80 20 Rule: Dapatkan Hasil yang Banyak dengan Usaha Minimal

80 20 rule adalah konsep terkenal yang telah ada selama beberapa dekade, tetapi menjadi semakin relevan di dunia yang serba cepat dan terus berubah saat ini. Konsep ini juga dikenal sebagai Prinsip Pareto dan menyatakan bahwa untuk banyak kejadian, kira-kira 80% efeknya berasal dari 20% penyebabnya. Dengan kata lain, sebagian besar efek atau hasil dihasilkan oleh sebagian kecil upaya atau sumber daya. Konsep ini dapat diterapkan pada berbagai aspek kehidupan, mulai dari pekerjaan dan bisnis hingga hubungan dan pengambilan keputusan.

Apa itu 80 20 Rule?

Aturan 80/2 yang juga dikenal sebagai Prinsip Pareto, adalah konsep bisnis populer yang menyatakan bahwa 80% hasil berasal dari 20% upaya yang dilakukan. Jadi, penting untuk fokus pada tugas yang paling bermakna dan produktif.

Aturan ini dapat diterapkan pada banyak aspek kehidupan dan bisnis, termasuk produktivitas dan pengambilan keputusan. Ini cara yang bagus untuk memaksimalkan efisiensi dan fokus Anda ke dalam tugas atau proyek yang lebih sedikit, daripada menyebarkannya secara tipis-tipis di antara banyak aktivitas.

Pada intinya, 80/20 rule menyatakan bahwa memusatkan upaya pada area tertentu akan menghasilkan hasil yang lebih besar daripada menyebarkan upaya ke seluruh area secara merata. Dengan kata lain, jika Anda menghabiskan 20 persen waktu Anda untuk satu tugas dan menyelesaikannya dengan benar, itu akan lebih efektif daripada jika Anda menghabiskan jumlah waktu yang sama untuk empat tugas berbeda tetapi tidak satupun berhasil diselesaikan. Ini membantu memusatkan perhatian kita pada apa yang benar-benar penting dan memungkinkan kita memprioritaskan sumber daya kita untuk efek maksimal.

Kunci dari aturan 80/20 yaitu:

• Aturan 80-20 menyatakan bahwa 80% hasil berasal dari 20% penyebab.
• Aturan 80-20 memprioritaskan 20% faktor yang akan menghasilkan hasil terbaik.
• Prinsip aturan 80-20 adalah mengidentifikasi kesatuan aset terbaik dan menggunakannya secara efisien untuk menciptakan nilai maksimum.
• Aturan ini adalah ajaran, bukan hukum matematika yang keras dan cepat.
• Orang terkadang secara keliru menyimpulkan bahwa jika 20% faktor harus diprioritaskan, maka 80% lainnya dapat diabaikan.

Dalam produktivitas, ini menyiratkan bahwa sebagian besar hasil berasal dari sedikit usaha. Jadi fokuslah pada beberapa elemen kunci tersebut untuk kesuksesan yang lebih besar.

Awal Mula Prinsip Pareto

Prinsip Pareto dikembangkan oleh ekonom Italia, Vilfredo Pareto, pada tahun 1896. Pareto mengamati bahwa 80% tanah di Italia hanya dimiliki oleh 20% populasi. Dia juga menyaksikan hal ini terjadi pada tanaman di kebunnya — 20% tanamannya menghasilkan 80% buah. Hubungan ini paling baik digambarkan secara matematis sebagai distribusi hukum pangkat antara dua besaran, di mana perubahan dalam satu besaran menghasilkan perubahan yang relevan ke besaran lainnya.

Fenomena ini juga menggunakan beberapa nama berbeda:

• Prinsip Pareto.
• Aturan 80/20 (paling umum).
• Hukum beberapa vital.
• Prinsip ketersebaran faktor.

Aturan 80/20 bukanlah persamaan matematika formal, tetapi lebih merupakan fenomena umum yang dapat diamati di bidang ekonomi, bisnis, manajemen waktu, dan bahkan olahraga.

Contoh umum Prinsip Pareto:

• 20% tanaman mengandung 80% buah
• 80% keuntungan perusahaan berasal dari 20% pelanggan
• 20% pemain menghasilkan 80% poin yang dicetak

Manfaat 80 20 Rule

Setelah mengenai pengertian dari prinsip 80/20, mari kita bahas manfaat yang dapat diperoleh dari prinsip ini.

Perusahaan atau organisasi dapat memperoleh manfaat besar dengan memahami prinsip ini, karena membantu mereka mengidentifikasi tugas mana yang paling penting dan harus diprioritaskan daripada yang lain. Dengan demikian, berfokus pada aktivitas utama yang menghasilkan nilai paling besar dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, memangkas biaya, dan memaksimalkan laba atas investasi. Aturan ini juga mendorong perusahaan untuk melihat operasi mereka secara lebih strategis, yang mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik yang berpotensi menghasilkan keuntungan lebih besar dalam jangka panjang.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, perusahaan yang menggunakan prinsip 80/20 mampu memaksimalkan keuntungannya karena fokus pada kegiatan atau tugas yang paling menguntungkan terlebih dahulu. Hal ini juga menjadi lebih efisien karena menghilangkan aktivitas yang tidak perlu dan dengan cepat mengidentifikasi apa yang terbaik. Selain itu, memungkinkan manajer untuk membuat keputusan lebih cepat karena mereka tahu di mana upaya mereka harus difokuskan untuk mencapai hasil maksimal dengan mengalokasikan sumber daya minimal dan secara lebih efektif.

Misalnya, jika seorang manajer mengetahui bahwa hanya 20% dari karyawannya yang bertanggung jawab atas 80% pekerjaan, mereka dapat mengalokasikan sumber dayanya secara tepat dengan lebih berfokus pada kebutuhan karyawan tersebut, alih-alih menyebar terlalu tipis ke semua karyawan.

Beberapa manfaat dari prinsip ini dapat dirangkum menjadi beberapa poin berikut:

• Anda dapat menciptakan dampak maksimum dengan sedikit usaha. Ini dapat memungkinkan tim Anda bekerja lebih efisien dan tetap fokus pada inisiatif tertentu.
• Aturan 80/20 dapat membantu metrik Anda meningkat dalam waktu yang lebih singkat dengan cara memprioritaskan inisiatif dalam urutan yang benar.
• Memberikan prioritas yang jelas baik untuk Anda dan tim Anda.
• Peningkatan produktivitas harian.
• Kemampuan untuk membagi pekerjaan Anda ke dalam segmen yang dapat dikelola.
• Strategi lebih fokus.
• Tidak hanya dapat mengasah hal-hal yang akan membawa kesuksesan terbesar Anda, tetapi juga mengidentifikasi penyebab utama masalah atau kurangnya kemajuan.
• Produktivitas yang lebih besar.
• Kepemimpinan yang lebih efektif.
• Meningkatnya rasa percaya diri.
• Penggunaan sumber daya yang lebih efisien.
• Keterampilan memecahkan masalah yang lebih baik.
• Peningkatan keterampilan pengambilan keputusan.

Baca juga: KPI (Key Performance Indicator): Mengukur dan Memaksimalkan Kinerja untuk Mencapai Tujuan Besar

Penerapan 80 20 Rule

80 20 rule atau Prinsip Pareto ini berfokus pada “sedikit orang yang vital”, sehingga perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi area di mana mereka perlu memusatkan perhatian dan sumber daya untuk memaksimalkan hasil. Aturan ini menyatakan bahwa untuk banyak fenomena, kira-kira 80% efeknya berasal dari 20% penyebabnya.

Menerapkan aturan 80 20 mengharuskan individu atau perusahaan untuk menyadari situasi mereka saat ini untuk menentukan hal terpenting yang akan membawa perubahan. Setelah area tersebut diidentifikasi, penting bagi mereka untuk melacak kemajuan dan membuat penyesuaian yang diperlukan di sepanjang jalan. Ketika berhasil diterapkan, 80 20 rule dapat berdampak besar pada tingkat produktivitas dengan memungkinkan perusahaan untuk fokus pada hal yang paling penting sambil menghindari waktu dan upaya yang terbuang untuk tugas yang kurang relevan.

Aturan ini mendorong orang untuk fokus pada area dan aktivitas yang menghasilkan hasil maksimal dengan sedikit usaha dan sumber daya. Perusahaan dapat menggunakan prinsip ini untuk mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik dan meningkatkan efisiensi dengan menghapus atau mengurangi aktivitas tanpa hasil yang signifikan.

Ketika digunakan dengan benar, ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area di mana mereka mendapatkan nilai paling banyak dari upaya mereka dan fokus pada area tersebut terlebih dahulu untuk menghasilkan hasil yang lebih baik. Misalnya, jika sebuah perusahaan menyadari bahwa 80 persen pendapatannya berasal dari 20 persen pelanggannya, maka perusahaan tersebut harus memprioritaskan pelanggan tersebut dan lebih memfokuskan upaya pada mereka daripada yang lain.

Tantangan Penerapan 80 20 Rule

Prinsip 80/20 atau Prinsip Pareto mungkin terdengar efisien dan efektif jika diterapkan dalam perusahaan atau organisasi Anda. Namun, prinsip ini juga memiliki tantangan sendiri ketika diterapkan.

Sebelumnya telah disebutkan bahwa 80/20 rule menyatakan bahwa sekitar 80% hasil dapat dikaitkan dengan 20% penyebab. Aturan ini telah digunakan untuk menganalisis banyak industri dan situasi. Namun, kemampuan untuk secara akurat mengidentifikasi rasio yang tepat antara sebab dan akibat terbukti sulit dan mungkin tidak selalu dapat diterapkan.

Angka 20 dan 80% tidak mengacu pada jumlah upaya yang Anda lakukan, tetapi penyebab dan konsekuensi yang Anda kerjakan. Tujuannya bukan untuk meminimalkan jumlah upaya, tetapi untuk memfokuskan upaya Anda pada bagian pekerjaan tertentu untuk menciptakan dampak yang lebih besar. Anda masih harus mengerahkan 100% upaya ke dalam 20% fokus itu untuk mencapai 80% hasil.

Konsep ini telah dipertanyakan dalam hal apakah dapat secara akurat memprediksi hasil atau jika rasio yang lebih spesifik diperlukan untuk skenario tertentu. Beberapa studi telah menemukan bahwa hasil bervariasi tergantung pada situasi, yang dapat menimbulkan tantangan ketika mencoba untuk menentukan apakah prinsip ini berlaku. Selain itu, tidak ada persetujuan yang jelas tentang apa sebenarnya yang dimaksud dengan “akibat” versus “penyebab” untuk menerapkan aturan ini secara akurat.

Kelemahan lain dari aturan 80/20 adalah terkadang anggota tim terlalu fokus dan melupakan tugas lain. Jika Anda hanya fokus pada tugas-tugas penting dan mengesampingkan tugas-tugas yang kurang penting, maka semuanya bisa hilang. Tantangannya adalah menemukan keseimbangan yang tepat dalam menggunakan aturan 80/20, dan menyelesaikan tugas Anda yang lain — bahkan jika itu tidak menghasilkan 80% hasil. Untuk mengatasinya, Anda dapat menggunakan teknik seperti timeboxing atau metode Getting Things Done (GTD).

Tantangan lain dalam menggunakan aturan ini adalah asumsi bahwa hasilnya linier atau dapat dengan mudah diukur dengan beberapa input kunci. Sementara ini mungkin benar untuk beberapa proses, banyak hasil membutuhkan berbagai faktor kompleks untuk mencapai keberhasilan yang tidak sesuai dengan kerangka aturan yang kaku. Selain itu, perusahaan sering berasumsi bahwa apa yang berhasil dalam satu situasi akan berhasil di situasi lain, padahal pada kenyataannya solusi dinamis harus sering disesuaikan untuk skenario yang berbeda.

Misalnya, saat mengukur efisiensi produksi, penting untuk diingat bahwa aturan 80 20 bukanlah hukum universal, melainkan hanya digunakan sebagai alat untuk analisis. Mungkin bagi organisasi yang berbeda untuk memiliki rasio produktivitas yang berbeda; apa yang bekerja untuk satu perusahaan mungkin tidak berlaku untuk yang lain. Selain itu, terlalu mengandalkan aturan ini dapat menyebabkan pembuat keputusan mengambil jalan yang salah; ketika mencoba meningkatkan produktivitas di area yang seharusnya tetap stabil atau bahkan menurunkan tingkat produksi karena faktor lain yang berperan dalam organisasi khusus mereka.

Maka dari itu, perlu pertimbangan apabila Anda atau perusahaan Anda ingin menerapkan 80 20 rule. Jangan sampai salah langkah dan tetap perhatikan hal lain meskipun hasilnya kecil. Selain terhindar dari keliru dalam pengambilan keputusan, itu juga membuat Anda melatih analisis Anda dalam mengembangkan diri maupun perusahaan Anda.

Contoh 80 20 Rule

Di bawah ini akan ada beberapa situasi yang berbeda dalam penerapan aturan 80/20 atau Prinsip Pareto agar Anda mendapatkan contoh dalam kehidupan nyata.

1. Prinsip Pareto dalam Manajemen Waktu

Sibuk tidak sama dengan produktif menurut Prinsip Pareto. Pengusaha, pemilik usaha kecil, dan wiraswasta sering merasa mereka harus bekerja lembur untuk menghasilkan keuntungan dan menghindari bekerja untuk orang lain.

Jenis perilaku ini sebenarnya menciptakan keseimbangan kehidupan kerja yang tidak sehat yang bisa menjadi tidak sehat, menyebabkan kelelahan, menurunkan produktivitas, dan bahkan menyerah pada tujuan yang dulu tampak begitu penting.

Untuk menghindari siklus ini, lebih baik mengidentifikasi 20% tugas yang terkait dengan menghasilkan pendapatan yang membawa hasil tertinggi. Ini termasuk “apa yang dibayar dengan baik sekarang” sebagai “apa yang akan menghasilkan dividen tertinggi di kemudian hari”.

Dengan waktu yang Anda hemat untuk tugas dan pekerjaan Anda dengan menggunakan prinsip 80 20, Anda memiliki lebih banyak waktu untuk mencurahkan pengayaan pribadi, relaksasi, olahraga, kesehatan mental, dan membangun hubungan. Curahkan waktu dan energi dan aktivitas dalam kehidupan pribadi Anda yang memberi Anda kebahagiaan dan kesehatan terbesar bagi Anda. Jadikan ini prioritas harian Anda.

2. Prinsip Pareto dalam Manajemen Bisnis

Saat Anda mengelola bisnis, tim, atau proyek, kemungkinan 80% pekerjaan akan diselesaikan oleh 20% orang yang terlibat. Gunakan Prinsip Pareto untuk menentukan siapa pekerja Anda yang paling produktif. Tugaskan mereka dengan hal yang paling penting. Tempatkan mereka dalam posisi kepemimpinan agar mereka dapat mengajarkan kepada orang lain asas yang sama yang mereka ikuti.

Amati dan wawancarai anggota tim ini. Identifikasi sifat unik, keterampilan, dan kebiasaan yang mereka miliki yang mengarah pada produktivitas mereka. Gunakan pengetahuan ini untuk melatih anggota staf lain dan dengan demikian meningkatkan produktivitas seluruh tim Anda.

Contohn lainnya dalam bisnis, strategi ini dapat membantu mengidentifikasi produk atau layanan mana yang menghasilkan pendapatan paling banyak bagi perusahaan. Dengan memfokuskan upaya pada hal-hal utama tersebut, bisnis akan memperoleh hasil yang lebih besar daripada jika sumber daya tersebar di semua aspek operasi mereka.

Selain itu, menganalisis proses dalam bisnis dapat membantu mengidentifikasi di mana waktu dan energi harus dihabiskan untuk efisiensi maksimum dan hasil yang lebih baik secara keseluruhan. Demikian pula, prinsip ini juga dapat diterapkan pada keputusan keuangan pribadi dengan membantu memutuskan investasi mana yang akan menghasilkan pengembalian terbaik untuk uang Anda.

3. Prinsip Pareto dalam Hubungan

Aturan 80 20 dapat diterapkan dalam berbagai cara untuk menjalin hubungan. Anda dapat melihat hubungan yang Anda miliki dengan kelompok teman Anda, misalnya, dan memutuskan 20% mana yang merupakan contoh dan dukungan terbaik bagi Anda untuk menjadi orang yang Anda inginkan.

Untuk menerapkan Prinsip Pareto dalam membangun hubungan yang baik dengan pasangan atau partner Anda, memahami 80% masalah yang dihadapi pasangan kemungkinan besar disebabkan oleh 20% tindakan atau perilaku mereka.

Dengan kata lain, Anda harus mengidentifikasi penyebab (20%) dari konflik Anda, mengkomunikasikannya, dan fokus untuk memperbaikinya. Ini lebih sehat daripada terjebak dalam 80% perilaku yang hanya merupakan gangguan kecil dan tidak penting.

4. Prinsip Pareto dalam Penetapan Tujuan

Inilah yang harus Anda lakukan untuk menerapkan Prinsip Pareto secara efektif untuk menetapkan tujuan SMART yang akan meningkatkan produktivitas Anda secara keseluruhan.

Pertama, ambil selembar kertas dan tuliskan sepuluh tujuan. Kemudian tanyakan pada diri Anda: Jika Anda hanya dapat mencapai salah satu tujuan pada daftar itu hari ini, tujuan mana yang akan memiliki dampak positif terbesar dalam hidup Anda?

Kemudian pilih tujuan terpenting kedua. Apa yang akan Anda temukan setelah Anda menyelesaikan latihan ini, Anda akan menentukan 20% tujuan Anda yang paling penting yang akan membantu Anda lebih dari apa pun.

Anda harus terus berupaya mencapai tujuan yang telah Anda pilih sebagai yang paling berharga sepanjang masa.

5. Prinsip Pareto dalam Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah adalah keterampilan yang penting. Anda harus dapat memecahkan masalah secara efektif, baik besar maupun kecil karena itu adalah bagian alami dari setiap aspek kehidupan pribadi dan profesional kita.

Gunakan langkah-langkah dan alat utama ini saat menerapkan Prinsip Pareto untuk pemecahan masalah. Anda bahkan dapat membuat diagram Pareto untuk membantu Anda memvisualisasikan detail masalah dan melihat kemungkinan solusinya:

1. Buat daftar masalah yang Anda hadapi dalam situasi Anda.
2. Tentukan apa yang menyebabkan setiap masalah, terutama akar penyebabnya.
3. Berikan skor untuk setiap masalah dengan membuat daftar menurut urutan kepentingannya. Yang paling memengaruhi kemajuan Anda adalah yang paling penting (20%) untuk diselesaikan terlebih dahulu.
4. Susun daftar masalah Anda dalam kelompok menurut penyebab yang sama.
5. Jumlahkan skor di setiap kelompok. Grup yang memiliki skor tertinggi adalah prioritas tertinggi Anda.
6. Mulai pikirkan solusi untuk kelompok masalah ini dan ambil tindakan.

Kesimpulan

80 20 rule telah menjadi konsep yang diterima secara luas dalam masyarakat modern. Ini dapat diterapkan ke banyak bidang kehidupan, seperti pekerjaan, hubungan, dan keuangan. Aturan ini mendorong kita untuk fokus dan memprioritaskan pada tugas dan aktivitas terpenting yang akan memberi kita hasil terbaik. Dengan menerapkan aturan ini, kita dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi, menghilangkan stres yang tidak perlu, dan membantu mewujudkan kesuksesan di semua bidang kehidupan.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.