Jenis-jenis Meeting dan Manfaatnya yang Perlu Anda Ketahui!

Dengan perencanaan yang matang dan kepemimpinan yang kuat, Anda bisa memastikan setiap projek atau pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Dalam hal ini, meeting menjadi produktif dan memiliki tujuan jelas untuk pekerjaan atau projek yang sedang berjalan ataupun yang akan dijalani.

Komunikasi dapat menjadi aspek penting dalam menjalankan sebuah organisasi, karena memungkinkan para profesional di tempat kerja untuk berbagi ide. Cara yang efektif bagi perusahaan untuk berkomunikasi dengan karyawan adalah dengan mengadakan atau mengatur meeting atau rapat.

Mempelajari berbagai jenis rapat dapat membantu Anda memutuskan media yang tepat untuk berbicara dengan tim atau menyusun strategi untuk memecahkan masalah. Dalam artikel ini, kami membahas jenis-jenis meeting yang dapat digunakan perusahaan untuk berinteraksi dengan karyawan dan manfaat yang dapat diberikan oleh rapat-rapat tersebut bagi organisasi.

Pengertian Meeting

Meeting atau rapat merupakan cara untuk berkolaborasi, berbagi informasi, dan menemukan solusi sebagai sebuah tim, di mana pun kita bekerja. Meeting adalah kesempatan untuk menggunakan teknik curah pendapat untuk menghasilkan ide-ide baru dan kreatif.

Pertimbangan Penting sebelum Melaksanakan Meeting

Apa pun jenis pertemuan yang Anda rencanakan, ada beberapa detail yang perlu dipertimbangkan saat memutuskan bagaimana menyusunnya, di antaranya:

1. Tujuan Meeting

Apa tujuan diadakannya meeting tersebut? Apakah Anda hanya mengadakan meeting untuk menghasilkan ide, atau apakah Anda ingin tim mengambil keputusan? Ada perbedaan tujuan yang jelas di sana, jadi Anda harus bekerja secara berbeda untuk menghasilkan keputusan dibandingkan jika Anda hanya duduk-duduk sambil bertukar pikiran.

2. Peserta Meeting

Peran yang dimainkan orang dalam sebuah organisasi dan hubungan mereka satu sama lain akan memengaruhi cara mereka berinteraksi. Apakah semua peserta rapat adalah rekan kerja dekat? Dinamika tim ini dapat memfasilitasi kerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Sementara itu, jika Anda mengadakan meeting antara dua faksi yang berbeda, mungkin ada unsur ketegangan yang harus Anda redakan sebelum Anda dapat membuat kemajuan.

3. Ukuran Kelompok

Ukuran grup Anda mungkin tidak akan mengubah tujuan akhir dari meeting Anda, namun akan berdampak pada bagaimana dan di mana Anda akan menyelenggarakannya. Dalam pertemuan besar, misalnya, Anda mungkin memerlukan sistem untuk memastikan bahwa suara semua orang didengar. Jika cukup besar, Anda bahkan mungkin ingin mempertimbangkan untuk menjalankannya sebagai webinar, daripada pertemuan tatap muka.

4. Secara langsung atau jarak jauh

Pertemuan jarak jauh cenderung tidak memiliki tingkat koneksi yang melekat pada percakapan tatap muka. Jika Anda berencana untuk menjalankan rapat dari jarak jauh, Anda harus mempertimbangkan logistik untuk membuat semua orang masuk. Cukup mudah untuk membagikan detail akses dengan solusi penjadwalan tim yang terintegrasi dengan alat bantu konferensi video seperti Zoom, Webex, dan Google Meet. Anda juga harus memastikan bahwa ekspektasi partisipasi sudah jelas sejak awal.

Ketika Anda merencanakan pertemuan tatap muka, kaji kenyamanan setiap orang saat berada di sekitar orang lain ketika pandemi masih menjadi masalah. Anda juga harus memiliki rencana untuk membawa pekerja jarak jauh ke suatu lokasi dan memesan ruang pertemuan.

Jenis-jenis Meeting

Dalam dunika kerja, setiap hal yang akan dikerjakan memerlukan koordinasi yang di mana meeting menjadi salah satu wadah untuk dapat mengkomunikasikan akan pekerjaan yang akan dilaksanakan ataupun sedang berjalan. Berikut adalah beberapa jenis meeting yang dapat dicoba sesuai kebutuhan Anda atau organisasi:

1. Pengambilan keputusan

Para peserta yang terlibat adalah para pengambil keputusan utama atau ahli di bidangnya. Misalnya, memutuskan karyawan baru hanya akan melibatkan karyawan tertentu seperti manajer perekrutan. Untuk menjalankan rapat pengambilan keputusan yang efektif, para peserta harus mengetahui terlebih dahulu bagaimana keputusan tersebut akan diambil.

Aspek penting lainnya dari rapat pengambilan keputusan adalah pengumpulan informasi. Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki semua informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan terbaik.

2. Perkenalan

Meeting perkenalan dapat menjadi pertemuan pertama antara para profesional, anggota tim, departemen, atau vendor potensial. Tujuannya adalah agar semua orang yang terlibat dalam forum dapat saling mengenal satu sama lain dan menetapkan standar atau protokol tertentu. Orang yang meminta pertemuan memimpin percakapan dalam banyak kasus. Peserta rapat dapat tetap pasif atau berkontribusi secara signifikan terhadap percakapan, tergantung pada sifat topik yang dibahas. Presentasi penjualan, demo penjualan, atau presentasi investor juga bisa menjadi contoh pertemuan perkenalan.

3. Perencanaan

Meeting perencanaan biasanya dilakukan oleh tim yang sudah ada, namun bisa juga melibatkan orang lain. Meeting ini bertujuan untuk membuat rencana dan memastikan komitmen anggota tim untuk mengimplementasikan strategi. Pemilik proyek atau fasilitator dari luar dapat memimpin rapat ini, tergantung pada ruang lingkup dan ukuran rencana. Peserta rapat secara aktif berkolaborasi dalam produk kerja dan mungkin sudah atau belum menjalin hubungan.

Karena rapat membahas cara-cara untuk menetapkan dan mencapai tujuan, hubungan biasanya tidak menjadi fokus utama. Contoh rapat perencanaan adalah perencanaan peta jalan produk dan perencanaan proyek.

4. Pemecahan masalah

Meeting pemecahan masalah biasanya melibatkan peserta dengan informasi yang dapat membantu menemukan solusi untuk suatu masalah. Seorang fasilitator atau pemimpin yang bertanggung jawab memimpin diskusi dan mengharapkan setiap orang yang hadir untuk berpartisipasi dengan menjawab pertanyaan dan menawarkan bantuan secara aktif. Pada meeting ini biasanya dimulai dengan analisis situasi tentang apa yang terjadi, sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan masalah, dan tinjauan opsi. Forum ini bertujuan untuk mendapatkan komitmen dari para peserta rapat untuk memberlakukan solusi.

5. Inovasi dan curah pendapat

Pada meeting ini, Anda juga dapat menyebutnya sebagai pertemuan membangun ide karena para peserta menyumbangkan ide dengan cara yang terstruktur. Seorang fasilitator biasanya memimpin pertemuan ini dan berusaha untuk mendapatkan berbagai macam ide yang mungkin dapat digunakan. Para peserta biasanya memiliki perspektif dan identitas yang beragam.

Pertemuan membangun ide dimulai dengan presentasi tantangan atau premis utama, kemudian diskusi tentang bentuk-bentuk pemunculan ide. Ada beberapa teknik membangun ide yang berbeda, tetapi fokus utamanya adalah untuk mendapatkan kumpulan ide. Ide-ide tersebut tidak harus disempurnakan, karena volume ide adalah hal yang penting.

6. Team building

Pada meeting ini memiliki tujuan utama untuk mendorong eksekusi dan memastikan kekompakan kelompok. Seorang manajer atau pemimpin tim memimpin pertemuan ini, dan semua peserta secara kolaboratif terlibat dalam diskusi. Sesi ini biasanya mengikuti pola atau agenda rutin. Sesi ini juga berfokus untuk menjaga agar tim yang sudah mapan tetap terhubung secara pribadi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer menggunakan pertemuan ini untuk membantu anggota tim mengembangkan hubungan satu sama lain. Pertemuan ini memfasilitasi hubungan antarrekan kerja.

7. Check-in

Check-in meeting ini sangat bagus untuk memantau perkembangan tugas dan memastikan bahwa tugas-tugas tersebut selaras dan berada di jalur yang benar. Jenis rapat ini biasanya diadakan karena sangat penting untuk secara teratur memeriksa jenis kemajuan yang dibuat dalam proyek. Beberapa alasan organisasi mengadakan rapat jenis ini adalah untuk berbagi informasi terbaru tentang proyek, mendapatkan umpan balik, mendiskusikan tantangan atau mengeksplorasi ide, memastikan semua orang memahami peran dan tanggung jawab mereka, dan mengidentifikasi langkah selanjutnya.

8. Berbagi informasi

Tujuan dari meeting ini adalah untuk berbagi informasi dalam tim, departemen, atau organisasi. Pengusaha atau manajer menggunakan rapat ini untuk berbagi informasi mulai dari perubahan perusahaan yang signifikan hingga acara yang akan datang. Para manajer memimpin rapat ini sementara para peserta mendengarkan pembicara dengan penuh perhatian. Mungkin ada segmen untuk pertanyaan di akhir sesi di mana presenter dapat mengklarifikasi topik yang dibahas.

9. One-on-One

Meeting ini juga dikenal sebagai pertemuan empat mata, karena melibatkan dua orang yang sudah memiliki hubungan yang baik. Topik yang didiskusikan bervariasi, mulai dari pengembangan karier dan pribadi hingga akuntabilitas individu. Gaya pertemuan pribadi biasanya bersifat percakapan, dan mungkin mengikuti jadwal atau tidak. Contoh pertemuan pribadi adalah pertemuan dengan pemangku kepentingan penting, sesi pelatihan, atau pertemuan manajer dan karyawan. Tujuan utama dari pertemuan pribadi adalah pemeliharaan hubungan.

10. Perencanaan triwulanan

Meeting ini setiap tiga bulan, tim berkumpul untuk mengimplementasikan tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan secara strategis. Seperti halnya rapat pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, kehadiran dibatasi hanya untuk peserta yang akan melaksanakan rencana tersebut. Setiap peserta diharapkan berkontribusi dan berkomitmen untuk melaksanakan rencana tersebut. Meeting ini adalah cara terbaik untuk melacak kemajuan tim dan menjaga agar anggota tim tetap termotivasi. Meeting ini juga merupakan kesempatan yang baik untuk merefleksikan kuartal sebelumnya dan meninjau apa yang perlu dilakukan di kuartal berikutnya.

Manfaat Meeting dalam Organisasi

Mengadakan meeting tentu memberikan beberapa manfaat bagi bisnis maupun tim kerja kita. Beberapa manfaat yang umum meliputi:

1. Meningkatkan komunikasi

Mengadakan meeting dapat membantu meningkatkan interaksi antara anggota tim atau departemen. Ini juga dapat lebih produktif untuk berbagi informasi dengan orang-orang dan mendapatkan umpan balik yang konstruktif melalui meeting. Manajer dan pemimpin tim memaksimalkan meeting untuk mendiskusikan proyek yang kompleks, inisiatif untuk pekerjaan, atau kebijakan perusahaan yang baru. Mungkin lebih mudah bagi karyawan untuk berkomunikasi dengan manajemen selama meeting–meeting ini. Karyawan dapat mengambil inisiatif tentang topik apa yang akan dibahas setelah mempertimbangkan agenda meeting dan pentingnya topik diskusi saat ini.

2. Memperkuat pembangunan tim

Anggota tim dapat saling mengenal satu sama lain selama meeting tim. Pertemuan ini memberikan kesempatan bagi para anggota untuk belajar tentang satu sama lain dan berhubungan bersama. Kerja sama tim dalam kelompok dapat meningkat secara signifikan dengan pertemuan dan diskusi yang konstan. Pendekatan ini biasanya berhasil, terlepas dari apakah sesi tersebut bersifat virtual atau offline. Pertemuan bermanfaat untuk struktur kerja jarak jauh karena membantu departemen atau anggota tim menjadi lebih dekat dan mengembangkan tingkat hubungan pribadi dengan rekan kerja.

3. Membantu pemecahan masalah

Meeting menciptakan jalan di mana para peserta dapat memberikan solusi terhadap masalah. Hal ini menghemat waktu dan upaya yang mungkin dihabiskan oleh manajer atau pemimpin tim untuk mengembangkan solusi secara mandiri atau berbicara dengan anggota tim secara individual. Pertemuan ini memberikan kesempatan bagi setiap orang yang hadir untuk menguraikan strategi dan memberikan saran yang berharga tentang cara-cara yang mungkin untuk memecahkan masalah dan menghindari terulangnya situasi tersebut.

4. Menciptakan jalan untuk inovasi

Meeting dapat menjadi kesempatan bagi manajer atau pemimpin tim untuk mendapatkan ide-ide konstruktif dan inovatif dari karyawan. Karena solusi untuk masalah dapat muncul dari rapat, ini juga dapat membantu untuk berbagi saran dan ide yang dapat membantu mencapai tujuan dan misi perusahaan. Sebuah organisasi dapat meningkatkan produktivitas mereka dari ide-ide yang mereka kumpulkan dari rapat mengenai cara-cara yang efisien dan banyak akal dalam melakukan tugas.

Kesimpulan

Ada banyak sekali jenis meeting yang dapat dipilih oleh Anda dan tim berdasarkan fokus Anda saat ini. Sangat penting untuk membuat rencana dan terorganisir ketika Anda mengadakan rapat agar Anda tidak membuang waktu yang berharga. Luangkan waktu untuk mempelajari jenis-jenis meeting ini dan cari tahu tujuannya. Pilihlah yang paling relevan bagi Anda dan tim Anda sebelum mencobanya. Meeting yang baik dapat meningkatkan produktivitas dan membawa bisnis Anda menuju pertumbuhan yang sukses.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.