkan timer selama 30 menit. Penggunaan pelacak waktu di sini bisa bermanfaat, khususnya apabila mengelola beberapa tugas sepanjang hari. Anggap saja seperti menetapkan batas yang ketat, seperti waktu yang dialokasikan dalam peninjauan kembali.

4. Bekerja Tanpa Hambatan

Fokuslah hanya pada tugas selama jangka waktu tersebut. Dalam contoh email kami, ini berarti tidak memeriksa media sosial atau gangguan lainnya. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda tetap fokus saat mengatur waktu:

• Prioritaskan kenyamanan. Atur ruang kerja Anda agar nyaman; kursi yang baik, pencahayaan yang tepat, dan meja yang bebas dari barang-barang berantakan dapat meningkatkan fokus secara signifikan.

• Pilah-pilah tugas. Jika sebuah tugas terasa berat, bagi tugas tersebut menjadi sub-tugas yang lebih kecil dan mudah dikelola untuk dikerjakan di setiap timebox.

• Reminder visual. Letakkan petunjuk visual, seperti catatan tempel, di meja Anda untuk mengingatkan Anda akan tugas yang sedang dikerjakan dan membuat Anda tetap fokus.

• Ciptakan lingkungan yang bebas gangguan. Matikan notifikasi pada ponsel dan komputer Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan headphone peredam bising jika Anda berada di lingkungan yang bising.

• Tetapkan tujuan singkat. Dalam setiap blok waktu, tetapkan tujuan singkat atau checkpoint untuk mempertahankan progres dan motivasi.

5. Meninjau, Menyesuaikan, Dan Istirahat

Setelah kotak waktu berakhir, tinjau kembali kemajuan Anda. Apakah Anda sudah menyusun ketiga email tersebut? Jika belum, sesuaikan pendekatan atau alokasi waktu Anda untuk waktu berikutnya. Berikan reward kepada diri sendiri dengan istirahat sejenak setelah timebox, terutama untuk tugas yang lebih lama atau lebih intens. Istirahat itu penting.

Seberapa Lama Timebox Yang Efektif Itu?

Tidak ada aturan yang ditetapkan untuk berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat timebox. Bahkan, beberapa tim-khususnya tim yang bersifat Agile-menggunakan “timebox” untuk pekerjaan selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan dalam satu waktu. Namun untuk timebox yang benar-benar efektif, rencanakan untuk membuat periode waktu di mana Anda dapat menyelami pekerjaan yang mendalam, fokus pada tugas tertentu, dan mengikuti arus. Ketika Anda membuat timebox kerja, Anda harus dapat menunda pemberitahuan dengan fitur seperti “Jangan Ganggu” dan fokus tanpa gangguan.

Ini bukan berarti Anda tidak bisa menggunakan timebox untuk pekerjaan yang lebih besar. Tetapi jika Anda ingin menggunakan timebox pada tugas yang akan memakan waktu lebih dari dua atau tiga jam, mulailah dengan memecah pekerjaan tersebut menjadi komponen-komponen yang lebih kecil.

Sebagai contoh, katakanlah Anda membuat sebuah ebook. Ebook itu sendiri akan terdiri dari 25 halaman dan membutuhkan beberapa kali tinjauan, revisi, dan desain. Proyek ini akan tersebar selama beberapa minggu, dan selama itu, Anda mungkin akan mengerjakan proyek dan tugas lain. Dengan memecah proyek besar menjadi beberapa bagian waktu yang dapat dikelola, timeboxing tidak hanya membuat tugas “membuat ebook” lebih mudah dikelola, tetapi juga membantu Anda membuat kemajuan yang stabil menuju tujuan Anda selama beberapa minggu.

Timeboxing bukanlah strategi untuk menyelesaikan semua pekerjaan Anda dengan lebih cepat, ini hanyalah cara yang efektif untuk memecah dan memikirkan kembali tugas-tugas. Dalam kasus ebook ini, Anda mungkin ingin membuat beberapa timebox untuk penelitian bahkan sebelum Anda memulai garis besarnya. Membagi waktu selama beberapa hari akan membantu Anda membuat kemajuan menuju target Anda tanpa merasa bahwa Anda tidak akan pernah mencapai akhir pekerjaan Anda. Setelah Anda menyelesaikan tahap riset, buatlah beberapa jadwal untuk menulis, meninjau, dan menyetujui kerangka Anda. Lanjutkan memecah pembuatan ebook menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan berikan diri Anda istirahat beberapa hari selama pengerjaan untuk menghindari kelelahan. Dengan memecah pekerjaan ini menjadi komponen-komponen yang lebih kecil, Anda dapat menghindari penundaan dan membuat tugas terasa lebih mudah dikelola.

Manfaat Dari Timeboxing

Meskipun timeboxing adalah teknik manajemen waktu yang sederhana, namun teknik ini memiliki manfaat yang tidak terbatas:

• Meningkatkan keterampilan manajemen waktu dan membantu menghemat waktu
• Meningkatkan produktivitas, mencegah multitasking, dan memungkinkan untuk bekerja secara mendalam
• Menyediakan cara untuk mengukur produktivitas
• Membantu mengatasi penundaan
• Menjinakkan kecenderungan perfeksionis
• Membantu memenuhi tenggat waktu dengan mudah
• Menyederhanakan perencanaan kecepatan kerja, tinjauan kecepatan kerja, dan retrospeksi kecepatan kerja

Mari kita lihat lebih dekat masing-masing manfaatnya.

1. Membantu Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Dan Menghemat Waktu

Timeboxing mengajarkan Anda cara bertanggung jawab dengan waktu Anda, yang merupakan salah satu keterampilan manajemen waktu yang penting. Dengan batas jam kerja mingguan atau harian yang ketat dan serangkaian tugas yang membutuhkan waktu tertentu, Anda memanfaatkan setiap jam dengan sebaik-baiknya, memastikan Anda tidak kehilangan waktu. Sebaliknya, Anda menghemat waktu!

Selain itu, timeboxing yang dipasangkan dengan aplikasi pelacakan waktu membantu Anda mempelajari berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk tugas tertentu sehingga Anda dapat memperkirakan waktu proyek dan tugas Anda dengan lebih baik di masa mendatang. Hal ini, pada gilirannya, meningkatkan proses perencanaan waktu pribadi dan waktu tim Anda.

2. Membantu Meningkatkan Produktivitas Melalui Pekerjaan Yang Mendalam

Timeboxing, juga dikenal sebagai pemblokiran waktu, dapat membantu Anda mencentang item dari daftar tugas dengan cepat. Bagaimana caranya? Mengerjakan tugas dalam mode kerja mendalam membantu Anda menggunakan sumber daya mental dengan cara yang paling efisien. Ketika fokus pada satu tugas, otak Anda tidak perlu menggunakan energi untuk mengalihkan fokus secara terus-menerus, dan ini menghemat daya untuk menangani tugas berikutnya.

Selain itu, jangka waktu yang tetap untuk mengerjakan tugas dan tenggat waktu yang tepat membuat Anda bergerak, bergerak, bergerak!

3. Meningkatkan Produktivitas

Timeboxing, yang dipasangkan dengan tracker waktu produktivitas membantu mengukur produktivitas dengan menyediakan kerangka kerja yang jelas untuk mengalokasikan waktu ke tugas dan proyek. Dengan menetapkan batas waktu tertentu untuk setiap aktivitas, Anda dan tim Anda dapat melacak kemajuan dan mengevaluasi seberapa efisien Anda menggunakan waktu.

Hal ini memungkinkan penilaian produktivitas yang lebih akurat berdasarkan penyelesaian tugas dalam jangka waktu yang ditentukan.

4. Mencegah Kebiasaan Menunda-Nunda Pekerjaan

Menghabiskan waktu untuk tugas yang tidak menyenangkan membutuhkan disiplin diri yang tinggi. Jika Anda tidak cukup mendorong diri Anda sendiri, Anda mungkin akan menunda-nunda sepanjang hari atau seminggu, dan lebih memilih untuk mengerjakan proyek lain atau tugas-tugas yang lebih kecil.

Untungnya, timeboxing adalah metode manajemen waktu yang membantu mengatasi penundaan.

Metode ini memecah tugas yang paling berat sekalipun menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola. Menetapkan tenggat waktu menciptakan rasa urgensi dan membuat Anda merasa bertanggung jawab atas waktu Anda.

Aspek penting lainnya adalah sifat terstruktur dari timeboxing – metode ini memberi Anda rencana yang siap untuk hari itu yang mengurangi rasa kewalahan.

5. Mengatasi Kecenderungan Perfeksionis

Kata orang, lebih baik dikerjakan daripada dibuat sempurna. Namun, tidak bagi mereka yang memiliki pikiran perfeksionis yang cenderung merekayasa pekerjaan secara berlebihan, sehingga pekerjaannya bertambah banyak dan setiap tugas memakan waktu lebih lama dari yang sebenarnya dibutuhkan. Jangan tanya saya bagaimana saya mengetahuinya.

Kabar baiknya adalah, timeboxing membantu melawan keinginan untuk membuat segala sesuatunya sempurna. Hal ini membantu orang yang perfeksionis seperti saya untuk tidak menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membuat keputusan atau menyelesaikan sebuah proyek. Ketika timer berdering, saatnya untuk beristirahat sejenak dan memulai tugas baru.

6. Membantu Mengejar Deadline Dengan Mudah

Timeboxing membantu memperkirakan tenggat waktu dengan memberikan wawasan tentang berapa lama tugas atau proyek tertentu harus diselesaikan. Hal ini membantu tim menghindari janji yang berlebihan dan memastikan bahwa tenggat waktu realistis dan dapat dicapai.

Bagi pemimpin tim, timeboxing juga memfasilitasi pengukuran ketersediaan sumber daya untuk proyek-proyek baru. Dengan menganalisis berapa banyak waktu yang dapat didedikasikan oleh tim untuk tugas-tugas tambahan dalam jadwal kerja yang ada, para pemimpin dapat membuat keputusan yang tepat tentang jadwal proyek dan alokasi sumber daya.

Kesalahan Umum Yang Harus Anda Hindari Saat Melakukan Time Boxing

• Jangan mengganti tugas sampai waktu yang ditentukan telah berlalu
• Hargai batas waktu setiap timebox. Jangan memperpanjang atau menguranginya
• Jangan mengisi kalender Anda secara berurutan tanpa mempertimbangkan waktu jeda atau waktu istirahat
• Jangan lupa untuk mencocokkan tugas Anda dengan waktu-waktu di mana Anda biasanya paling produktif
• Saat mengerjakan tugas, jangan mengalihkan perhatian Anda dengan media sosial
• Jangan lupa untuk menyetel alarm untuk setiap timebox di aplikasi manajemen waktu Anda

Kesimpulan

Timebox adalah teknik yang efektif untuk mengelola waktu dan meningkatkan produktivitas dengan menetapkan batasan yang jelas tentang berapa lama tugas harus dikerjakan. Dengan membedakan antara kotak waktu keras dan lunak, individu dan tim dapat menyeimbangkan antara struktur dan fleksibilitas, memastikan fokus, tetapi tetap memberikan ruang untuk penyesuaian jika diperlukan. Metode ini tidak hanya membantu manajemen waktu, tetapi juga meningkatkan kerja sama dan efisiensi, menjaga proyek dan diskusi tetap pada jalurnya tanpa menghambat kreativitas atau kemajuan. Pada akhirnya, timeboxing memberi Anda kendali atas jadwal dan memudahkan dalam menentukan prioritas.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog