Person In Charge (PIC), Seorang Kunci Penting dalam Sebuah Proyek Kerja
Dalam dunia kerja dan dalam setiap proyek yang sedang dalam pengerjaan, pastinya memiliki sosok penangung jawab yang biasa kita kenal sebagai PIC (Person In Charge) atau manajer proyek, yang memiliki peran penting untuk memastikan berjalannya dan mencapai penyelesaian sesuai rencana yang telah disusun. PIC adalah orang yang menciptakan tim yang mampu bekerja secara mandiri. Mereka harus menjaga setiap parameter, mulai dari sumber daya hingga risiko, mulai dari meletakkan fondasi proyek hingga membuat tim bekerja untuk tujuan bersama.
Apa itu PIC?
PIC atau penanggung jawab adalah orang yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengadaan, pelaksanaan, dan penyelesaian proyek. Manajer proyek bertanggung jawab atas keseluruhan proyek dan menangani semua hal yang terlibat, seperti ruang lingkup proyek, mengelola tim proyek, serta sumber daya yang ditugaskan untuk proyek tersebut. Pada akhirnya, manajer proyek bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan sebuah proyek.
Person in charge juga terlibat dalam begitu banyak bagian proyek dari awal hingga akhir. Tanggung jawab mereka meliputi hal-hal yang konkret dan nyata seperti perencanaan dan penganggaran, serta hal-hal yang tidak dapat diukur namun tidak kalah penting seperti memberikan kepemimpinan dan dukungan moral.
Mengapa Person In Charge (PIC) Penting?
Person in charge adalah orang yang melakukan tanggung jawab dalam memastikan adanya kontrol manajerial aktif yang memadai untuk mencegah terjadinya hal yang tidak di inginkan dalam proses proyek berjalan. Apakah proyek Anda membutuhkan manajer proyek? 89% organisasi berkinerja tinggi memiliki PIC atau penangung jawab, karena manajemen proyek menjadi kebutuhan setiap bisnis, dan kita harus fokus untuk menemukan pemimpin yang memiliki visi, keterampilan, dan pengetahuan yang tepat untuk memastikan penyelesaian proyek tepat waktu.
PIC dan manajemen proyek ibarat dua sisi mata uang dan agar sebuah proyek dapat berhasil, maka penting untuk melibatkan keduanya. Pada akhirnya, semuanya penting dan merupakan upaya yang lengkap untuk penyelesaian pekerjaan proyek.
Peran dan Tanggung Jawab Person In Charge (PIC)
Manajemen proyek adalah perpaduan halus antara seni dan ilmu pengetahuan, dan dalam lingkungan bisnis saat ini, person in charge harus mengetahui semua sistem manajemen proyek yang inovatif dan semua istilah industri yang dapat mereka ikuti.
Tren manajemen proyek saat ini telah berkembang untuk mencakup beberapa industri di bawah payung yang sama dalam hal manajemen sumber daya manusia dan sumber daya. Berikut adalah beberapa peran dan tanggung jawab person in charge (PIC), di antaranya:
1. Merencanakan segala sesuatu mulai dari eksekusi hingga pengiriman
Idealnya, seorang manajer PIC harus menyiapkan strategi untuk mencapai lebih banyak dengan lebih sedikit. Yang dimaksud dengan lebih banyak adalah lebih banyak hasil, lebih banyak kualitas, lebih banyak kepuasan klien, sementara lebih sedikit mengacu pada lebih sedikit sumber daya serta lebih sedikit waktu, dan tentunya kesalahan dalam pengerjaan proyek tersebut.
Dengan demikian, adalah tugas seorang person in charge untuk menemukan jalur tercepat dan termudah untuk mencapai apa pun yang ingin dicapai oleh klien atau pemangku kepentingan. Untuk itu, seorang PIC dapat menggunakan pendekatan apa pun seperti Agile, Waterfall, dan sebagainya. Mempersiapkan strategi ini, atau prosedur ini akan merugikan fungsi seluruh tim dan hasil proyek.
Secara keseluruhan, peran PIC ini melibatkan hal-hal berikut:
- Memecah proyek menjadi beberapa tugas.
- Menguraikan tugas dan subtugas.
- Menetapkan jadwal yang sesuai untuk pengembangan hasil tertentu.
- Menentukan tonggak pencapaian.
- Menyoroti ketergantungan proyek.
2. Mengarahkan tim untuk mencapai tujuan bersama
Satu lagi dari berbagai peran dan tanggung jawab PIC adalah menjaga agar upaya tim tetap selaras dengan segala sesuatu yang ingin dicapai oleh organisasi. Hal ini akan membutuhkan upaya yang serius agar Anda dapat mengembangkan rencana untuk mendukung tim dalam mencapai tujuan dengan mudah. Hal ini mengharuskan Anda untuk memberikan motivasi yang dibutuhkan kepada semua orang sehingga mereka dapat bekerja dengan kemampuan terbaik mereka.
Manajer proyek bertugas untuk mengatur tim mereka sedemikian rupa sehingga mereka dapat menunjukkan potensi penuh mereka dalam bentuk pekerjaan mereka. Person In Charge (PIC) terkadang harus melakukan tugas-tugas sumber daya manusia seperti:
- Menegosiasikan tanggung jawab pekerjaan karyawan saat ini.
- Mengatur waktu mereka dan mencapai komitmen mereka terhadap proyek.
- Penawaran mungkin diperlukan.
- Kontrak perlu ditinjau ulang dan menjaga agar semua orang tetap terkendali untuk memastikan bahwa tim bergerak sesuai dengan rencana.
3. Mendelegasikan pekerjaan secara efektif
Dalam banyak situasi seperti proyek besar, atau berbagai tugas yang terlibat dalam sebuah proyek, sangat penting untuk mendelegasikan tanggung jawab kepada tim dengan bijak. Ini adalah gaya kepemimpinan yang harus dipatuhi dan dikuasai oleh setiap person in charge (PIC). Pada akhirnya, hal ini menjadi tanggung jawab seorang manajer proyek yang perlu dipelajari dari waktu ke waktu.
PIC tidak boleh menyalahgunakan tanggung jawab ini dengan menyalahkan atau merendahkan anggota tim. Tugas-tugas yang ada harus diprioritaskan kepada anggota tim agar mereka menjadi lebih efektif dalam kemampuan mereka. Manajer juga harus memahami kekuatan dan kelemahan tim mereka. Dengan begitu, manajer akan dapat mendelegasikan tugas-tugas kepada mereka.
Jadilah pemimpin yang baik yang menciptakan lingkungan yang menumbuhkan kepercayaan melalui pendelegasian yang bermakna. Manajer proyek yang baik tahu bagaimana menggunakan alat mereka dengan baik untuk membantu mengelola tugas-tugas mereka.
4. Mengelola sumber daya waktu
Untuk memberikan kesan yang baik kepada para pemangku kepentingan dan klien, manajer proyek perlu mencari tahu apakah proyek telah berhasil atau gagal. Seorang manajer proyek harus dapat menegosiasikan tenggat waktu yang dapat dicapai dan mendiskusikan hal yang sama dengan tim. Mereka perlu mengembangkan proyek yang dengan memperhatikan hal-hal berikut ini:
- Tujuan.
- Proses.
- Memperkirakan durasi.
- Pengembangan jadwal.
- Kontrol jadwal.
5. Mengelola hasil penerapan
Tanggung jawab person in charge juga termasuk memastikan bahwa hasil kerja dikirimkan tepat waktu dan sesuai anggaran. Pekerjaan mereka berkaitan dengan seperti:
- Apa saja perubahan yang sedang dilakukan dalam organisasi?
- Apa yang sedang dilakukan tim?
- Mengapa kita melakukannya?
- Apakah ada peluang atau risiko bisnis?
- Bagaimana kita akan melakukannya?
- Apa saja teknik manajemen proyek yang populer?
- Siapa yang melakukan apa?
- Di mana catatan dan dokumen proyek?
- Apa saja spesifikasi, jadwal, rapat, dll.?
- Kapan hal-hal tersebut dilakukan?
6. Memantau kemajuan dan melacak hambatan
Sebagian besar waktu PIC berkisar pada pemantauan status proyek. Setelah proyek dimulai, seorang person in charge harus melihat seberapa banyak yang telah dilakukan dan apakah itu dilakukan sesuai dengan yang diharapkan. Kemajuan proyek dilakukan selama tahap tengah proyek melalui beberapa sistem seperti laporan status, rapat, dan pembaruan informal. Tanggung jawab ini akan menjadi lebih mudah jika manajer proyek memilih sistem manajemen yang tepat.
7. Mengadakan pertemuan rutin
Menjadwalkan pertemuan rutin sulit dilakukan oleh semua PIC, dan tidak semua proyek dapat berjalan dengan baik. Bahwa melakukan pertemuan tepat untuk memantau kondisi dan melakukan evaluasi seiring berjalannya proyek. Tujuan rapat harus dipenuhi dengan mengkomunikasikan aturan proyek dengan jelas kepada seluruh tim. Person in charge harus siap dari awal untuk mempersiapkan diri dalam memenuhi tujuan. Mereka dapat mengatur kalender rapat dan menaatinya sampai ada keadaan darurat untuk membatalkan rencana tersebut.
8. Mengelola dokumentasi dan laporan
Terakhir, ketika proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran, person in charge harus menyediakan dokumentasi yang sesuai untuk menyajikan laporan akhir kepada klien dan mengidentifikasi area-area yang perlu dikembangkan di masa depan. Ini juga merupakan tanggung jawab utama PIC untuk pengembangan proyek.
9. Membuat rencana B
Peran dan tanggung jawab person in charge (PIC) tidak hanya terletak pada proses perencanaan proyek, namun juga mempersiapkan diri untuk kejadian tak terduga dan keadaan yang tidak menguntungkan. Sebuah proyek harus dibuat tahan terhadap risiko sehingga semua kemajuan dapat diselamatkan ketika dan jika terjadi masalah. Ini berarti bahwa manajer proyek harus memahami dasar-dasar risiko serta manajemen perubahan.
10. Berkoordinasi dengan klien
Tanggung jawab manajer proyek juga termasuk berkoordinasi dengan klien. Untuk dokumentasi data dan pembagian tugas, person in charge harus bernegosiasi tentang persyaratan proyek dengan klien dan pemangku kepentingan. Ini akan menjadi tugas PIC untuk memberikan kejelasan kepada klien tentang bagaimana mereka harus menjalankan proyek dan segala sesuatu yang dapat dilakukan tim untuk mereka. Selain itu, PIC juga bertanggung jawab untuk meminta klien dan pemangku kepentingan meninjau semua pekerjaan dan menentukan apa yang perlu diubah dan apa yang perlu ditingkatkan.
Kualifikasi yang Diperlukan untuk Menjadi Person In Charge (PIC)
PIC bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan proyek dalam sebuah organisasi atau bisnis. Mereka harus memiliki kualitas kepemimpinan yang kuat, kemampuan komunikasi yang sangat baik, dan perhatian terhadap detail. Mereka dapat mengawasi proyek kecil atau proyek besar.
Ada juga beberapa persyaratan yang mungkin berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tetapi biasanya mencakup setidaknya tiga tahun pengalaman dalam peran terkait serta pelatihan formal dan atau sertifikasi. Agar seseorang memenuhi syarat untuk jenis posisi ini, ia harus memiliki keterampilan organisasi yang kuat seperti:
- Perhatian terhadap detail.
- Kemampuan komunikasi interpersonal yang baik.
- Kemampuan untuk bekerja secara mandiri tanpa pengawasan.
- Kemampuan memecahkan masalah.
- Pengetahuan tentang teknik dan prinsip manajemen proyek.
- Pengalaman dalam mengelola tim / proyek.
- Keakraban dengan berbagai program perangkat lunak yang diperlukan untuk operasi sehari-hari seperti Microsoft Office Suite termasuk Word, Excel, PowerPoint, dll.
Keterampilan untuk Seorang Person In Charge (PIC)
PIC setidaknya memiliki berbagai hard skill dan soft skill. Keterampilan yang penting bagi seorang PIC meliputi:
1. Kemampuan beradaptasi
PIC yang mudah beradaptasi dapat merespons kebutuhan tim mereka dengan tenang dan memberikan bantuan jika diperlukan di berbagai aktivitas.
2. Penganggaran
PIC harus memiliki keterampilan penganggaran (budgeting) memungkinkan seorang PIC untuk memaksimalkan penggunaan uang yang tersedia dengan membelanjakan dan menggunakan staf secara efisien untuk memaksimalkan manfaat yang diberikan masing-masing.
3. Pengambilan keputusan
PIC harus memiliki keterampilan pengambilan keputusan yang memungkinkan untuk memeriksa semua informasi yang relevan yang terkait dengan suatu keputusan, menimbang pro dan kontra dari setiap opsi potensial, dan memilih opsi terbaik untuk proyek dan staf.
4. Pengetahuan industri
PIC yang berpengalaman dalam suatu industri mampu memahami kebutuhan staf mereka dengan lebih baik dan membuat keputusan yang lebih tepat tentang arah proyek.
5. Keterampilan interpersonal
PIC dengan keterampilan interpersonal membantu menyampaikan informasi dengan jelas dan mendengarkan orang lain untuk menciptakan hubungan yang memungkinkan manajer proyek berkomunikasi dengan setiap anggota tim seefektif mungkin.
6. Kepemimpinan
PIC dengan keterampilan kepemimpinan yang kuat memahami cara memotivasi anggota staf, serta cara memberikan instruksi yang berarti kepada anggota staf yang dapat berarti kinerja yang lebih kuat secara keseluruhan dalam proyek.
7. Pemecahan masalah
PIC dengan keterampilan memecahkan masalah memungkinkan untuk mengidentifikasi apa yang salah, menemukan penyebab masalah, dan solusi terbaik untuk memperbaiki situasi dan membuat proyek bergerak menuju penyelesaian lagi.
8. Penilaian risiko
PIC dengan keterampilan penilaian risiko sangat bermanfaat karena membantu memperkirakan potensi risiko pada proyek beserta biaya dan kemungkinannya.
9. Manajemen waktu
PIC dengan Keterampilan manajemen waktu memungkinkan proyek untuk menggunakan waktu mereka secara efisien untuk memberikan nilai sebanyak mungkin kepada tim mereka dan menjaga proyek tetap sesuai jadwal dan anggaran.
10. Komunikasi
PIC dengan keterampilan komunikasi mampu membawa kendali proyek sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan guna penyelesaian proyek dengan komunikasi yang baik yang dibina oleh seorang PIC yang tentunya memberikan kepuasan dari semua sudut kepentingan.
Kesimpulan
PIC (Person In Charge) adalah orang yang sangat berpengaruh untuk hasil dalam setiap proyek yang berjalan baik dari proses sampai dengan hasil pengerjaan proyek yang diemban tanggung jawab oleh PIC tersebut. Pada intinya, tanggung jawab seorang PIC adalah untuk memastikan bahwa organisasi tetap berada dalam bisnis dengan menawarkan solusi efisien yang dibutuhkan tim. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, hal ini melibatkan mengurus tim, memenuhi harapan klien, dan menangani keseluruhan manajemen tugas serta jadwal.
Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.