Bagikan artikel:

Cara termudah untuk memahami Root Cause Analysis (RCA) adalah dengan memikirkan masalah-masalah umum. Jika kita sakit dan muntah di tempat kerja, kita akan pergi ke dokter dan meminta mereka untuk menemukan akar penyebab penyakit kita. Jika mobil kita berhenti bekerja, kita akan meminta montir untuk menemukan akar masalahnya. Jika bisnis kita berkinerja buruk (atau berkinerja baik) di area tertentu, kita akan mencoba mencari tahu penyebabnya. Untuk setiap contoh ini, kita bisa menemukan solusi sederhana untuk setiap gejala.

Untuk berhenti muntah di tempat kerja, kita bisa tinggal di rumah dengan membawa ember. Untuk bepergian tanpa mobil, kita bisa naik bus dan meninggalkan mobil kita yang rusak di rumah. Namun solusi-solusi ini hanya mempertimbangkan gejalanya saja dan tidak mempertimbangkan penyebab yang mendasari gejala-gejala tersebut. Contoh penyebabnya seperti infeksi perut yang membutuhkan obat, atau alternator mobil yang rusak yang perlu diperbaiki.

Untuk memecahkan atau menganalisis masalah, kita perlu melakukan analisis akar masalah dan mencari tahu apa penyebabnya dan bagaimana cara memperbaikinya.

Table of Contents

Apa Itu Root Cause Analysis?

Masalah dan kecelakaan tidak dapat dihindari dalam organisasi mana pun, bahkan dalam situasi terbaik sekalipun. Baik perusahaan yang beretika, proaktif, dan dikelola dengan baik maupun perusahaan dengan pendekatan reaktif akan menghadapi masalah, tetapi perusahaan yang beretika akan mengalami masalah yang lebih sedikit dan lebih cepat pulih karena memprioritaskan analisis akar masalah.

Analisis Akar Masalah atau Root Cause Analysis (RCA) adalah proses manajemen kualitas yang digunakan organisasi untuk mencari akar masalah, isu, atau insiden setelah terjadi. Meskipun mungkin tergoda untuk hanya mengatasi gejala masalah saat mereka muncul, mengatasi gejala adalah proses reaktif yang secara inheren menjamin serangkaian masalah yang berulang dan sering kali memburuk.

Analisis akar masalah membantu organisasi menguraikan akar penyebab masalah, mengidentifikasi tindakan korektif yang tepat, dan mengembangkan rencana untuk mencegah kejadian di masa depan. Hal ini bertujuan untuk mengimplementasikan solusi terhadap masalah yang mendasari untuk operasi yang lebih efisien secara keseluruhan.

Kapan Anda Harus Melakukan Root Cause Analysis?

Organisasi melakukan analisis akar masalah ketika masalah muncul atau insiden terjadi, tetapi ada sejumlah masalah yang memerlukan RCA. Pemicu root cause analysis terbagi dalam tiga kategori besar, yaitu:

Masalah fisik

Ketika komponen atau peralatan dunia nyata gagal dalam beberapa hal (misalnya, komputer desktop berhenti bekerja atau komponen dari vendor pihak ketiga memberikan kinerja di bawah standar).

Penyebab manusia (atau kesalahan manusia)

Ketika orang melakukan kesalahan atau gagal menyelesaikan tugas yang diwajibkan (misalnya, seorang karyawan gagal melakukan pemeliharaan rutin pada peralatan, sehingga menyebabkan peralatan tersebut rusak).

Masalah organisasi

Kerusakan pada sistem, proses, atau kebijakan yang digunakan orang untuk mengambil keputusan (misalnya, perusahaan gagal melatih anggota tim tentang protokol keamanan siber, sehingga perusahaan rentan terhadap serangan cyber).

Cara Melakukan Root Cause Analysis

Organisasi bisa melakukan analisis akar masalah untuk berbagai alasan, mulai dari gangguan layanan email yang biasa terjadi hingga kegagalan peralatan yang sangat parah. Terlepas dari sifat atau cakupan masalahnya, melakukan analisis akar masalah harus mencakup langkah-langkah mendasar yang sama.

1. Identifikasi Masalah

Jika Anda telah memutuskan untuk melakukan analisis akar masalah, departemen atau organisasi Anda kemungkinan besar mengalami suatu masalah yang akut, atau setidaknya ingin melakukan perbaikan substantif pada proses tertentu. Oleh karena itu, langkah pertama dari proses analisis akar masalah adalah mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah yang ingin Anda tangani. Tanpa masalah yang didefinisikan dengan jelas, mustahil untuk mengidentifikasi akar penyebabnya dengan benar.

Ketika departemen memiliki gagasan yang jelas tentang masalahnya, inilah saatnya untuk menyusun pernyataan masalah yang menjelaskan masalah tersebut untuk semua orang yang akan membantu RCA.

2. Membentuk Tim RCA

Setelah masalah diidentifikasi dan diartikulasikan dengan jelas kepada semua pihak yang terlibat, pimpinan harus membuat piagam proyek, yang akan membentuk tim untuk menyelesaikan analisis. Tim ini harus mencakup seorang fasilitator yang akan memimpin tim dalam melakukan analisis dan anggota tim yang memiliki pengetahuan pribadi dan/atau profesional mengenai sistem, proses, dan insiden yang akan Anda selidiki.

3. Mengumpulkan Data yang Relevan

Pengumpulan data adalah dasar dari proses pemecahan masalah. Pada tahap ini, sangat penting untuk menemukan setiap informasi yang dapat membantu Anda mengidentifikasi faktor-faktor yang berkontribusi, dan pada akhirnya akar penyebab masalah. Hal ini dapat mencakup pengumpulan foto dan laporan insiden, melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkena dampak, serta meninjau kebijakan dan prosedur yang ada. Beberapa pertanyaan yang mungkin ingin Anda tanyakan selama pengumpulan data:

Kapan masalah mulai terjadi dan sudah berapa lama?
Gejala-gejala apa saja yang telah diamati oleh tim?
Dokumentasi apa yang dimiliki organisasi/departemen untuk membuktikan adanya masalah?
Bagaimana masalah tersebut mempengaruhi karyawan dan pemangku kepentingan lainnya?
Siapa yang dirugikan atau terpengaruh oleh adanya masalah ini?

4. Mengidentifikasi Kemungkinan Akar Masalah

Ini adalah langkah yang paling penting dalam proses RCA. Pada tahap ini, tim telah mengumpulkan semua informasi yang diperlukan dan mulai melakukan brainstorming untuk mencari faktor penyebab. Analisis akar masalah yang efektif membutuhkan keterbukaan terhadap semua kemungkinan penyebab utama dari suatu masalah, sehingga setiap orang dalam tim RCA harus memasuki tahap brainstorming dengan pikiran terbuka. Hindari upaya untuk menentukan akar penyebab sampai setiap kemungkinan diidentifikasi dan diperiksa; memulai proses investigasi insiden dengan praduga dapat membiaskan hasil dan mempersulit untuk menentukan akar penyebab yang sebenarnya.

5. Tentukan Akar Masalah

Setelah tim RCA memiliki daftar lengkap kemungkinan penyebab dan faktor yang berkontribusi, sekarang saatnya untuk menentukan akar penyebab masalah. Analisis setiap kemungkinan penyebab dan periksa dampak aktual dari masing-masing penyebab untuk mengetahui kemungkinan mana yang paling bermasalah, mana yang memiliki kesamaan, dan mana yang dapat dihilangkan sama sekali. Bersiaplah untuk kemungkinan bahwa ada beberapa akar penyebab masalah.

Setelah tim mempersempit daftar kemungkinan, urutkan akar penyebab potensial yang tersisa berdasarkan dampaknya dan kemungkinan mereka adalah akar penyebab masalah. Pimpinan akan memeriksa dan menganalisis setiap kemungkinan dan berkolaborasi dengan tim RCA untuk menentukan akar masalah yang sebenarnya.

6. Menemukan dan Menerapkan Solusi

Setelah tim menentukan akar permasalahan dan menjabarkan semua rincian masalah, mereka harus mulai melakukan brainstorming solusi. Solusi tersebut harus secara langsung mengatasi akar masalah, dengan mempertimbangkan logistik untuk melaksanakan solusi dan potensi hambatan yang mungkin dihadapi tim di sepanjang jalan. Elemen-elemen ini akan membentuk rencana tindakan yang akan membantu tim mengatasi masalah saat ini dan mencegah terulangnya masalah yang sama.

Metodologi Root Cause Analysis

Meskipun semua RCA akan mencakup langkah-langkah dasar yang sama, ada banyak sekali metode analisis akar masalah yang dapat membantu organisasi mengumpulkan data secara efisien dan efektif. Biasanya, perusahaan akan memilih metode dan menggunakan alat bantu analisis akar masalah, seperti templat analisis dan perangkat lunak, untuk menyelesaikan prosesnya.

5 Why (Mengapa)

Pendekatan 5 Whys berakar pada gagasan bahwa mengajukan lima pertanyaan “Mengapa?” dapat membawa Anda ke akar masalah. 5 Whys mendorong para pemecah masalah untuk menghindari asumsi dan terus bertanya “mengapa” hingga mereka mengidentifikasi akar penyebab masalah. Dalam kasus analisis akar masalah organisasi yang diformalkan, sebuah tim mungkin hanya perlu mengajukan tiga pertanyaan mengapa untuk menemukan akar masalah, tetapi mereka juga mungkin perlu mengajukan 50 atau 60 pertanyaan. Tujuan dari 5 Why adalah untuk mendorong tim untuk mengajukan pertanyaan sebanyak yang diperlukan untuk menemukan jawaban yang benar.

Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) atau Analisis Modus dan Efek Kegagalan

Analisis mode dan efek kegagalan adalah salah satu pendekatan yang paling ketat untuk root cause analysis. Mirip dengan analisis risiko, FMEA mengidentifikasi setiap kemungkinan kegagalan sistem/proses dan memeriksa dampak potensial dari setiap kegagalan hipotesis. Organisasi kemudian menangani setiap akar penyebab yang kemungkinan besar akan mengakibatkan kegagalan.

Diagram Pareto

Diagram pareto menggabungkan fitur diagram batang dan diagram garis untuk memahami frekuensi akar masalah yang paling umum dalam organisasi. Bagan ini menampilkan akar masalah dalam urutan frekuensi yang menurun, dimulai dari yang paling umum dan/atau yang paling mungkin terjadi. Tim kemudian membahas akar masalah yang solusinya memberikan manfaat paling signifikan bagi organisasi.

Analisis Dampak

Analisis dampak memungkinkan organisasi untuk menilai potensi dampak positif dan negatif dari setiap akar penyebab yang mungkin terjadi.

Analisis perubahan

Analisis perubahan sangat membantu dalam situasi di mana kinerja sistem atau proses telah berubah secara signifikan. Saat melakukan RCA jenis ini, departemen melihat bagaimana keadaan di sekitar masalah atau insiden telah berubah dari waktu ke waktu. Memeriksa perubahan dalam hal personal, informasi, infrastruktur, atau data, di antara faktor-faktor lainnya, dapat membantu organisasi memahami faktor mana yang menyebabkan perubahan kinerja.

Analisis Kejadian (Event Analysis )

Analisis kejadian biasanya digunakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah besar, masalah kejadian tunggal, seperti tumpahan minyak atau runtuhnya bangunan. Analisis kejadian bergantung pada proses pengumpulan bukti yang cepat (namun menyeluruh) untuk menciptakan kembali urutan kejadian yang menyebabkan insiden tersebut. Setelah garis waktu ditetapkan, organisasi dapat dengan lebih mudah mengidentifikasi faktor penyebab dan faktor yang berkontribusi.

Analisis pohon faktor sebab akibat (Causal Factor Tree Analysis)

Ini juga dikenal sebagai analisis faktor penyebab, analisis pohon faktor penyebab memungkinkan organisasi untuk mencatat dan menampilkan secara visual menggunakan pohon faktor penyebab setiap keputusan, peristiwa, atau tindakan yang menyebabkan masalah tertentu.

Diagram Ishikawa

Diagram Ishikawa (atau diagram Tulang Ikan) adalah diagram sebab-akibat yang memvisualisasikan keadaan di sekitar masalah. Diagram ini menyerupai kerangka ikan, dengan daftar panjang penyebab yang dikelompokkan ke dalam subkategori terkait.

DMAIC

DMAIC adalah singkatan dari proses Define, Measure, Analyze, Improve, and Control. Metodologi peningkatan proses berbasis data ini berfungsi sebagai bagian dari praktik Six Sigma organisasi.

Analisis Akar Masalah Kepner-Tregoe

Metodologi RCA ini mengusulkan untuk menemukan akar penyebab suatu masalah dengan bergerak melalui proses pemecahan masalah empat langkah. Proses ini dimulai dengan analisis situasi dan dilanjutkan dengan analisis masalah dan analisis solusi, yang diakhiri dengan analisis potensi masalah.

Analisis Pohon Kesalahan (Fault Tree Analysis/FTA)

FTA memungkinkan organisasi untuk memetakan secara visual hubungan sebab akibat potensial dan mengidentifikasi akar masalah menggunakan logika boolean.

Analisis Pembatas (Barrier Analysis)

Analisis pembatas didasarkan pada gagasan bahwa pembatas yang tepat dapat mencegah masalah dan insiden. Jenis RCA ini, yang sering digunakan dalam manajemen risiko, memeriksa bagaimana ketiadaan batasan yang tepat menyebabkan masalah dan memberikan saran untuk memasang batasan yang dapat mencegah masalah tersebut terulang kembali.

Manfaat Analisis Akar Masalah

Perusahaan yang menggunakan proses RCA ingin mengakhiri “pemadaman kebakaran” dan mengobati gejala-gejala masalah. Sebaliknya, mereka ingin mengoptimalkan operasi bisnis, mengurangi risiko, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Berinvestasi dalam proses analisis akar masalah memberikan kerangka kerja untuk pengambilan keputusan yang lebih baik secara keseluruhan, dan memungkinkan organisasi untuk mendapatkan keuntungan, seperti:

Peningkatan berkelanjutan: Analisis akar masalah adalah proses yang berulang, yang tidak hanya berusaha untuk mengatasi masalah akut, tetapi juga untuk meningkatkan keseluruhan sistem dari waktu ke waktu, dimulai dari penyebab yang mendasarinya. Sifat berulang dari analisis akar masalah memberdayakan organisasi untuk memprioritaskan peningkatan proses yang berkelanjutan.
Peningkatan produktivitas: Mencegah waktu henti, penundaan, pengurangan pekerja, dan masalah produksi lainnya dalam organisasi yang dapat menghemat waktu karyawan, membebaskan bandwidth untuk fokus pada tugas-tugas penting lainnya.
Biaya lebih hemat: Ketika peralatan rusak atau software bug menyebabkan penundaan, organisasi kehilangan uang dan pekerja menjadi frustrasi. Analisis akar masalah membantu menghilangkan biaya untuk terus memperbaiki masalah yang berulang, sehingga menghasilkan operasi yang lebih efisien secara finansial secara keseluruhan.
Mencegah kecacatan produk: Ketika perusahaan gagal mengatasi masalah yang mendasarinya, mereka dapat secara tidak sengaja mempengaruhi kualitas produk akhir. Mengatasi masalah yang terus-menerus sebelum menjadi “bola salju” akan melindungi organisasi dari kerugian pendapatan dan reputasi yang terkait dengan cacat produk di kemudian hari.
Mengurangi risiko: Meningkatkan proses dan sistem bisnis membuat peralatan tetap berjalan dengan aman dan membantu pekerja menghindari bahaya keselamatan di tempat kerja.

Kesimpulan

Root Cause Analysis (RCA) adalah metodologi pemecahan masalah yang ampuh yang berfungsi sebagai alat bantu penting di berbagai bidang, termasuk teknik, perawatan kesehatan, manajemen kualitas, dan banyak lagi. Tujuan utamanya adalah untuk menyelidiki lebih dalam akar penyebab masalah daripada hanya menangani gejala permukaannya saja. Melalui investigasi, pengumpulan data, dan analisis yang sistematis, RCA memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mendasari yang berkontribusi terhadap masalah dan insiden.

RCA menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan dengan tidak hanya memperbaiki masalah yang ada, namun juga mencegah terulangnya masalah tersebut. RCA menekankan pentingnya belajar dari kesalahan dan kejadian nyaris celaka, sehingga mendorong kemajuan dan inovasi. Proses ini sering kali mengungkap kelemahan sistemik dan kesenjangan proses, sehingga mendorong perbaikan yang diperlukan dalam struktur organisasi, prosedur, dan pelatihan.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.