Bagikan artikel:

Saat perusahaan Anda membutuhkan proses yang lebih terstandardisasi untuk dijalankan, seperti mengelola integrasi atau membuat kampanye e-mail, SOP perusahaan menjadi sangat berharga untuk menjaga agar semuanya tetap sejalan. Karena SOP merupakan dokumen yang penting, kami memutuskan untuk mengungkap semua hal yang perlu diketahui tentang Standard Operating Procedure dan menyediakan alat untuk membuat SOP dengan mudah. Dengan begitu, semua pekerjaan dapat diselesaikan dengan mutu atau standar yang sudah ditetapkan oleh perusahaan dan pekerja pun memahami setiap tahapan atau langkah yang harus mereka lakukan untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Table of Contents

Apa itu SOP Perusahaan?

SOP perusahaan adalah daftar instruksi langkah demi langkah yang merinci cara menjalankan prosedur rutin. SOP perusahaan berguna untuk komunikasi dan produktivitas. Manajer dapat menghemat waktu untuk melatih karyawan baru dengan membagikan SOP, dan karyawan akan selalu memiliki acuan untuk petunjuk langkah demi langkah tentang cara melaksanakan tugas tertentu.

Standard operating procedure akan ada di mana-mana di dalam organisasi Anda, baik organisasi Anda kecil maupun besar. Semakin besar organisasi, jumlah SOP akan meningkat secara signifikan. Merupakan praktik yang baik untuk membawa budaya dalam organisasi untuk mendokumentasikan tugas-tugas rutin Anda, sehingga pengetahuan tersebut tidak hanya berada di kepala seseorang dan tersedia bagi siapa saja untuk dijalankan.

Mengapa Anda Membutuhkan SOP Perusahaan?

Beberapa dari Anda mungkin bertanya-tanya akan hal ini. Jika kita sudah melatih karyawan kita untuk melakukan tugas-tugas yang mereka kerjakan, mengapa harus melakukan pekerjaan ekstra untuk mendokumentasikan prosedur operasi? Oleh karena itu, penting untuk mengetahui beberapa alasan mengapa setiap bisnis harus membuat Standard Operating Procedure atau SOP. Adapun alasannya adalah:

1. Menghemat waktu

Meskipun membuat SOP bisa memakan waktu, namun pada akhirnya SOP akan menghemat banyak waktu dalam jangka panjang.

2. Memastikan keselamatan karyawan

Standard Operating Procedure (SOP) memastikan bahwa karyawan melakukan semua tugas dan aktivitas dengan cara yang konsisten dan aman.

3. Memastikan standar kepatuhan terpenuhi

Memiliki standard operating procedure memastikan bahwa standar kepatuhan industri diikuti dan dipenuhi dengan baik. SOP menetapkan langkah-langkah agar karyawan mematuhi hukum, kebijakan, dan peraturan yang relevan, serta menghindari segala jenis litigasi atau risiko.

4. Komunikasi yang lebih baik

Komunikasi adalah kunci dalam bisnis. SOP dapat mempermudah komunikasi atau tak perlu melakukan komunikasi berulang-ulang kepada karyawan untuk hal yang sama. Dengan adanya SOP, karyawan dapat melihat acuan untuk mengerjakan setiap perkerjaannya.

5. Meningkatkan akuntabilitas

Memiliki Standard Operating Procedure (SOP) membantu manajer untuk menilai kinerja karyawan berdasarkan pedoman yang diberikan oleh mereka. Tanpa standar kerja yang tepat, memahami kinerja karyawan menjadi masalah opini pribadi, yang jauh dari cara yang tepat untuk menilai kerja keras karyawan Anda.

6. Memberikan konsistensi

SOP memberikan konsistensi operasi dan memastikan alur kerja yang lancar. Semua karyawan memiliki dokumen yang sama yang dapat mereka pelajari dan tahu persis apa yang perlu dilakukan dan bagaimana caranya. Hal ini menghasilkan kinerja yang konsisten dengan lebih sedikit sumber daya yang terbuang.

7. Memberikan panduan

Standard operating procedure bertindak sebagai arah utara yang benar bagi karyawan, memandu mereka dalam perjalanan mereka untuk melakukan pekerjaan yang luar biasa. Prosedur ini bertindak sebagai peta yang dapat diikuti oleh karyawan baru atau lama, dan mengharapkan hasil yang positif setiap saat.

Manfaat Menggunakan SOP perusahaan

Dua manfaat utama dari penggunaan standard operating procedure adalah konsistensi dan penurunan jumlah kesalahan yang dibuat. SOP juga dapat membantu organisasi mengevaluasi kinerja karyawan, menghemat waktu dan biaya, serta menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman.

Selain itu, SOP dapat meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi. Jika ada perubahan tugas, SOP akan diperbarui dan didistribusikan kembali kepada siapa saja yang menggunakannya, sehingga membantu organisasi mengkomunikasikan perubahan tersebut secara efisien kepada siapa saja yang terpengaruh. SOP juga mengurangi kemungkinan miskomunikasi karena langkah-langkah yang terperinci hanya menyisakan sedikit ruang untuk perdebatan atau pertanyaan.

Jenis-jenis Standard Operating Procedure (SOP)

Meskipun Anda dapat menulis atau membuat standard operating procedure sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda, SOP konvensional mengikuti salah satu metode yang telah kami rangkum sebagai berikut:

1. Daftar Periksa

Daftar periksa atau daftar tugas adalah salah satu metode paling sederhana untuk menulis dokumen Standard Operating Procedure (SOP). Daftar periksa dapat dibuat di aplikasi pencatatan online atau dapat dicetak dan diserahkan kepada karyawan.

Daftar periksa adalah yang paling mudah dibuat karena Anda cukup membuat tajuk (proses yang Anda buat pedomannya) dan menambahkan item daftar periksa yang relevan yang harus diikuti oleh karyawan untuk menyelesaikan tugas.

2. Daftar Langkah-Demi-Langkah

Mirip dengan daftar periksa, daftar poin langkah demi langkah bekerja dengan cara yang sama di mana Anda mendeskripsikan prosedur dalam langkah-langkah yang relevan dan mudah diikuti.

3. Daftar Hierarkis

Jika prosedur Anda lebih kompleks dan membutuhkan info tambahan, Anda dapat membuat daftar periksa hierarkis atau daftar poin. Jika Anda tidak dapat menjelaskan suatu tugas dalam satu langkah dan pada saat yang sama, tidak ingin membuat SOP menjadi panjang, menambahkan langkah-langkah hierarkis dapat bermanfaat.

Sebagai contoh, jika langkah 1 SOP Anda memberi tahu karyawan untuk membuat akun baru, maka langkah 1(a) dapat mengatakan “masukkan nama pengguna Anda”, sementara langkah 1(b) dapat meminta mereka untuk memasukkan kata sandi.

4. Diagram Alir Proses

Diagram alir adalah cara yang bagus untuk merepresentasikan cara kerja sebuah proses secara visual dan membantu memberikan konteks yang lebih baik di sekitar alur kerja.

Diagram alir juga menunjukkan bagaimana satu langkah terkait dengan langkah lainnya, membantu karyawan mengkonseptualisasikan keseluruhan konsep dan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang pekerjaan yang mereka lakukan.

Cara Membuat SOP Perusahaan

Tidak ada standar resmi yang akan mengajarkan Anda cara menulis SOP. Namun ada beberapa langkah yang dapat Anda ikuti yang akan membantu Anda untuk mengatur pemikiran Anda dan merencanakan jalur yang paling efektif untuk menstandarkan prosedur Anda.

SOP yang baik memiliki kata-kata yang jelas dan mudah dibaca serta tentunya dimengerti. SOP yang ditulis dengan baik memiliki langkah-langkah yang singkat dan sederhana dan biasanya disajikan dalam dokumen yang diberi label yang jelas. Kami telah merangkum bagaimana cara membuat SOP:

1. Mulailah dengan alasan

Setelah Anda memiliki daftar yang siap, saatnya untuk mencatat tujuan Anda. Memiliki jawaban yang jelas tentang mengapa Anda membuat dokumen SOP harus menjadi prioritas utama Anda. Ajukan pertanyaan kepada diri Anda sendiri seperti “bagaimana dokumen ini akan membantu karyawan?” atau “bagaimana SOP akan berdampak pada keuntungan kita?” adalah titik awal yang baik.

Untuk pendekatan yang lebih terperinci, identifikasi masalah atau tantangan yang dihadapi karyawan Anda dalam keseharian mereka dan buat SOP Anda berdasarkan masalah tersebut. Hal ini memberi Anda alasan kuat “mengapa” untuk melakukan semua kerja keras dalam membuat SOP dan juga meningkatkan dukungan karyawan dalam keseluruhan proses.

2. Kenali audiens

Mengetahui audiens Anda adalah kunci dalam membuat dokumen SOP yang mengagumkan. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut untuk mendapatkan gambaran tentang audiens Anda, apakah mereka karyawan baru, berapa ukuran audiensnya, pengetahuan apa yang mereka miliki. Semakin banyak informasi yang Anda miliki tentang audiens Anda, semakin baik Anda dapat memahami sudut pandang mereka dan membuat SOP yang relevan bagi mereka.

3. Buat daftar proses

Untuk memulai, buatlah daftar mendalam tentang fungsi yang dilakukan karyawan untuk pekerjaan mereka yang membutuhkan SOP. Beberapa departemen yang dapat mengambil manfaat dari SOP antara lain keuangan, hukum, SDM, layanan pelanggan, dan TI. Pikirkan tentang pekerjaan-pekerjaan yang memiliki protokol yang ketat; di mana tidak melewatkan satu langkah pun sangatlah penting, tentunya untuk meminimalisir kesalahan dalam perkerjaan.

4. Memformat proses

Anda dapat berkreasi dengan cara Anda menyajikan SOP. Selama mudah dimengerti, tidak ada batasan bagaimana alur kerja dapat dibuat. Format SOP yang paling banyak dilihat meliputi dokumen langkah demi langkah, diagram alur kerja, bagan organisasi, instruksi terperinci, dan daftar periksa.

Format seperti apa yang paling disukai oleh profesional hubungan masyarakat untuk menerima SOP mereka? Kemungkinan besar adalah diagram alur kerja. Hal ini akan memungkinkan mereka untuk melihat mengapa mereka harus menyelesaikan satu langkah untuk mencapai langkah berikutnya. Mulai dari menulis judul di bagian atas hingga menyertakan hyperlink yang benar, setiap langkah akan dicatat dengan jelas.

5. Mengkomunikasikan

Pastikan proses yang Anda tulis akurat. Bicaralah dengan karyawan yang akan menggunakannya setiap hari. Mintalah umpan balik dan saran dari mereka. Jika mereka dapat memberikan pandangan atau tips yang berguna yang akan membuat SOP lebih mudah dipahami, Anda dapat menyertakannya ketika membuat SOP.

6. Menulis

Tulislah SOP dengan menggunakan metode yang paling sesuai dengan situasi Anda. Pikirkan untuk siapa Anda menulis SOP dan bagaimana cara terbaik untuk menyajikan informasi tersebut. Ini juga merupakan saat yang tepat untuk menentukan siapa yang akan bertanggung jawab untuk memperbarui SOP sesuai kebutuhan.

7. Publikasikan

Setelah Anda mendapatkan persetujuan dari semua pemangku kepentingan yang terkait dengan dokumen SOP tertentu, Anda dapat mempublikasikan dokumen tersebut di basis pengetahuan internal terpusat yang dapat diakses oleh semua orang. Jika Anda menggunakan Document360, SOP sudah ada di basis pengetahuan terpusat, Anda juga dapat menggunakan Microsoft SharePoint (jika ditulis dalam Microsoft Word) atau Google Docs.

8. Implementasi

SOP harus diperbarui setidaknya setahun sekali setelah diterapkan. SOP harus selalu mencerminkan kebutuhan organisasi saat itu. Memeliharanya penting agar karyawan selalu mendapatkan informasi terbaru tentang apa yang diharapkan dari pekerjaan mereka sehari-hari.

Jadikan SOP Perusahaan sebagai Budaya Organisasi

SOP perusahaan penting untuk bisnis apa pun dan harus membangun budaya menjalankan bisnis dengan cara yang lebih sistematis dan berbasis proses, terlepas dari ukuran organisasinya. Semakin cepat Anda membawa budaya ini ke dalam organisasi Anda, bisnis Anda akan semakin ramping dan berkembang. Memang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, tetapi Anda dapat mengambil langkah-langkah kecil dan secara bertahap meningkatkan budaya untuk terus mengubah aktivitas menjadi proses.

Bayangkan setiap kuartal Anda mengambil satu set aktivitas berulang yang ingin Anda dokumentasikan dan mengubahnya menjadi standard operating procedure. Bawa budaya ini ke seluruh departemen Anda misalnya pada proses Operasi Admin, Rekrutmen, Pemasaran, Penjualan, Kesuksesan Pelanggan, dan Teknik. Bayangkan Anda tidak memiliki SOP, ini bisa menjadi inisiatif kuartal pertama Anda, mulailah dengan 2-3 SOP untuk setiap departemen dan jadikan ini sebagai budaya dalam organisasi untuk terus melihat aktivitas apa yang dilakukan orang di setiap departemen dan mendokumentasikannya.

Kesimpulan

SOP perusahaan sangat penting untuk membuat proses internal berjalan dengan lancar. SOP menghemat waktu, membantu membiasakan karyawan baru dengan proses Anda, dan membuat karyawan yang sudah berpengalaman tetap mengikuti perkembangan ketika proses Anda berubah. Sebaiknya luangkan waktu untuk membuatnya jelas, mudah dibaca, dan dapat ditindaklanjuti. Terapkanlah SOP untuk menjadikan budaya kerja yang baik untuk membangun budaya kerja organisasi yang maksimal guna perkembangan perusahaan.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.