Bagikan artikel:

Dalam dunia kerja, manajer sering kali ingin mempersiapkan karyawan mereka dengan keterampilan dan pengetahuan untuk melakukan tugas pekerjaan lain, memastikan lebih dari satu orang memahami kebutuhan suatu posisi. Konsep ini disebut employee cross training, di mana tujuannya adalah untuk membantu mempersiapkan perusahaan untuk menghadapi masa-masa sibuk atau situasi yang tidak terduga.

Meskipun employee cross training mungkin terlihat seperti hal yang mudah, namun hal ini bukannya tanpa risiko dan membutuhkan perencanaan yang matang. Dengan kata lain, cross training yang sukses membutuhkan lebih dari sekadar mengajarkan keterampilan baru kepada karyawan dan menempatkan mereka ke dalam peran yang berbeda sesuai kebutuhan.

Table of Contents

Apa itu Employee Cross Training?

Employee cross training adalah praktik melatih seorang karyawan untuk dapat melakukan pekerjaan yang dilakukan karyawan lain, selain peran pekerjaan utama mereka. Misalnya, orang A dilatih untuk melakukan tugas-tugas yang biasanya dilakukan oleh orang B dan sebaliknya.

Cross training dilakukan untuk membangun keterampilan setiap orang di perusahaan sehingga setiap orang lebih memahami apa yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Idenya adalah memberdayakan karyawan untuk memberikan dukungan dari dalam perusahaan, alih-alih mengalihdayakan atau membebani satu kelompok karyawan secara berlebihan pada masa-masa sibuk.

Mengapa Employee Cross Training Penting?

Employee cross training adalah tentang mengembangkan karyawan untuk meningkatkan bisnis dan pengalaman pelanggan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk memperluas keterampilan dan pengetahuan mereka dalam suatu pekerjaan karena mereka mengerjakan proyek-proyek baru dan mendapatkan keterampilan yang diperlukan untuk spesialisasi atau peran yang lebih senior.

Untuk bisnis, employee cross training membantu memastikan stabilitas dan memberikan fleksibilitas yang berharga di seluruh tim. Organisasi mana pun yang tidak memiliki cadangan untuk peran-peran penting dapat terhenti jika personel tersebut tidak ada. Staf yang telah melakukan cross training dapat menjadi backup untuk kemungkinan seperti ini.

Perusahaan juga dapat memperoleh manfaat dari perspektif layanan dengan memperdalam pemahaman karyawan tentang bisnis. Paparan terhadap peran yang berbeda memungkinkan karyawan untuk melihat bagaimana dan seperti apa yang mereka lakukan akan berdampak pada bisnis, dan bagaimana berbagai peran tersebut berkontribusi pada tujuan perusahaan.

Tujuan Employee Cross Training

Employee cross training memiliki tujuan utama antara lain, meningkatkan keahlian karyawan, meningkatkan fleksibilitas dalam organisasi, dan membantu setiap orang untuk lebih memahami bagaimana bisnis beroperasi di semua tingkatan.

Cross training berpusat pada penentuan tugas dan operasi utama di dalam perusahaan dan memastikan beberapa karyawan dapat melakukan tugas-tugas ini serta turun tangan jika diperlukan. Hal ini memberdayakan semua orang dalam organisasi dan meningkatkan nilai mereka.

Cross training merupakan strategi yang dapat digunakan di hampir semua industri dan posisi. Dengan cermat menyaring karakteristik kolaboratif dan empati selama proses wawancara dan mempekerjakan banyak karyawan magang untuk mengenal mereka sebelum merekrut.

Manfaat Employee Cross Training

Employee cross training dalam bisnis memiliki cukup banyak manfaat, berikut ada 8 manfaatnya:

1. Menghemat biaya

Mempekerjakan karyawan yang dapat melakukan pekerjaannya dengan baik adalah hal yang penting, namun melihat talenta yang sudah ada pada staf Anda benar-benar dapat meningkatkan keuntungan Anda. Misalnya, jika Anda bergerak di bidang pendidikan dan membutuhkan pengembang kurikulum, siapa yang tahu staf junior pengembang konten dan kurikulum perusahaan lebih baik daripada staf level senior? Jika dilakukan dengan baik, cross training memberdayakan karyawan untuk berbagi pengetahuan mereka tanpa harus membawa karyawan tambahan. Hal ini menghemat biaya orientasi karyawan.

2. Karyawan lebih mampu berkolaborasi

Dengan melakukan employee cross training lebih mudah dalam melakukan kolaborasi termasuk lintas jabatan. Hal ini dikarenakan karyawan memiliki kepercayaan diri yang dibentuk melalui kemampuan yang lebih dengan melakukan cross training.

3. Meningkatkan motivasi karyawan

Tidak ada yang lebih cepat menghentikan inisiatif karyawan daripada persepsi pekerjaan yang buntu. Jika karyawan tahu bahwa ada peluang di dalam perusahaan untuk berkembang, motivasi mereka untuk mencari peluang pelatihan tersebut (dan kenaikan gaji yang sesuai) akan meningkat. Karyawan yang lebih termotivasi akan tertarik pada peluang tambahan untuk pertumbuhan karier dan mobilitas.

4. Meningkatkan keberlanjutan tenaga kerja

Bayangkan tiga kaki sebuah bangku. Jika salah satu kaki jatuh, maka bangku tersebut tidak berguna. Sekarang bayangkan sebuah perusahaan yang hanya memiliki satu karyawan yang mengetahui tentang suatu proses atau prosedur. Apa yang terjadi jika orang tersebut mengambil cuti melahirkan atau jatuh sakit dan membutuhkan cuti? Karyawan yang melakukan cross training dapat mempertahankan bisnis Anda, bahkan ketika karyawan yang paling ahli pergi. Hal ini membuat bisnis Anda lebih berkelanjutan, bahkan di masa transisi.

5. Meningkatkan efisiensi

Jika setiap departemen harus mengidentifikasi keterampilan yang berharga untuk ditambahkan ke program cross training bagi karyawan, mereka akan dipaksa untuk mencermati apa yang penting dan bagaimana cara terbaik untuk meneruskan pengetahuan tersebut. Kegiatan ini dengan sendirinya meningkatkan efisiensi, terutama dalam bisnis kecil di mana setiap karyawan sudah memiliki banyak tanggung jawab. Mengasah keterampilan yang dibutuhkan dan mencari cara untuk menyampaikannya secara efisien dan efektif dapat membantu merampingkan setiap aspek bisnis Anda.

6. Membuat perusahaan Anda lebih gesit

Employee cross training mungkin memerlukan pelatihan di tempat kerja yang dapat membantu mengungkap bakat tersembunyi, meningkatkan keahlian karyawan, dan memberikan batu loncatan untuk memajukan tujuan dan sasaran perusahaan Anda.

Hal ini tentu saja membuat perusahaan Anda lebih lincah dan responsif, apa pun ukuran atau industrinya. Hal ini juga membuat Anda lebih fleksibel dalam menjadwalkan dan mengisi lowongan di menit-menit terakhir.

7. Belajar dengan melakukan

Pendekatan cross training bagi karyawan adalah dengan menunjukkan kepada mereka keterampilan yang mereka butuhkan untuk menjalankan berbagai peran atau fungsi dan memberi mereka waktu dan ruang untuk segera menerapkan keterampilan tersebut. Mayoritas dari kita belajar paling baik dengan melakukannya, itulah sebabnya mengapa employee cross training merupakan metode yang cukup baik.

8. Memungkinkan fleksibilitas dan ketangkasan

Program employee cross training meningkatkan keahlian karyawan Anda dan dapat menemukan bakat-bakat tersembunyi. Hal ini membuat mereka lebih siap untuk menghadapi hal-hal yang mungkin terjadi. Misalnya, jika ada karyawan yang jatuh sakit secara tiba-tiba, karyawan yang menangani fungsi bisnis utama berhenti, atau jika Anda ingin mengisi posisi jabatan. Organisasi Anda akan jauh lebih fleksibel dan berkelanjutan, berkat cross training.

Kelemahan Employee Cross Training

Meskipun memiliki manfaatnya sangat besar, ada beberapa potensi kekurangan dari employee cross training yang perlu Anda waspadai, di antaranya:

1. Persepsi negatif dari karyawan

Misalkan Anda tidak mempresentasikan program cross training dengan cara yang benar. Dalam hal ini, ada bahaya karyawan Anda percaya bahwa mereka diminta untuk menambah beban kerja dan tanggung jawab mereka tanpa keuntungan finansial.

2. Berjuang untuk menyeimbangkan beban kerja

Employee cross training melibatkan pembelajaran keterampilan baru dan menjalankan peran baru. Ini bisa menjadi proses yang menantang, terutama ketika karyawan harus menyeimbangkannya dengan beban kerja yang sudah ada. Organisasi harus memastikan bahwa mereka mencegah karyawan menjadi terlalu banyak bekerja dan kewalahan; jika tidak, Anda berisiko kehilangan mereka.

3. Kehilangan fokus

Risiko lain dari cross training adalah karyawan menjadi generalis dan kehilangan keterampilan atau pengetahuan khusus mereka, sehingga sangat memungkinkan kehilangan fokus pada keahlian yang memang khusus dimiliki oleh karyawan tersebut.

Bagaimana Merancang Program Cross Training yang Efektif?

Setelah Anda memahami pro dan kontra dari employee cross training, mari kita telusuri cara merancang program cross training yang efektif di organisasi Anda.

1. Tentukan tujuan Anda

Langkah pertama untuk membuat program cross training yang efektif adalah menentukan tujuan Anda. Apakah tujuan Anda adalah untuk meningkatkan kepuasan dan keterlibatan kerja atau untuk membuat rencana untuk peran tertentu? Lalu pikirkan juga, tim atau departemen mana yang paling membutuhkan cross training?

2. Mengidentifikasi tugas-tugas yang akan cross training

Analisis pekerjaan adalah proses yang menguraikan satu pekerjaan menjadi komponen-komponen yang lebih kecil. Masing-masing komponen ini dianalisis untuk menggambarkan tugas dan keterampilan yang terlibat dalam pekerjaan tersebut. Hal ini dapat dilakukan oleh karyawan, manajer, atau professional.

Melakukan analisis pekerjaan akan membantu Anda mengidentifikasi tugas-tugas penting yang perlu dilatih ulang dalam peran tertentu. Ini akan membantu Anda tetap fokus pada tugas-tugas yang paling penting dan meninggalkan tugas-tugas yang tidak terlalu penting untuk dikerjakan nanti.

3. Temukan kandidat cross training yang tepat

Tidak semua karyawan secara alami cocok untuk cross training. Karena alasan ini, penting bagi Anda untuk menganalisis data kinerja untuk menemukan kandidat cross training yang terbaik.

4. Soroti manfaatnya

Agar karyawan Anda mau mengikuti cross training dan mencegah mereka menganggapnya sebagai beban kerja yang lebih besar tanpa imbalan finansial, penting untuk menyoroti manfaatnya bagi mereka. Tunjukkan kepada karyawan Anda manfaatnya dalam hal pengayaan dan pengembangan karier mereka, serta buatlah pelatihan ini menyenangkan dan menarik. Misalnya, Anda bisa membuat video pengantar untuk program cross training. Ini akan membuat mereka bersemangat dan termotivasi untuk belajar.

5. Buat jadwal cross training

Langkah selanjutnya adalah membuat jadwal untuk pelatihan employee cross training. Penting bagi Anda untuk mempertimbangkan beban kerja karyawan Anda saat ini dan dengan hormat membangun pelatihan di sekitar ini.

6. Melaksanakan pembinaan kinerja

Pembinaan kinerja adalah jenis pembelajaran dan pengembangan di tempat kerja. Ini melibatkan manajer yang bekerja dengan dan membina karyawan mereka setiap hari, serta pembelajaran antarrekan kerja. Untuk membantu manajer Anda menjadi pelatih yang efektif, Anda perlu memberikan pelatihan kepada mereka untuk menjadi mentor yang efektif.

7. Mengumpulkan umpan balik dari karyawan dan terus melakukan perbaikan

Mengumpulkan umpan balik dari karyawan yang terlibat dalam program cross training harus menjadi proses yang berkelanjutan. Gunakan apa yang Anda pelajari untuk melakukan penyesuaian dan membuat program Anda lebih efektif. Misalnya, Anda mungkin mendapati bahwa program tertentu terlalu memakan waktu atau tidak memberikan keterampilan yang dibutuhkan karyawan untuk bekerja secara efektif dalam peran yang berbeda.

Kesimpulan

Employee cross training karyawan berpusat pada perencanaan yang efektif dan mencapai keseimbangan yang tepat. Kunci untuk melakukan cross training bagi karyawan Anda adalah mengetahui apa yang ingin dicapai dan memastikan bahwa tenaga kerja Anda terlibat sejak awal. Terus tingkatkan program Anda, dan Anda akan menciptakan tim yang terdiri dari karyawan dengan berbagai keahlian yang sangat berharga bagi bisnis Anda. Pertimbangkan juga manfaat dan kelemahan dari cross training ini agar Anda dapat mengira-ngira apakah cara ini cocok untuk diterapkan pada perusahaan Anda atau tidak.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.