Training Need Analysis: Definisi, Metode, dan Cara Melakukannya Dengan Tepat
Training Need Analysis (TNA) adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi jenis pelatihan apa yang diperlukan dan memberikan rincian yang terkait dengan pelaksanaan pelatihan. Ini juga dikenal sebagai alat untuk mengidentifikasi keterampilan, pengetahuan, dan sikap baru yang perlu diperoleh karyawan untuk meningkatkan kinerja.
Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Need Analysis) membantu organisasi untuk mengetahui kesenjangan dalam hal keterampilan dan pelatihan pada karyawan mereka yang ada untuk melakukan pekerjaan saat ini dan yang akan datang secara efisien. Manajer Pelatihan menggunakan analisis dengan sangat hati-hati untuk merancang program pelatihan yang tepat untuk memenuhi persyaratan keterampilan dan pelatihan karyawan untuk meningkatkan produktivitas, dan pada akhirnya mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan oleh organisasi.
Pengertian Training Need Analysis (TNA)
Analisis kebutuhan pelatihan (TNA), juga dikenal sebagai penilaian kebutuhan pelatihan, adalah proses yang digunakan organisasi untuk menentukan kesenjangan antara pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan karyawan saat ini dan yang diinginkan.
Informasi yang Anda kumpulkan selama analisis kebutuhan pelatihan membantu Anda mendapatkan gambaran menyeluruh tentang perusahaan Anda dan menentukan bidang pembelajaran dan pengembangan mana yang perlu Anda fokuskan untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan. Dengan kata lain, proses ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang saat ini kurang dimiliki karyawan Anda sehubungan dengan tujuan Anda sebagai perusahaan. Anda kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk merancang rencana pengembangan yang efektif bagi karyawan.
Training Need Analysis yang efektif menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti :
- Karyawan mana yang memerlukan pelatihan?
- Pelatihan seperti apa yang mereka butuhkan?
- Bagaimana Anda bisa merancang program pelatihan yang efektif untuk mereka?
- Apa dampak pelatihan terhadap kinerja karyawan Anda?
- Berapa tingkat investasi dan sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan program pelatihan yang efektif?
Mengapa Pelatihan Perlu Analisis?
Analisis Kebutuhan Pelatihan melihat pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan karyawan secara global untuk menentukan jenis pelatihan apa yang mereka butuhkan untuk menggerakkan perusahaan Anda menuju tujuannya. Tetapi mengapa Analisis Kebutuhan Pelatihan sangat penting?
Analisis Kebutuhan Pelatihan berfokus pada sasaran dan tujuan organisasi Anda dan kemudian mencari tahu tugas-tugas dan orang-orang yang dibutuhkan untuk mencapainya. Ini mengumpulkan beberapa data dasar tentang di mana karyawan Anda memulai sehingga Anda dapat memberi mereka alat yang mereka butuhkan untuk memenuhi tujuan perusahaan Anda.
Jika Anda tidak melakukan langkah ini, maka itu seperti menempatkan karyawan Anda terapung-apung di atas rakit di tengah lautan tanpa ada daratan yang terlihat. Mereka tidak akan tahu ke arah mana harus mendayung, dan pada akhirnya, mereka semua akan lelah dan menyerah.
Metode Training Need Analysis (TNA)
Setelah Anda membiasakan diri dengan berbagai jenis analisis, mari kita lihat metode untuk benar-benar melakukan analisis tersebut. Ada berbagai metode analisis kebutuhan pelatihan.
Tidak semua metode sesuai untuk setiap perusahaan. Pilihlah metode yang paling sesuai dengan tujuan Anda:
Kuesioner
Meskipun pelaporan mandiri terkenal tidak dapat diandalkan, ini bisa menjadi tempat yang bagus untuk memulai. Seberapa kompeten karyawan Anda? Apa yang mereka inginkan untuk mendapatkan lebih banyak pelatihan?
Pengamatan
Jika memungkinkan, pengamatan rutin bisa menjadi metode analisis kebutuhan pelatihan yang bagus. Kunci dari metode ini adalah melakukan beberapa pengamatan dari waktu ke waktu, membuatnya informal dan tanpa pemberitahuan. Karyawan harus tahu bahwa pengamatan ini tidak bersifat menghukum, tetapi hanya untuk tujuan pelatihan.
Wawancara
Setiap orang dari manajer hingga petugas parkir memiliki sesuatu untuk dikatakan tentang perusahaan. Meskipun wawancara komprehensif semacam itu mungkin tidak diperlukan, namun berbicara langsung dengan para manajer dan supervisor tentang apa yang mereka lihat bisa menjadi awal yang baik untuk memulai.
Memeriksa Pekerjaan
Di sinilah semuanya bersatu. Apakah pekerjaan yang dihasilkan mencerminkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang sesuai yang Anda harapkan untuk peran atau posisi tertentu? Apakah berkualitas tinggi atau adakah area yang perlu diperbaiki?
Penilaian
Kita semua mengira bahwa tes berisiko tinggi sudah berakhir ketika kita lulus dari perguruan tinggi, tetapi salah satu cara untuk mengevaluasi pengetahuan karyawan dengan cepat adalah dengan penilaian pilihan ganda singkat, yang disampaikan secara online.
Lihatlah Pesaing Anda
Terakhir, penting untuk mengetahui posisi Anda dalam industri Anda.
Bagaimana keadaan pesaing terdekat Anda? Apakah angka penjualan mereka lebih tinggi? Peringkat kepuasan pelanggan lebih baik? Jika demikian, apa yang mereka lakukan untuk mewujudkannya?
Ini tidak berarti bahwa Anda harus mengubah seluruh model bisnis Anda, tetapi mungkin karyawan Anda bisa menggunakan penyegaran cepat di satu area yang akan membuat mereka lebih kompetitif.
Proses Training Need Analysis (TNA)
Ada berbagai tahapan analisis kebutuhan pelatihan yang digunakan oleh organisasi berdasarkan profil pekerjaan karyawan. Namun, ada proses tetap yang diikuti dalam semua jenis analisis kebutuhan pelatihan. Berikut adalah 4 langkah proses analisis kebutuhan pelatihan:
1. Analisis Kesenjangan Kinerja
Di sini hasil operasi saat ini dan yang diinginkan dari kinerja karyawan dibandingkan untuk mengidentifikasi kesenjangan kinerja. Kesenjangan kinerja ini juga dapat disebut sebagai perbedaan antara produktivitas yang dibutuhkan dan produktivitas aktual organisasi.
2. Analisis Akar Masalah
Analisis akar masalah adalah cara untuk menentukan masalah dasar di balik kesenjangan kinerja. Masalah-masalah tersebut diklasifikasikan ke dalam 5 kategori seperti keterampilan, sumber daya, insentif, motivasi, dan informasi seperti umpan balik. Dengan menggunakan analisis akar masalah, dapat diidentifikasi area mana yang menyebabkan kurangnya kinerja dan area mana yang perlu ditingkatkan.
3. Analisis Kebutuhan
Analisis terperinci dilakukan untuk merancang dan mengimplementasikan intervensi yang sesuai untuk menyelesaikan masalah kinerja. Berdasarkan kategori-kategori yang diidentifikasi dalam analisis akar masalah, kebutuhan khusus untuk perbaikan ditangani dalam langkah ini. Analisis ini mencakup analisis khalayak pelatihan, analisis pekerjaan, analisis tugas, analisis lingkungan, dan analisis biaya-manfaat.
4. Rekomendasi
Pada langkah ini, solusi pelatihan yang tepat diusulkan. Ini mengidentifikasi jenis program pelatihan yang tepat yang harus dijalankan organisasi untuk meningkatkan produktivitas kerja secara keseluruhan.
Kapan Harus Menjalankan Training Need Analysis?
Ini adalah konsep yang sederhana. Bayangkan Anda ingin pergi ke Gurun Sahara untuk pertama kalinya, tetapi Anda tidak tahu di mana letaknya. Lebih jauh lagi, Anda tidak yakin di mana menemukan komputer yang mungkin Anda gunakan untuk mencari tahu di mana letaknya, dan Anda tidak dapat menemukan peta untuk menemukan perpustakaan terdekat untuk berjalan kaki untuk mendapatkan atlas. Anda tidak memiliki telepon untuk meminta bantuan. Anda tidak memiliki alat bantu atau sumber daya yang Anda perlukan untuk mulai merencanakan perjalanan Anda.
Analisis kebutuhan pelatihan akan mengetahui dengan tepat di mana Anda memulai dan apa yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk mencapai tujuannya.
Bagaimana Anda Melakukan Analisis Kebutuhan Pelatihan?
Sebelum membagikan contoh proses TNA untuk membantu Anda membuat TNA Anda sendiri, mari kita lihat beberapa tip dan praktik terbaik untuk diingat.
- Gunakan profil tempat kerja untuk memetakan pengetahuan dan keterampilan apa yang dibutuhkan pekerja untuk memenuhi tanggung jawab peran spesifik mereka.
- Cari kesenjangan kinerja antara kinerja saat ini dan di mana Anda ingin berada.
- Mintalah umpan balik dan saran dari karyawan. Apa tujuan pembelajaran pribadi mereka yang diinginkan? Keterampilan apa yang akan membantu mereka berkinerja lebih baik? Apa yang menghalangi mereka untuk berkinerja lebih baik sekarang?
- Jangan lupa untuk mempertimbangkan kebutuhan kepatuhan selama TNA Anda, terutama dalam hal materi pelatihan. Pastikan pelatihan apa pun yang Anda tawarkan sesuai dengan undang-undang federal, negara bagian, dan lokal.
- Jangan hanya mempertimbangkan posisi Anda sekarang. Pastikan Anda juga mempertimbangkan sasaran perusahaan Anda untuk tahun depan.
- TNA terbaik tidak hanya mengatasi kesenjangan keterampilan dalam tenaga kerja Anda. Ini juga harus fokus pada peningkatan keterampilan yang ada untuk meningkatkan tingkat kinerja.
- Fokus pada tujuan mayoritas. Ini termasuk memprioritaskan keterampilan baru yang akan menguntungkan seluruh tim daripada keterampilan khusus yang berfokus pada satu atau dua karyawan. Hal ini terutama berlaku jika Anda memiliki anggaran terbatas. Keterampilan ini mungkin akan memiliki dampak yang lebih besar pada bisnis Anda secara keseluruhan dan kesuksesan Anda selama setahun ke depan.
Kelebihan dan Kekurangan Analisis Kebutuhan Pelatihan
Setiap proses dan alat yang digunakan dalam manajemen sumber daya manusia memiliki beberapa poin positif dan negatif. Berikut ini beberapa manfaat dan isu-isu yang berkaitan dengan pelatihan yang perlu dianalisis:
Kelebihan dari Analisis Kebutuhan Pelatihan
- Ini menentukan populasi yang paling membutuhkan pelatihan agar dapat berkinerja baik dalam organisasi.
- Ini menentukan jenis pelatihan apa yang diperlukan dalam hal keterampilan, pengetahuan, kemampuan, kompetensi, dan perilaku karyawan.
- Hal ini membantu manajemen untuk mengarahkan sumber daya ke daerah-daerah yang paling prioritas untuk pelatihan.
- Ini membantu karyawan dan organisasi untuk meningkatkan produktivitas kerja.
- Ini membantu perusahaan untuk meningkatkan kualitas layanan mereka dan dengan demikian membantu dalam retensi pelanggan.
Kekurangan dari Analisis Kebutuhan Pelatihan
- Analisis kebutuhan pelatihan bisa menjadi proses yang memakan waktu karena mencakup banyak penilaian dan survei.
- Analisis kebutuhan pelatihan dapat menjadi urusan yang mahal bagi perusahaan karena sering kali pihak yang lelah disewa untuk melakukan analisis kebutuhan pelatihan.
- Rendahnya tingkat respons karyawan terhadap survei internal dapat berdampak negatif pada efektivitas analisis kebutuhan pelatihan
- Seringkali ketika proses panjang analisis kebutuhan pelatihan selesai, manajemen tidak lagi ingin memenuhi tujuan bisnis yang sama
- Karyawan sering ragu-ragu untuk memberikan respon yang jujur pada penilaian diri yang dapat mempengaruhi hasil analisis kebutuhan pelatihan
Kesimpulan
Analisis Kebutuhan Pelatihan mengidentifikasi kompetensi karyawan dan mengisi kesenjangan sikap, pengetahuan, dan keterampilan untuk mencapai tujuan organisasi. TNA tidak hanya membantu dalam memilih pelatihan terbaik, tetapi juga segala aspek yang berhubungan dengan tujuan pelatihan untuk masa depan perusahaan. Pelatihan menjadi sangat penting dalam kesuksesan organisasi mana pun. Penerapan proses TNA yang tepat akan meningkatkan efektivitas pelatihan secara eksponensial tanpa membuang banyak waktu, energi, dan uang.
Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.