Bagikan artikel:

Dalam lingkungan kerja yang serba cepat dan terus berubah saat ini, kemampuan untuk mempertahankan dan memanfaatkan pengetahuan menjadi lebih penting dari sebelumnya. Ketika karyawan meninggalkan perusahaan, mereka sering kali membawa serta wawasan dan keahlian yang berharga, sehingga perusahaan harus berjuang keras untuk mempertahankan kelangsungan hidup dan mengambil keputusan yang tepat. Tanpa strategi knowledge retention yang efektif, perusahaan berisiko kehilangan lebih dari sekadar informasi, mereka berisiko kehilangan keunggulan kompetitif.

Knowledge retention bukan hanya tentang menyimpan informasi, namun juga tentang menciptakan sistem yang menjaga wawasan penting dan membuatnya dapat diakses untuk penggunaan di masa mendatang. Hal ini memastikan operasi yang lebih lancar, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan inovasi yang berkelanjutan. Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi mengapa penyimpanan pengetahuan itu penting, tantangan yang dihadapi bisnis, dan strategi praktis untuk mengatasinya guna mendorong kesuksesan jangka panjang.

Apa Itu Knowledge Retention?

Knowledge retention atau retensi pengetahuan adalah dasar utama yang mendorong individu dan organisasi untuk berkembang dan berinovasi. Tanpa retensi pengetahuan, perubahan, pertumbuhan, dan kemajuan tidak mungkin terjadi. Proses ini merupakan inti dari pembelajaran dan penguasaan keterampilan yang efektif.

Secara sederhana, retensi pengetahuan adalah kemampuan untuk menyimpan dan mempertahankan informasi atau keterampilan yang telah dipelajari dalam jangka waktu lama. Ini bukan sekadar menghafal untuk kebutuhan sesaat, tetapi memastikan informasi tersebut tersimpan dalam ingatan jangka panjang sehingga dapat digunakan kembali saat dibutuhkan.

Namun, di era digital saat ini, di mana hampir semua jawaban bisa ditemukan dengan mudah melalui pencarian online, apakah kemampuan menyimpan pengetahuan ini masih relevan? Apakah mengingat informasi telah menjadi sesuatu yang ketinggalan zaman?

Mesin pencari tidak dapat menyaring, menganalisis, atau menghubungkan informasi sebagaimana otak yang terlatih dapat melakukannya. Memang, Anda dapat menemukan jawaban di internet, tetapi apakah Anda dapat mengaplikasikannya secara kreatif atau memanfaatkannya untuk memecahkan masalah?

Faktanya, manfaat knowledge retention sangat banyak. Kemampuan ini dapat meningkatkan pengambilan keputusan, keterampilan memecahkan masalah, dan kreativitas. Dalam lingkungan profesional, retensi pengetahuan membantu menjaga atau meningkatkan kinerja, sekaligus mempertahankan daya saing.

Hidup bukan sekadar mencari informasi, tetapi bagaimana menggunakannya. Knowledge retention memberikan kekuatan untuk melakukan hal tersebut.

Mengapa Knowledge Retention itu Sulit

Meskipun retensi pengetahuan sangat penting, banyak orang mengalami kesulitan dalam menyimpan informasi. Misalnya, apakah Anda dapat mengingat setiap detail dari hari Jumat lalu, seperti apa yang Anda makan untuk makan malam? Bahkan, sebagian besar dari kita sulit mengingat peristiwa penting dari sebulan yang lalu.

Memahami tantangan ini adalah langkah awal untuk mengatasinya dan meningkatkan kemampuan kita dalam menyimpan pengetahuan. Berikut adalah beberapa hambatan utama yang sering menghalangi kemampuan kita untuk menjadi “pahlawan” dalam retensi pengetahuan.

Pembelajaran Yang Tidak Efektif: Pelajar modern sering kali lebih menyukai solusi pembelajaran jangka pendek. Praktik pembelajaran yang tidak efektif seperti menjejalkan, atau membaca pasif masih umum dilakukan, meskipun tidak kondusif untuk retensi jangka panjang. Menjejalkan materi juga terbukti meningkatkan stres dan kecemasan.
Kelebihan Beban Kognitif: Otak kita hanya bisa menangani, memproses dan menyimpan begitu banyak informasi sekaligus. Meskipun demikian, kita sering membombardir mereka dengan informasi, yang sebagian besar tidak pernah disimpan dalam ingatan jangka panjang kita. Memang, penelitian menunjukkan bahwa pikiran sadar kita hanya dapat menampung 3-4 item informasi sekaligus.
Keterlibatan Yang Rendah: Ada juga masalah kebosanan. Belajar seharusnya menyenangkan dan menarik, tetapi terlalu banyak pengalaman pelatihan yang gagal dalam hal ini. Bagaimana mungkin informasi dapat masuk ke dalam ingatan jangka panjang kita jika kita tidak memperhatikannya? Memang, penelitian menunjukkan hubungan langsung antara keterlibatan dan retensi pengetahuan.

Mengapa Knowledge Retention Itu Penting

Pengetahuan memiliki peran penting dalam kelancaran operasional bisnis dan pengambilan keputusan yang tepat. Ketika seorang karyawan meninggalkan pekerjaannya, mereka sering kali membawa pengetahuan yang dimiliki, yang dapat menyebabkan gangguan, seperti penurunan efisiensi atau keputusan yang kurang tepat.

Dengan mempertahankan pengetahuan, bisnis dapat menghindari masalah tersebut. Mengingat rata-rata masa kerja karyawan berusia 25 hingga 34 tahun hanya sekitar 2,8 tahun, memiliki strategi untuk menyimpan dan mendokumentasikan pengetahuan sangatlah penting.

Knowledge retention membantu para pemimpin membuat keputusan yang lebih cerdas dengan memanfaatkan pengalaman dan data masa lalu untuk merencanakan langkah ke depan. Hal ini mempermudah proses pemecahan masalah dan memastikan kesuksesan bisnis dalam jangka panjang.

Singkatnya, menjaga dan mengelola pengetahuan yang ada adalah kunci bagi keberlanjutan dan keberhasilan sebuah organisasi.

Apa Saja Tujuan Dari Retensi Pengetahuan?

Sebuah perusahaan mungkin sudah mengetahui mengapa mereka perlu mempertahankan pengetahuan, namun dengan menjaga tujuan tetap di depan dan di tengah akan membantu proyek menjadi sukses.

Ada beberapa tujuan bisnis yang perlu diperhatikan, seperti menjaga sumber daya penting dan tetap kompetitif.

Tujuan operasional dan tujuan strategis, seperti berbagi pengetahuan dan peningkatan dari waktu ke waktu, juga penting.

Mari kita lihat lebih dekat tujuan knowledge retention.

Tujuan Bisnis

Pertahankan Apa Yang Penting: Memastikan pengetahuan yang berharga tidak hilang selama perubahan organisasi dan mempertahankan fondasi keahlian dan informasi yang kuat.
Menghindari Masalah: Mencegah masalah yang dapat muncul ketika karyawan keluar atau ketika situasi berubah. Terus memitigasi potensi gangguan.
Tetap Kompetitif: Mempertahankan keunggulan kompetitif dibandingkan perusahaan lain dengan memanfaatkan pengetahuan secara efektif.
Munculkan Ide-ide Baru: Gunakan pengetahuan yang ada untuk menginspirasi cara-cara inovatif untuk meningkatkan proses dan operasi.

Tujuan operasional

Berbagi Pengetahuan: Memfasilitasi berbagi pengetahuan di antara karyawan selama periode perubahan. Mendorong pembelajaran dan kolaborasi.
Tertulis: Kembangkan panduan dan dokumentasi yang komprehensif untuk melestarikan pengetahuan prosedural.
Ajari Orang: Berikan pelatihan menyeluruh untuk memastikan semua karyawan mahir dalam peran mereka.
Bekerja Bersama: Tingkatkan komunikasi dan kolaborasi di dalam tim untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Tujuan strategis

Bersikap Fleksibel: Membina lingkungan yang mudah beradaptasi yang dengan cepat merespons perubahan dan menangkap peluang baru.
Mempertahankan Orang-orang Yang Baik: Mempertahankan karyawan yang berbakat dengan menciptakan tempat kerja yang mendukung dan menarik.
Menjadi Lebih Baik Sepanjang Waktu: Terus berkembang dengan memanfaatkan pengetahuan yang ada untuk menyempurnakan proses dan menghasilkan ide-ide baru.
Bersiaplah Untuk Masa Depan: Bersiaplah menghadapi tantangan dan peluang di masa depan dengan membangun organisasi yang tangguh dan berpikiran maju.

Siapa Saja Yang Terlibat Dalam Knowledge Retention?

Ketika sebuah perusahaan bekerja untuk menjaga pengetahuan, hal ini dapat melibatkan beberapa kelompok orang yang dapat bekerja untuk perusahaan atau di luar perusahaan.

Misalnya, SDM mungkin terlibat secara internal dalam membuat program pelatihan. Sementara itu, vendor teknologi dapat menjual produk kepada perusahaan untuk membantu menjaga pengetahuan tetap aman.

Berikut ini gambaran umum pemangku kepentingan internal dan eksternal yang biasanya akan terlibat.

Pemangku Kepentingan Internal

Pemimpin Eksekutif: Menetapkan visi dan memprioritaskan retensi pengetahuan selama perubahan.
Personel Sumber Daya Manusia: Membuat program pelatihan dan memastikan pengetahuan karyawan dibagikan.
Spesialis IT: Menyiapkan dan memelihara teknologi untuk menangkap dan menyimpan pengetahuan.
Kepala Departemen: Memastikan tim mereka mendokumentasikan dan berbagi pengetahuan penting.
Karyawan: Berbagi pengetahuan dan menggunakan sumber daya untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Pemangku Kepentingan Eksternal

Konsultan: Memberikan saran dalam menyiapkan praktik penyimpanan pengetahuan yang baik.
Vendor Teknologi: Menyediakan alat untuk menangkap, menyimpan, dan berbagi pengetahuan.
Otoritas Regulasi: Memastikan perusahaan mematuhi hukum tentang pengelolaan data dan pengetahuan.
Penyedia Pelatihan: Menawarkan program untuk membantu karyawan belajar dan mengingat pengetahuan.

Apa Yang Dibutuhkan Untuk Suksesnya Knowledge Retention?

Para pemimpin bisnis harus mempertimbangkan beberapa faktor untuk mempertahankan pengetahuan yang berharga di dalam perusahaan. Misalnya, mereka harus memiliki rencana yang jelas dan memastikan bahwa karyawan setuju untuk membagikan pengetahuan mereka kepada perusahaan.

Baca terus untuk mengetahui apa saja yang diperlukan untuk kesuksesan knowledge retention.

Perencanaan Strategis

Susun rencana yang komprehensif untuk mempertahankan dan berbagi pengetahuan di dalam organisasi. Mengidentifikasi area pengetahuan yang penting dan menetapkan tujuan yang jelas. Kembangkan strategi untuk menangkap, menyimpan, dan berbagi pengetahuan di seluruh tim dan departemen.

Keterlibatan Dan Partisipasi Karyawan

Memastikan keterlibatan dan partisipasi aktif karyawan dalam inisiatif berbagi pengetahuan. Memberikan pelatihan menyeluruh, dukungan berkelanjutan, dan akses ke alat bantu yang sesuai. Menumbuhkan budaya kolaboratif yang mendorong karyawan untuk berkontribusi dan memanfaatkan pengetahuan bersama secara efektif.

Teknologi Dan Alat Bantu

Memanfaatkan solusi teknologi yang tepat untuk memfasilitasi penyimpanan dan berbagi pengetahuan. Pilih sistem yang mudah digunakan dan terintegrasi dengan proses yang ada. Secara teratur menilai dan memperbarui alat bantu untuk menyelaraskannya dengan kebutuhan dan tujuan organisasi yang terus berkembang.

Mengapa Proyek Knowledge Retention Bisa Gagal?

Jika persyaratan di atas tidak diperhatikan, maka proyek retensi pengetahuan akan mudah gagal. Perencanaan penting untuk mempertahankan basis data pengetahuan yang baik. Karyawan yang tidak memahami cara berbagi pengetahuan cenderung tidak akan melakukannya.

Anda dapat menemukan gambaran umum tentang alasan mengapa proyek retensi pengetahuan gagal di bawah ini:

Tidak Adanya Budaya Berbagi Pengetahuan

Tanpa budaya yang menghargai dan mendorong berbagi pengetahuan, karyawan mungkin enggan untuk berbagi keahlian mereka. Organisasi perlu menciptakan lingkungan di mana berbagi pengetahuan didorong dan dihargai, sehingga menumbuhkan rasa kebersamaan dan berkolaborasi.

Apatisme Kepemimpinan

Ketika kepemimpinan tidak memprioritaskan atau secara nyata mendukung inisiatif retensi pengetahuan, karyawan cenderung tidak akan berpartisipasi. Para pemimpin harus secara aktif memperjuangkan proyek-proyek ini, menunjukkan pentingnya proyek tersebut melalui komunikasi dan alokasi sumber daya yang konsisten.

Pengakuan Dan Insentif Yang Tidak Sesuai

Kegagalan dalam mengakui dan menghargai karyawan atas kontribusi mereka terhadap retensi pengetahuan dapat menyebabkan terjadinya disengagement. Menerapkan sistem yang mengakui dan menghargai upaya dalam berbagi dan melestarikan pengetahuan dapat memotivasi karyawan untuk berpartisipasi secara aktif.

Kurangnya Integrasi Dengan Alur Kerja Sehari-hari

Alat dan proses retensi pengetahuan yang tidak terintegrasi ke dalam alur kerja harian karyawan dapat menjadi beban dan sering kali diabaikan. Memastikan bahwa berbagi pengetahuan tertanam dengan baik dalam aktivitas kerja sehari-hari akan meningkatkan adopsi dan efektivitasnya.

Kesimpulan

Knowledge retention adalah hal penting untuk menjaga kelancaran kerja dan membantu pengambilan keputusan yang baik di tempat kerja. Karena masa kerja karyawan cenderung singkat, perusahaan perlu memiliki cara untuk memastikan informasi penting tidak hilang saat karyawan pergi. Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan informasi berharga dan belajar dari pengalaman masa lalu untuk membuat rencana yang lebih baik ke depannya.

Selain itu, retensi pengetahuan juga meningkatkan efisiensi, inovasi, dan daya saing. Dengan mencatat dan membagikan informasi secara terstruktur, perusahaan dapat menggunakan pengetahuan yang ada untuk menemukan solusi kreatif, menyelesaikan masalah, dan mencapai keberlanjutan. Knowledge retention bukan hanya soal menyimpan informasi, tetapi juga memberdayakan perusahaan agar terus tumbuh dan berkembang di tengah berbagai tantangan.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.

Bagikan artikel:

Knowledge Retention: Solusi Informasi Penting Tetap Terjaga di Tempat Kerja