Apakah Perusahaan Anda Ingin Sukses? Knowledge Management System Adalah Solusinya!

Keberhasilan setiap perusahaan bergantung pada pengelolaan pengetahuan yang efektif. Kemampuan untuk mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang, menciptakan efisiensi dan melindungi kekayaan intelektual hanyalah beberapa tugas vital yang perlu dilakukan untuk tetap unggul dalam persaingan. Kunci untuk mencapai tujuan ini adalah menggunakan solusi dengan menerapkan Knowledge Management System (KMS).

Apa itu Knowledge Management System (KMS)?

Knowledge Management System (KMS) adalah proses pengorganisasian, menciptakan, menggunakan, dan berbagi pengetahuan kolektif dalam sebuah organisasi. seperti yang diucapkan David Gurteen “perasaan manusia untuk melakukan proses berbagi pengetahuan, serta belajar dan bekerja sama secara lebih efektid, sebagai sebuah proses yang secara mental menyenangkan (fung mentality)”. Manajemen pengetahuan yang sukses mencakup pemeliharaan informasi di tempat yang mudah diakses. Sistem pengetahuan adalah kumpulan informasi dan alat yang digunakan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka. Knowledge management system adalah solusi yang dapat membantu perusahaan Anda mencapai tujuannya dengan menyediakan alat dan sumber daya yang diperlukan kepada karyawan.

Perlu kita ketahui bersama bisnis yang sukses adalah bisnis yang memiliki strategi manajemen sistem pengetahuan yang baik. Sistem pengetahuan yang dikelola dengan baik sangat penting untuk mempertahankan keunggulan atas pesaing, dan ini bisa menjadi tantangan untuk diterapkan.

Ada tiga jenis pengetahuan yang harus dikumpulkan:

1. Pengetahuan Eksplisit

Pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar dalam bentuk cetak maupun elektronik. Diekspresikan dengan kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi atau manual dan bisa sebagai bahan pembelajaran atau reference untuk orang lain.

2. Pengetahuan Implisit

Ini adalah informasi yang kita perlu simpulkan dari pengetahuan eksplisit. Hal ini adalah menafsirkan bagian yang ada dari pengetahuan eksplisit seperti yang dijelaskan di atas, atau pengetahuan umum untuk menciptakan hasil yang diinginkan.

3. Pengetahuan Tacit

Ini adalah pengetahuan yang berasal dari pengalaman dan biasanya membutuhkan banyak konteks dan praktik untuk diperoleh. Pengetahuan tacit sulit untuk dikumpulkan karena seringkali spesifik dan membutuhkan pengujian individu. Mulailah dengan mengumpulkan spesialis atau anggota senior tim Anda untuk menyebarkan ide-ide kompleks dan menggunakannya.

Dari ketiga jenis di atas, perlu kita satukan untuk kita mendapatkan hasil terbaik dari setiap pengetahuan yang ada mulai dari pengetahuan eksplisit, implisit dan tacit untuk mendapatkan buah pikiran atau produk dari analisis pengetahuan-pengetahuan yang sudah kita kelola. Contohnya seperti:

• Pengetahuan eksplisit adalah mengetahui apa itu apel, kayu manis, tepung, dan gula.
• Pengetahuan implisit adalah mengetahui bahwa mereka dapat digabungkan untuk membuat kue.
• Pengetahuan tacit adalah mengetahui kombinasi yang tepat dari bahan-bahan yang membuat kue paling enak.

Mengapa Menggunakan Knowledge Management System (KMS)?

Kita harus memahami dan sadar akan organisasi membutuhkan Knowledge Management System untuk membantu Anda tetap terorganisir dengan baik dan up-to-date dalam hal dokumentasi organisasi Anda. Baik Anda perusahaan yang mendukung pelanggan bisnis, produk konsumen yang mengirimkan barang ritel, atau help desk manager yang menangani pelanggan internal, manajemen pengetahuan akan membantu Anda menyampaikan informasi secara efektif kepada orang-orang yang membutuhkannya, baik itu mitra perusahaan anda ataupun karyawan yang ada di perusahaan anda sendiri.

Bagaimana Manajemen Pengetahuan Membantu Organisasi?

Ketika sebuah organisasi dapat dengan mudah mengakses, berbagi, dan memperbarui pengetahuan bisnis, itu bisa menjadi lebih produktif dan hemat biaya. Kemampuan untuk mengakses pengetahuan yang tepat pada waktu yang tepat, melalui sistem manajemen pengetahuan yang kuat, menginformasikan pengambilan keputusan yang akurat dan mendorong kolaborasi dan inovasi.

Komponen Knowledge Management System (KMS)

Komponen pada Knowledge Management System memiliki tiga faktor yang sangat penting untuk memenuhi hasil optimal pada berjalannya proses dari Knowledge Management System, di antaranya yaitu:

1. People

People adalah sumber pengetahuan. Mereka menghasilkan ide-ide baru, memecahkan masalah, dan berbagi keahlian mereka dengan orang lain. Orang-orang yang memiliki pengetahuan akan mengelola dan menggunakan pengetahuannya untuk perusahaan atau organisasinya. Aktivitas berbagi pengetahuan dan keahlian membuat penyebaran pengetahuan bisa dibangun dan dilakukan penyerataan pengetahuan.

2. Process

Process adalah metode dan prosedur yang digunakan untuk menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan pengetahuan. Proses sebagai komponen knowledge management perlu dipantau agar proses penyebaran dan pemerataan pengetahuan itu sesuai dengan prinsip, strategi dan praktiknya.

3. Technology

Technology adalah alat dan sistem yang digunakan untuk menangkap pengetahuan dan mendistribusikannya. Sedangkan, konten adalah informasi, seperti dokumen, gambar, file audio, klip video, dan halaman Web yang disimpan dalam gudang pengetahuan.

Diperlukan seseorang yang dapat mengelola teknologi ini agar konten dan komunikasi dapat terfasilitasi dengan baik. Teknologi di sini memiliki peran untuk membantu people menjalankan tugasnya dalam knowledge manangement.

Manfaat Knowledge Management System (KMS)

Setelah mengenal Knowledge Management System, berikut adalah beberapa manfaat dari Knowledge Management, meliputi:

• Pengambilan keputusan lebih cepat.
• Akses yang efisien ke pengetahuan dan informasi.
• Peningkatan kolaborasi dan generasi ide.
• Komunikasi yang ditingkatkan di seluruh organisasi Anda.
• Peningkatan kualitas informasi dan data.
• Lebih banyak keamanan untuk kekayaan intelektual.
• Pelatihan yang dioptimalkan.

Contoh Knowledge Management System (KMS)

Agar lebih memahami seperti apa Knowledge Management System, berikut ini merupakan beberapa contohnya, di antaranya:

1. Sistem Manajemen Dokumen

Sistem ini bertindak sebagai lemari arsip digital terpusat untuk dokumen perusahaan. Mereka membuat pengambilan dokumen menjadi mudah, mendukung kepatuhan terhadap peraturan, dan meningkatkan alur kerja. Selain itu, ketika sistem manajemen dokumen ditingkatkan dengan kata sandi dan prosedur pencadangan, keamanan dokumen ditingkatkan, tetapi tidak sepenuhnya terlindungi dari akses luar. Banyak sistem manajemen dokumen yang khas memiliki keterbatasan fungsionalitas sehingga upgrade secara khusus dapat meningkatkan biaya. Jenis sistem ini tidak secara otomatis menangkap data atau menganalisisnya.

2. Sistem Manajemen Konten

Sistem manajemen konten mirip dengan sistem manajemen dokumen, tetapi menyimpan audio, video, dan jenis media lainnya selain dokumen.

3. Database

Database adalah aplikasi komputer yang memungkinkan orang untuk menangkap, menyimpan, menganalisis, dan berinteraksi dengan data. Database diindeks untuk membuat informasi lebih mudah diakses. Data yang disimpan dalam database bisa sangat aman karena sistem melarang manipulasi. Namun, mereka bisa berubah-ubah dan seringkali mahal untuk dirancang dan disiapkan. Mereka juga membutuhkan keterampilan tingkat tinggi untuk digunakan dan di-maintain.

4. Gudang Data

Sistem di seluruh perusahaan ini menarik data dari berbagai bagian organisasi Anda dan bisa sangat efektif untuk pelaporan dan analisis. Mereka menyimpan data saat ini, serta data historis dan mengubah data menjadi informasi yang berarti. Namun, gudang data biasanya merupakan sistem pemeliharaan tinggi yang memerlukan integrasi kompleks untuk memberikan tampilan data yang terpadu.

5. Intranet

Jaringan komputer pribadi yang dibangun di atas platform yang dapat dicari ini dapat menyediakan sumber daya yang mudah diakses untuk informasi yang meningkatkan kolaborasi dan jejaring sosial dalam perusahaan Anda. Tetapi intranet memang memiliki beberapa risiko, termasuk akses mudah oleh personel yang tidak berwenang. Selain itu, maintenance mahal dan memakan waktu.

6. Wiki

Halaman web ini adalah alat kolaboratif yang mudah digunakan yang memungkinkan siapa saja untuk mempublikasikan dan menyimpan informasi di lokasi pusat. Mereka bisa menjadi tempat yang baik untuk menyimpan dokumen bisnis atau katalog produk. Namun, karena dapat diedit secara terbuka, wiki sering kali menyertakan informasi yang salah. Selain itu, mereka tidak dioptimalkan untuk menunjukkan informasi apa di dalamnya yang sedang dilihat atau digunakan atau di mana ada kesenjangan pengetahuan.

7. Jaringan Sosial

Jejaring sosial memungkinkan orang untuk terhubung satu sama lain, bergabung dengan grup, menyumbangkan informasi, dan mendiskusikan masalah yang mereka minati. Jejaring sosial dapat memengaruhi pengetahuan organisasi. Sistem manajemen pengetahuan dapat menerapkan jejaring sosial untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan mentransfer pengetahuan.

Proses Manajemen Pengetahuan

Pada tingkat tertinggi, proses manajemen pengetahuan adalah cara bisnis mengelola pengetahuan, mulai dari pembuatannya hingga metodologi organisasinya, hingga bagaimana kemudian terus memastikan pengetahuan itu dibagikan.

Ada beberapa langkah dalam proses KM. Langkah pertama adalah mengidentifikasi pengetahuan apa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu. Selanjutnya, mengidentifikasi di mana pengetahuan saat ini berada di dalam organisasi. Terakhir, buat sistem untuk menangkap, mengatur, dan berbagi pengetahuan.

1. Identifikasi Pengetahuan

Identifikasi pengetahuan dimulai dengan mencari tahu pengetahuan. Pengetahuan ini dapat berasal dari banyak sumber, termasuk karyawan di dalam organisasi atau individu di luar yang didatangkan untuk memperoleh pengetahuan atau keahlian tentang subjek tertentu. Ketika pengetahuan diperoleh, langkah selanjutnya adalah memahami untuk apa pengetahuan itu akan digunakan, bagaimana itu akan diterapkan dan di mana itu berlaku.

2. Organisasi Pengetahuan

Pengetahuan kemudian harus terstruktur dalam sistem manajemen pengetahuan untuk penggunaan masa depan. Pengetahuan ini tidak hanya harus diatur, tetapi juga perlu menyertakan fitur keamanan agar pengetahuan dapat diakses oleh personel yang berwenang pada saat dibutuhkan. Proses organisasi pengetahuan ini merupakan bagian penting dari manajemen pengetahuan karena tanpanya, pengetahuan menjadi tidak teratur dan tidak memiliki struktur, sehingga sulit atau tidak mungkin ditemukan di masa depan ketika pengetahuan dibutuhkan.

3. Berbagi Pengetahuan

Berbagi pengetahuan. Proses organisasi pengetahuan diselesaikan dengan berbagi pengetahuan. Berbagi pengetahuan ini mencakup segala sesuatu mulai dari pelatihan pengetahuan hingga pertukaran pengetahuan, di mana pengetahuan dapat diperoleh atau ditingkatkan melalui diskusi pengetahuan dengan karyawan lain dalam suatu organisasi.

Semua aspek ini bekerja sama untuk membentuk proses manajemen pengetahuan, yang mendorong kolaborasi dan berbagi informasi.

Kesimpulan

Seiring kemajuan dunia, begitu pula cara bisnis dijalankan. Agar tetap bertahan dan sukses, perusahaan harus terus mencari cara untuk meningkatkan praktik mereka. Knowledge Management System adalah solusi sempurna untuk perusahaan Anda karena memungkinkan Anda mengumpulkan dan menyimpan semua data perusahaan Anda di satu tempat. Data ini kemudian dapat digunakan untuk meningkatkan produk dan layanan bisnis Anda, serta membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

Sebuah Knowledge Management System memastikan bahwa perusahaan Anda selalu up-to-date dengan informasi terbaru. Ini juga memungkinkan Anda untuk berbagi pengetahuan antarkaryawan, yang dapat mengarah pada peningkatan efisiensi dan produktivitas. Menerapkan Knowledge Management System dapat menjadi langkah penting untuk memastikan bahwa bisnis Anda berhasil.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.