Hybrid Working: Cara Baru Bekerja yang Lebih Efisien dan Fleksibel

Model  hybrid working  atau kerja hybrid sedang mengubah wajah budaya kantor dan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Dipercepat oleh pandemi, model hybrid working ini menggabungkan kerja jarak jauh, semi-jarak jauh, dan kerja di kantor konvensional.

Bagaimana jika kita bisa mendapatkan semua hal yang kita rindukan dari kantor (interaksi sosial, kolaborasi yang efektif, koneksi internet yang andal, dan kue ulang tahun yang berlimpah) serta menggabungkannya dengan manfaat kerja jarak jauh (gangguan minimal, pakaian kerja yang nyaman)? Model hybrid memungkinkan perusahaan memilih dan menggabungkan yang terbaik dari kedua dunia.

Jadi, apa arti hybrid working? Model kerja ini mengambil aspek terbaik dari kerja jarak jauh dan kerja dari rumah, yang, jika direncanakan dan dikelola dengan baik, dapat sangat memengaruhi produktivitas tenaga kerja. Hybrid working memerlukan kantor yang aman, dirancang dengan mempertimbangkan karyawan dan produktivitas mereka, serta dilengkapi dengan langkah-langkah untuk membantu karyawan tetap bahagia dan sehat (dan, sebagai hasilnya, bekerja lebih baik).

Untuk menghindari kebingungan antara istilah-istilah ini, kerja fleksibel adalah pendekatan yang mendukung karyawan dan kebutuhan mereka. Kerja jarak jauh adalah bentuk kerja fleksibel di mana Anda dapat bekerja sepenuhnya di luar kantor. Model hybrid working adalah perpaduan antara kerja di kantor dan kerja jarak jauh.

Apa Itu Hybrid Working?

Memahami jawaban atas pertanyaan “Apa itu hybrid working?” dapat membantu Anda menerapkannya atau memutuskan apakah ini pilihan yang tepat bagi Anda. Pengaturan hybrid working melibatkan kombinasi antara kerja tatap muka tradisional dan kerja jarak jauh. Hal ini dapat melibatkan seluruh anggota tim atau organisasi, atau hanya sebagian orang tertentu. Pengaturan ini bisa bersifat sukarela, didasarkan pada kebutuhan, atau menjadi fitur utama di tempat kerja tertentu.

Perbandingan antara waktu di tempat kerja dan waktu di rumah dapat bervariasi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Ada berbagai manfaat yang diperoleh dengan menerapkan pengaturan hybrid working, baik bagi organisasi yang bersangkutan maupun stafnya. Ada juga berbagai cara untuk menerapkannya agar sesuai dengan prioritas yang berbeda-beda. Selain itu, hybrid working dapat menjadi bagian dari pengaturan kerja fleksibel, yang juga mencakup jam kerja, shift, dan aspek-aspek kerja lainnya.

Karakteristik Hybrid Working

Kerja hybrid bukan sekadar soal di mana pekerjaan dilakukan, melainkan tentang menghadirkan pengalaman yang sederhana, cerdas, dan aman dari mana saja. Teknologi canggih, seperti otomatisasi dan kecerdasan buatan (AI), membantu menghadirkan pengalaman kerja baru yang lebih cerdas sehingga karyawan dapat terlibat sepenuhnya.

Tenaga kerja hybrid di masa depan membutuhkan akses yang aman dan lancar ke aplikasi bisnis serta alat kolaborasi yang kaya fitur dan intuitif. Hal ini memungkinkan mereka untuk berkirim pesan, mengadakan rapat, menelepon, berbagi konten, dan berkolaborasi dengan aman dari mana saja. Model kerja hybrid yang efektif memerlukan beberapa karakteristik utama:

Fleksibel

Karyawan dalam model kerja hybrid mungkin tersebar di berbagai zona waktu dan negara, serta bekerja pada jam yang berbeda-beda. Mereka memiliki kebutuhan yang beragam dan memerlukan alat yang fleksibel yang dapat menyesuaikan diri dengan gaya kerja, peran, dan perangkat yang mereka gunakan.

Model kerja hybrid juga memberikan fleksibilitas perusahaan yang lebih besar secara keseluruhan, yang pada gilirannya membantu meningkatkan efisiensi bisnis.

Inklusif

Model kerja hybrid harus bersifat inklusif. Artinya, perusahaan harus melakukan apa pun yang diperlukan untuk memastikan semua karyawannya mendapatkan pengalaman yang setara di tempat kerja.

Perusahaan yang mempertahankan tenaga kerja hybrid akan mendapatkan manfaat dari lingkungan kerja di mana setiap orang dapat berpartisipasi sepenuhnya serta dilihat dan didengar secara setara. Hal ini dipengaruhi oleh teknologi yang mereka terapkan dan budaya perusahaan yang mereka kembangkan.

Misalnya, perusahaan yang ingin mempromosikan inklusivitas dalam lingkungan kerja hybrid akan memastikan untuk memilih alat kolaborasi yang dilengkapi fitur-fitur yang dapat membantu menghilangkan hambatan bahasa antara karyawan dan tim.

Supportif

Untuk mendukung visi kerja hybrid, perusahaan perlu menumbuhkan pola pikir yang mendukung di seluruh tingkatan organisasi. Hal ini akan membantu memastikan para pekerja merasa nyaman dengan cara kerja yang diterapkan serta merasa aman, terlindungi, didukung, dan dilibatkan.

Perusahaan juga perlu berinvestasi dalam membangun jaringan dan tempat kerja yang lebih cerdas, termasuk gedung-gedung yang lebih canggih, guna mendukung tenaga kerja hybrid mereka dan mulai mempersiapkan diri menghadapi masa depan dunia kerja yang kini sudah mulai terbentuk.

Terjamin

Keberhasilan lingkungan kerja hybrid yang baru bergantung pada konektivitas yang andal dan aman. Hal ini membantu memastikan bahwa semua anggota tim dapat bekerja dan berkolaborasi dengan percaya diri di mana pun mereka memilih untuk bekerja.

Menerapkan model kerja hybrid berarti semua karyawan dapat menikmati konektivitas dan pengalaman menggunakan aplikasi yang aman dan bebas dari kekhawatiran. Hal ini memungkinkan organisasi untuk dengan mudah menjaga konektivitas jaringan dan menerapkan kebijakan keamanannya secara konsisten di seluruh ruang kerja, termasuk lingkungan kampus, cabang, rumah, dan kantor kecil.

Terkelola

Model kerja hybrid bersifat kompleks dan dinamis, sehingga memerlukan pendekatan manajemen TI yang berbeda. Tim TI harus mampu:

• Menyediakan akses bagi pengguna dan perangkat secara massal dan dengan mudah
• Mengakses analisis yang andal dan relevan
• Menjamin keamanan serta mengatasi masalah bagi pengguna akhir, perangkat, aplikasi, dan lingkungan di mana pun
• Bekerja sama melalui solusi yang menyediakan manajemen terpusat

4 Jenis Model Hybrid Working

Ada banyak jenis skema kerja hybrid, dan skema-skema tersebut dapat disesuaikan hingga batas tertentu. Artinya, Anda sering kali dapat menyesuaikan skema-skema tersebut agar sesuai dengan kondisi Anda masing-masing. Berikut adalah empat skema kerja hybrid yang dapat Anda terapkan dan sesuaikan:

1. Hybrid Working Berbasis Shift

Metode berbasis shift adalah pendekatan yang memungkinkan tercapainya kompromi antara kebutuhan karyawan dan pemberi kerja. Di tempat kerja tertentu, atasan mungkin ingin karyawan selalu hadir secara fisik selama jam kerja standar. Jika hal ini menjadi prioritas, tetapi karyawan juga ingin memiliki opsi untuk bekerja dari rumah sesekali, pendekatan berbasis shift dapat menjadi kompromi yang tepat. Pendekatan ini berarti karyawan bergantian shift untuk memastikan selalu ada jumlah minimum personel yang hadir di tempat kerja, sementara sisanya bekerja dari rumah.

Misalnya, sebuah tempat kerja memiliki tim yang terdiri dari 20 orang. Agar dapat beroperasi dengan baik, dibutuhkan 10 orang untuk hadir secara fisik. Ini berarti bahwa pada waktu tertentu, setengah dari tim dapat bekerja dari rumah. Oleh karena itu, mereka dapat membagi minggu menjadi beberapa shift dan bergantian antara 10 orang di rumah dan 10 orang di kantor.

2. Hybrid Working Mandiri

Jika sifat pekerjaan memungkinkan karyawan untuk bekerja dengan sama efektifnya baik di rumah maupun di kantor, maka skema kerja hybrid mandiri bisa menjadi pilihan yang baik. Hal ini memberi karyawan kebebasan untuk memilih apakah mereka ingin bekerja dari jarak jauh atau secara langsung di kantor. Meskipun banyak orang mungkin lebih memilih bekerja dari rumah, ada pula yang lebih suka memisahkan kehidupan pribadi dan pekerjaan serta menikmati lingkungan kerja yang kolaboratif di kantor.

Agar sistem ini berjalan dengan baik, sebaiknya perusahaan memastikan bahwa karyawan memiliki fasilitas yang memadai di rumah, seperti komputer, webcam, dan mikrofon, agar dapat menjalankan tugasnya secara efektif. Selain itu, akan bermanfaat jika sesekali diadakan hari kerja di kantor agar semua orang dapat berkumpul, misalnya untuk mendiskusikan tujuan, mengadakan rapat, dan menumbuhkan semangat tim.

3. Prioritas Hybrid Working di Kantor

Model prioritas kantor berarti bahwa aturan umumnya adalah karyawan bekerja di tempat kerja fisik. Namun, ada beberapa situasi, pengecualian, dan kesempatan untuk bekerja dari jarak jauh. Misalnya, setiap karyawan mungkin diberikan sejumlah hari tertentu per bulan untuk bekerja dari rumah. Mereka kemudian dapat memilih hari-hari mana yang akan digunakan untuk bekerja dari rumah berdasarkan jadwal yang dipastikan bahwa jumlah karyawan yang dibutuhkan tetap hadir di kantor pada waktu tertentu. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh kantor tidak mengambil cuti pada hari yang sama dan mengganggu produktivitas tempat kerja.

Oleh karena itu, bekerja jarak jauh dapat menjadi salah satu tunjangan pekerjaan dan diberikan jika karyawan memenuhi target kinerja. Misalnya, jika ini merupakan tunjangan opsional, karyawan yang tidak tertarik bekerja jarak jauh dapat memilih tunjangan lain sebagai gantinya.

4. Pembagian Tim Dalam Sistem Hybrid Working

Sistem pembagian tim berarti hanya anggota karyawan tertentu yang mendapatkan akses ke peluang kerja jarak jauh. Pendekatan ini dapat berguna bagi perusahaan yang mengharuskan beberapa orang untuk selalu hadir, sementara yang lain dapat lebih fleksibel. Misalnya, peran yang berinteraksi langsung dengan klien hampir selalu harus bekerja dari kantor fisik untuk menjalankan tugasnya. Sebaliknya, seorang analis data dapat menjalankan banyak tugasnya dari rumah jika memiliki fasilitas komputer yang memadai.

Sistem pembagian tim ini diuntungkan oleh analisis sebelumnya mengenai peran mana yang dapat dilakukan secara jarak jauh dan mana yang harus hadir. Juga merupakan ide yang baik untuk mempertimbangkan penawaran manfaat alternatif bagi mereka yang tidak dapat bekerja dari jarak jauh agar mereka tidak merasa kehilangan manfaat lainnya.

Manfaat Hybrid Working

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari skema kerja hybrid, baik bagi perusahaan maupun karyawannya:

Karyawan Yang Lebih Bahagia

Sebagian orang lebih memilih bekerja dari jarak jauh, sebagian lainnya mungkin lebih suka bekerja di kantor, dan ada pula yang menyukai opsi untuk memilih salah satunya. Tidak seperti kerja sepenuhnya di kantor atau sepenuhnya dari jarak jauh, kerja hybrid berpotensi menarik minat berbagai kelompok orang. Dengan pengaturan yang tepat dan konsultasi antara karyawan dan pemberi kerja, sistem yang sesuai untuk semua pihak dan memberikan fleksibilitas lebih besar kepada karyawan dapat ditemukan. Hasilnya, karyawan pun menjadi lebih bahagia dan termotivasi.

Penghematan Biaya

Pekerjaan hybrid berpotensi menghemat biaya baik bagi karyawan maupun perusahaan. Bagi perusahaan, jumlah karyawan yang bekerja di kantor yang lebih sedikit secara rata-rata berarti penggunaan utilitas seperti air dan listrik yang lebih rendah. Bagi perusahaan yang memberikan kompensasi transportasi dan bahan bakar kepada karyawan, biaya-biaya ini juga akan lebih rendah secara rata-rata. Adapun bagi karyawan yang menanggung biaya transportasi dan bahan bakar sendiri, mereka akan menghemat biaya tersebut. Bahkan jika mereka menerima tunjangan bahan bakar, kendaraan pribadi mereka akan menempuh jarak yang lebih sedikit dan memerlukan perawatan yang lebih jarang seiring berjalannya waktu.

Aksesibilitas

Beberapa jenis skema kerja hybrid juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan karyawan berbakat yang mungkin sulit hadir di kantor secara rutin. Bagi mereka, skema tersebut dapat memperluas pilihan perusahaan yang mereka pertimbangkan. Misalnya, pendekatan pembagian tim memungkinkan sebagian karyawan bekerja hampir sepenuhnya dari rumah. Hal ini berarti perusahaan dapat merekrut kandidat untuk posisi tersebut dari wilayah geografis yang jauh lebih luas, karena mereka tidak perlu datang ke kantor.

Retensi

Perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid cenderung lebih mampu mempertahankan karyawan berbakat. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa sebagian karyawan mungkin akan mempertimbangkan untuk pindah ke perusahaan lain yang menerapkan sistem kerja hybrid jika perusahaan tempat mereka bekerja saat ini tidak melakukannya. Dengan menerapkan sistem tersebut, perusahaan dapat tetap kompetitif di pasar tenaga kerja dan mempertahankan karyawannya.

Tips Untuk Menerapkan Sistem Hybrid Working

Jika Anda tertarik untuk mengadopsi atau menerapkan sistem kerja hybrid, pertimbangkan tips dan praktik terbaik berikut ini:

• Ruang Kerja: Bagi siapa pun yang bekerja dari rumah, sangatlah penting untuk memiliki peralatan dan ruang kerja yang memadai agar dapat bekerja secara efektif. Sebaiknya karyawan yang bersangkutan, perusahaannya, atau keduanya berinvestasi dalam perabot kantor dan komputer untuk memastikan bahwa karyawan tersebut memiliki lingkungan kerja yang produktif di rumah.
• Komunikasi: Mengelola komunikasi antara karyawan jarak jauh dan karyawan yang bekerja di kantor merupakan kunci untuk memastikan efektivitas kerja hybrid. Platform obrolan daring kolaboratif sangat berguna untuk tujuan ini.
• Inklusivitas: Karena kerja jarak jauh sebagian dapat menjadi pilihan yang menarik bagi banyak karyawan, penting bagi semua orang untuk merasa bahwa sistem ini adil. Bagi siapa pun yang pekerjaannya dapat dilakukan dari rumah, akses yang setara terhadap opsi ini sangat penting untuk memastikan kepuasan karyawan.

Kesimpulan

Hybrid working merupakan model kerja yang menggabungkan fleksibilitas kerja jarak jauh dengan kolaborasi langsung di kantor, sehingga memberikan keseimbangan antara produktivitas dan kesejahteraan karyawan. Dengan penerapan yang tepat, model ini mampu meningkatkan efisiensi kerja, memperluas akses talenta, serta mendorong kepuasan dan keterlibatan karyawan. Namun, keberhasilannya sangat bergantung pada komunikasi yang efektif, penggunaan teknologi yang mendukung, serta kebijakan perusahaan yang jelas dan adaptif. Oleh karena itu, hybrid working bukan hanya sekadar tren, melainkan strategi jangka panjang yang dapat membantu organisasi beradaptasi dengan dinamika dunia kerja modern.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut.  Look Media Blog .