Performance Management System: Cara Membuat Kinerja Karyawan Anda Lebih Baik

Performance Management System (PMS) adalah pendekatan sistematis dan terorganisir yang digunakan oleh organisasi untuk mengukur dan meningkatkan kinerja karyawan mereka. Pendekatan ini melibatkan penetapan sasaran kinerja, pemberian umpan balik secara teratur, melakukan evaluasi kinerja, dan pemberian penghargaan bagi karyawan yang berkinerja tinggi.

Tujuan utama dari PMS adalah untuk menyelaraskan tujuan dan sasaran karyawan secara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan strategis organisasi.

PMS yang dirancang dengan baik dan diimplementasikan secara efektif dapat memberikan banyak manfaat bagi organisasi, termasuk peningkatan keterlibatan, motivasi, dan produktivitas karyawan. PMS juga membantu organisasi mengidentifikasi dan mengatasi masalah kinerja, memberi penghargaan kepada karyawan yang berkinerja tinggi, dan menciptakan budaya perbaikan yang berkelanjutan. Namun, PMS yang tidak dirancang atau dilaksanakan dengan baik dapat menyebabkan demotivasi, frustrasi, dan perputaran di antara karyawan.

Apa Itu Performance Management System?

Performance Management System (PMS) adalah pendekatan sistematis untuk mengukur kinerja karyawan. Ini adalah proses di mana organisasi menyelaraskan misi, tujuan, dan sasaran dengan sumber daya yang tersedia (tenaga kerja, material, dll.), sistem, dan menetapkan prioritas.

Kerangka kerja administrasi pelaksanaan adalah prosedur konstan untuk mengkarakterisasi dan menyampaikan bagian kegiatan dan tugas, keinginan pelaksanaan, tujuan, dan menetapkan kebutuhan mereka antara atasan (administrator) dan bawahan (pekerja). Kerangka kerja ini menggabungkan tujuan dan target bersama antara asosiasi, kantor, dan perwakilan yang diselaraskan dengan kerangka kerja dan aset. Ini adalah saluran untuk memberikan kejelasan tentang tujuan dan juga meningkatkan proses bisnis melalui berbagai metode dan mekanisme.

Kesenjangan kompetensi, keterampilan, dan pengetahuan juga diidentifikasi melalui proses ini yang dapat ditingkatkan dengan memberikan bimbingan, pelatihan, pembinaan, dan pendampingan kepada karyawan atau tim di berbagai tingkat dan peruntukan. Hal ini mengoptimalkan hasil melalui saluran dan proses yang lebih baik yang mengurangi konflik dan keluhan di antara tim atau karyawan. Ini disebabkan karena setiap individu mengetahui dengan jelas ekspektasi dari perannya dan berusaha untuk memenuhi standar kinerja.

Proses ini dapat diterapkan pada satu departemen atau seluruh organisasi. Hal ini bertujuan untuk terus memantau dan mengukur standar kinerja terhadap tujuan dan sasaran yang diinginkan.

Memahami Performance Management System

Performance Management System formal membantu manajer dan karyawan untuk melihat secara langsung mengenai ekspektasi, tujuan, dan kemajuan karier, termasuk bagaimana pekerjaan individu selaras dengan visi perusahaan secara keseluruhan. Secara umum, manajemen kinerja memandang individu dalam konteks sistem tempat kerja yang lebih luas. Secara teori, Anda mencari standar kinerja absolut, meskipun hal itu dianggap tidak mungkin tercapai.

Performance Management System menggunakan alat tradisional seperti membuat dan mengukur tujuan, sasaran, dan pencapaian. Mereka juga bertujuan untuk mendefinisikan seperti apa kinerja yang efektif dan mengembangkan proses untuk mengukur kinerja. Namun, alih-alih menggunakan paradigma tradisional tinjauan akhir tahun, manajemen kinerja mengubah setiap interaksi dengan karyawan menjadi kesempatan untuk belajar.

Manajer dapat menggunakan alat manajemen kinerja untuk menyesuaikan alur kerja, merekomendasikan tindakan baru, dan membuat keputusan lain yang akan membantu karyawan mencapai tujuan mereka. Pada gilirannya, hal ini akan membantu perusahaan mencapai tujuannya dan berkinerja optimal. Sebagai contoh, manajer departemen penjualan memberikan target volume pendapatan kepada staf yang harus mereka capai dalam jangka waktu tertentu. Dalam sistem manajemen kinerja, bersama dengan angka-angka tersebut, manajer akan memberikan panduan yang diukur untuk membantu staf penjualan agar berhasil.

Berfokus pada akuntabilitas yang berkelanjutan akan menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat dan transparan, serta penekanan pada pertemuan rutin dapat meningkatkan komunikasi secara keseluruhan. Karena manajemen kinerja menetapkan aturan konkret, setiap orang memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang ekspektasi. Ketika ekspektasi jelas, maka tempat kerja tidak terlalu menegangkan. Karyawan tidak berusaha membuat manajer terkesan dengan melakukan beberapa tugas secara acak, dan manajer tidak khawatir tentang bagaimana cara memberitahu karyawan bahwa mereka tidak berkinerja baik. Jika sistem bekerja, mereka mungkin sudah mengetahuinya.

Baca juga: Upskilling dan Reskilling: Tingkatkan Karier Anda dengan Pelatihan dan Keterampilan Baru

Kenapa Perfomance Management System Sangat Penting?

Seiring dengan peningkatan produktivitas tenaga kerja, keterlibatan karyawan yang lebih tinggi, perputaran karyawan yang lebih rendah, dan pendapatan per karyawan yang dimaksimalkan, sistem manajemen kinerja yang terintegrasi dengan baik dengan sistem bisnis yang berdekatan dapat memberikan wawasan berharga yang akan menginformasikan keputusan manajemen sumber daya manusia yang lebih luas.

Sebagai contoh, sistem manajemen kinerja menyimpan dan mengukur data dari interaksi karyawan/manajer, termasuk aspirasi karier individu, keahlian yang sesuai, dan kecocokan untuk perencanaan suksesi. Dengan wawasan ini, dana pembelajaran dan pengembangan dapat diinvestasikan dengan cara yang paling mendukung kebutuhan bisnis dan karyawan. Perangkat lunak manajemen kinerja juga memberikan pandangan yang akurat dan real-time tentang tenaga kerja yang membantu dalam perencanaan dan strategi sumber daya manusia.

Apa Saja Praktik Performance Management System?

Konsistensi dan transparansi adalah kunci untuk mengoptimalkan proses manajemen kinerja. Siklus manajemen tujuan, manajemen kinerja yang berkelanjutan, dan penilaian terus berlangsung. Setelah siklus tersebut selesai, tujuan yang ada dan tujuan baru diidentifikasi dan siklus dimulai lagi.

Praktik terbaik juga mencakup penyediaan umpan balik interaktif yang berkelanjutan sepanjang tahun, bukan hanya pada tahap penilaian kinerja. Pembicaraan mengenai kinerja harus santai dan terbuka. Karyawan dan manajer harus meluangkan waktu untuk mengasah keterampilan ini jika mereka ingin meningkatkan interaksi mereka.

Untuk memastikan metodologi yang konsisten diterapkan pada penilaian untuk pekerja dengan peran yang sama di seluruh perusahaan, proses kalibrasi harus diterapkan.

Program Performance Management System

Meskipun paket perangkat lunak manajemen kinerja sudah ada, namun umumnya templat disesuaikan untuk perusahaan tertentu. Program manajemen kinerja yang efektif mengandung elemen-elemen universal tertentu, antara lain:

• Menyelaraskan aktivitas karyawan dengan misi dan tujuan perusahaan. Karyawan harus memahami bagaimana tujuan mereka berkontribusi terhadap pencapaian perusahaan secara keseluruhan.
• Mengembangkan hasil kinerja pekerjaan yang spesifik. Barang atau jasa apa yang dihasilkan oleh pekerjaan saya? Apa dampak pekerjaan saya terhadap perusahaan? Bagaimana seharusnya saya berinteraksi dengan klien, kolega, dan atasan? Prosedur apa saja yang diperlukan dalam pekerjaan saya?
• Menciptakan ekspektasi berbasis kinerja yang terukur. Karyawan harus memberikan masukan tentang bagaimana kesuksesan diukur. Ekspektasi mencakup hasil barang dan jasa yang dihasilkan karyawan; tindakan-proses yang digunakan karyawan untuk membuat produk atau memberikan layanan; dan perilaku-sikap dan nilai yang ditunjukkan karyawan di tempat kerja.
• Menentukan rencana pengembangan pekerjaan. Supervisor dan karyawan bersama-sama harus mendefinisikan tugas-tugas pekerjaan. Karyawan harus memiliki suara dalam hal apa saja yang mereka pelajari dan bagaimana mereka dapat menggunakan pengetahuan mereka untuk keuntungan perusahaan.
• Rapat secara teratur. Daripada menunggu penilaian tahunan, manajer dan karyawan harus terlibat secara aktif sepanjang tahun untuk mengevaluasi kemajuan.

Siapa yang Menggunakan Software Performance Management?

Setiap perusahaan yang memiliki basis karyawan – terlepas dari industri atau ukurannya – akan mendapatkan keuntungan dari sistem manajemen kinerja. Meskipun setiap karyawan akan berinteraksi dengan sistem pada tahap tertentu, pengguna utama adalah pemimpin tim atau manajer dengan bawahan langsung. Berikut adalah poin-poin pentingnya:

• Karyawan bekerja dengan manajer mereka untuk menentukan tujuan karyawan. Mereka membangun tinjauan kinerja karyawan masing-masing di dalam sistem, dan berpartisipasi dalam siklus tinjauan 360 derajat jika model ini digunakan.
• Para profesional SDM mendefinisikan proses dan sistem SDM yang mendukung siklus manajemen kinerja. Mereka bekerja dengan para manajer dan karyawan untuk memastikan prosesnya adil dan setiap tahap dilakukan secara tepat waktu.
• Manajer adalah pengguna utama sistem dan harus memastikan setiap karyawan berpartisipasi aktif dalam proses tersebut. Manajer juga pada akhirnya bertanggung jawab atas kinerja tim mereka.

Tujuan Penerapan Performance Management

Mengelola kinerja karyawan adalah tujuan utama dari membangun sistem manajemen kinerja yang sistematis dalam sebuah organisasi. Enam tujuan utama dari sistem ini dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Strategis

Sistem manajemen kinerja adalah alat yang harus diselaraskan dengan tujuan organisasi secara keseluruhan yang diikuti dengan tujuan departemen dan tujuan individu. Dengan kata lain, tujuan strategis organisasi harus dikaitkan dengan setiap aktivitas yang dilakukan oleh setiap departemen atau karyawan.

2. Administratif

Sistem manajemen kinerja juga ditetapkan sebagai faktor penentu untuk promosi, penurunan jabatan, kenaikan gaji, pemindahan, dan pemutusan hubungan kerja. Sistem ini memungkinkan untuk mengidentifikasi karyawan yang berkinerja baik, tidak berkinerja baik, atau berkinerja buruk dalam suatu organisasi. Hal ini sesuai dengan kompetensi dan tingkat keterampilan karyawan. Oleh karena itu, sistem ini dengan jelas mendefinisikan peran administratif dan mendukung keputusan manajemen.

3. Komunikasi

Ini adalah saluran komunikasi yang efektif untuk menginformasikan karyawan tentang tujuan, tanggung jawab pekerjaan, hasil utama, dan standar kinerja mereka. Selain itu, ini juga merupakan metode terstruktur untuk menunjukkan bidang-bidang utama peningkatan yang diperlukan oleh karyawan untuk meningkatkan kinerjanya. Dengan kata lain, ini menyediakan platform untuk belajar, melatih keterampilan, dan pengetahuan untuk kinerja dan hasil yang lebih baik.

4. Pengembangan SDM

Ini adalah metode terstruktur untuk mengkomunikasikan feedback positif, area perbaikan, dan rencana pengembangan. Manajer dapat menggunakan berbagai metode seperti pelatihan, pendampingan, pembinaan, dll., agar anggota tim mereka berkinerja lebih baik.

5. Pemeliharaan Organisasi

Sistem manajemen kinerja adalah tolok ukur untuk mengukur pencapaian karyawan, departemen, dan organisasi serta mengevaluasi kesenjangan kinerja melalui berbagai alat dan teknik. Dengan demikian, sistem ini menjaga kesehatan organisasi dan standar kinerjanya.

6. Dokumentasi

Tinjauan, feedback, dan formulir manajemen kinerja harus didokumentasikan dan dipelihara secara berkala oleh setiap organisasi. Hal ini akan memungkinkan mereka untuk melihat ke depan, menetapkan target baru, merancang kebutuhan pengembangan, merancang program pelatihan dan pembelajaran, serta pengembangan karier karyawan dan departemen. Oleh karena itu, hal ini membantu dalam mengarahkan kebutuhan organisasi ke tujuan yang diinginkan.

Manfaat dari Performance Management System

Dalam lingkungan global saat ini di mana pasar berkembang dengan sangat cepat, penting bagi sebuah organisasi untuk memahami manfaat dari manajemen kinerja. Oleh karena itu, mengelola kinerja karyawan merupakan kebutuhan utama sebuah organisasi. Karyawan dianggap sebagai aset oleh organisasi. Sistem manajemen kinerja memberikan berbagai manfaat bagi organisasi, di antaranya sebagai berikut:

1. Mendukung penyediaan data untuk menemukan kesenjangan keterampilan dan pengetahuan karyawan agar dapat berimprovisasi melalui sistem pelatihan, pembinaan, dan pendampingan.
2. Hal ini memotivasi karyawan untuk menghadapi tantangan baru dan berinovasi melalui proses strukturisasi.
3. Memberikan peluang baru bagi karyawan untuk tumbuh dan berkembang dalam karier profesional mereka.
4. Meredakan keluhan dan konflik di antara anggota tim melalui sistem evaluasi kinerja yang tepat.
5. Sistem ini menilai kinerja karyawan secara adil dan akurat terhadap target dan standar kinerja.
6. Karyawan dapat memberikan hasil yang lebih baik karena adanya kejelasan mengenai target kinerja mereka.
7. Sistem manajemen kinerja menyediakan platform untuk mendiskusikan, mengembangkan, dan merancang tujuan individu dan departemen melalui diskusi di antara manajer dan bawahan mereka.
8. Karyawan yang berkinerja buruk dapat diidentifikasi melalui tinjauan kinerja dan dapat meningkatkan tingkat keterampilan mereka secara objektif. Hal ini juga dapat mengukur kebutuhan pembelajaran melalui rencana pengembangan individu atau rencana peningkatan kinerja.

Kesimpulan

Performance Management System merupakan alat penting bagi bisnis. Sistem ini menyediakan cara untuk menilai tujuan, sasaran, dan kinerja. Selain itu, juga memotivasi karyawan dan tim dalam membantu meningkatkan komunikasi dan kolaborasi, mendorong inovasi, dan memungkinkan perusahaan untuk membuat lebih banyak keputusan berdasarkan data. Berinvestasi dalam sistem manajemen kinerja dapat menjadi pembeda antara kesuksesan dan kegagalan bagi bisnis apa pun. Oleh karena itu, sangat penting bagi organisasi untuk memiliki sistem yang efektif yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.