Minutes of Meeting: Cara Membuat Rapat Lebih Efisien dan To The Point!

Minutes of Meeting (MoM) memainkan peran penting dalam mendokumentasikan diskusi, keputusan, dan tindakan yang diambil selama rapat. Catatan-catatan ini tidak hanya berfungsi sebagai referensi bagi para peserta, tetapi juga memberikan wawasan penting bagi mereka yang tidak dapat hadir. Minutes of meeting biasanya dibagikan setelah rapat dan membentuk catatan resmi yang dapat dirujuk kembali kapan saja.

Proses membuat minutes of meeting melibatkan kegiatan mendengarkan dengan cermat, membuat catatan, dan meringkas poin-poin penting. Orang yang bertanggung jawab untuk membuat MoM diharapkan untuk menangkap semua informasi yang relevan secara akurat sambil menghindari interpretasi subyektif atau bias pribadi.

Catatan rapat adalah catatan tertulis tentang jalannya rapat. Ini biasanya mencakup tanggal, waktu, dan lokasi pertemuan, serta nama peserta. Catatan juga merekam topik yang dibahas, keputusan yang dibuat, dan tindakan apa pun yang disepakati.

Pengertian Minutes of Meeting (MoM)

Minutes of Meeting (MoM) adalah catatan tertulis dari percakapan dan keputusan yang dibuat selama rapat. Ini berlaku untuk semua jenis grup dalam perusahaan, termasuk dewan direksi, tim kepemimpinan, dan investor.

Menulis minutes of meeting penting untuk setiap rapat yang memerlukan catatan resmi. Catatan atau transkrip tertulis ini kemudian dapat digunakan untuk mencatat apa yang dibahas dan diputuskan pada rapat, memberi tahu anggota tim yang tidak dapat hadir tentang apa yang terjadi, atau untuk melacak keputusan dan tindakan yang dapat ditinjau kembali. Oleh karena itu, minutes of meeting dari rapat sebelumnya dapat digunakan untuk membuat keputusan organisasi di masa mendatang.

Satu fakta menarik tentang minutes of meeting adalah bahwa istilah “minutes” tidak ada hubungannya dengan waktu. Sebenarnya, itu berasal dari istilah Latin “minutia” (yang berarti hal-hal sepele atau detail). Menurut beberapa sumber, istilah “minutes meeting” pertama kali muncul pada abad ke-18, langsung dari bahasa Latin “minuta scriptura”, yang berarti “catatan kecil”.

Dengan kata lain, minutes of meeting adalah perincian (atau ringkasan singkat) tentang apa yang terjadi selama rapat.

Siapa yang Membuat Catatan Rapat?

Sekretaris umumnya yang paling sering membuat dan menyiapkan minutes of meeting. Organisasi nirlaba, entitas pemerintah, sekolah, perusahaan publik, dan serikat pekerja biasanya diminta untuk mencatat minutes of meeting resmi. Namun, banyak perusahaan lain juga menggunakan catatan rapat untuk menyimpan catatan resmi.

Jika tidak ada peran khusus untuk ini di perusahaan Anda, pekerjaan harus digilir di antara orang-orang yang tahu cara membuat catatan untuk rapat. Saat membuat catatan rapat, sebaiknya gunakan template yang sudah dimiliki oleh perusahaan terkait.

Kegunaan Minutes of Meeting

Minutes of meeting merupakan catatan berguna yang dapat menawarkan berbagai keuntungan kepada tim maupun perusahaan. Beberapa kegunaan dari minutes of meeting (MoM) antara lain:

Membuat rapat lebih efisien

Minutes of meeting dapat membantu menghindari diskusi tanpa akhir dan bolak-balik karena membuat segalanya lebih efisien. Selain itu, dapat menghindari peserta yang berbicara keluar dari pembahasan karena Anda akan memiliki daftar persis apa yang perlu didiskusikan dan dilakukan tepat di depan Anda.

Format catatan rapat yang efektif juga membantu dalam hal ini, karena hal-hal terkait agenda sering kali ditempatkan di tabel yang menetapkan kontak, rencana tindakan, dan sejenisnya.

Menguraikan struktur rapat

Sebagai aturan umum, seorang pemimpin rapat tidak boleh pergi ke rapat tanpa rencana yang tepat yang menguraikan apa yang perlu didiskusikan. Jika Anda menyusun minutes of meeting, Anda akan terbiasa menentukan pembahasan agenda rapat terlebih dahulu. Ini akan menambah struktur pada rapat Anda dan memastikan semuanya didiskusikan secara menyeluruh namun efisien.

Menghindari melupakan topik penting

Jika Anda tahu cara membuat minutes of meeting secara efektif dan merevisi catatan rapat sebelum rapat, Anda dapat memastikan tidak ada hal penting yang terlewatkan dari diskusi. Anda akan dapat merujuk ke agenda yang sudah ditandai di draf Anda dan bahkan memeriksa catatan rapat dari masa lalu.

Rekap catatan rapat juga merupakan dokumen praktis yang dapat dilihat sekilas sebelum rapat berakhir, hanya untuk memastikan semuanya telah tercakup.

Meningkatkan akuntabilitas

Minutes of meeting menambah tingkat akuntabilitas pada apa yang dibahas dalam rapat dan rapat itu sendiri. Ketika suatu topik didiskusikan dalam rapat, orang yang membuat catatan rapat biasanya menuliskan tim, penghubung, atau pemimpin yang terkait dengan item rapat tersebut.

Hal ini memberikan pertanggungjawaban kepada orang-orang tertentu atas topik tersebut dan menghindari kebingungan seputar siapa yang “bertanggung jawab” atas satu tugas atau lainnya.

Bukti tenggat waktu

Catatan rapat membantu membuat tenggat waktu penting tetap terlihat, sehingga semua orang yang terlibat dapat mengalokasikan waktunya dengan benar dan proyek dapat tetap sesuai jadwal. Ini membantu Anda menyoroti tanggal tenggat waktu yang penting dan memastikan mereka yang bertanggung jawab diberi tahu sebelumnya.

Meningkatkan hubungan klien

Catatan rapat dapat menjadi alat akuntabilitas yang bagus untuk klien. Jika pernah ada keraguan tentang apakah suatu item dibahas dalam rapat (atau apakah rapat itu bahkan diadakan), catatan menit rapat adalah dokumen yang berguna untuk merujuk kembali untuk memberikan kejelasan dan menghindari frustrasi.

Elemen-elemen Minutes of Meeting

Gaya dan isi minutes of meeting akan bervariasi tergantung pada organisasi dan strukturnya. Terlepas dari itu, harus selalu menyertakan dasar-dasarnya, seperti tanggal, waktu, dan peserta. Tetapi banyak organisasi juga akan mendapat manfaat dari memiliki item opsional lainnya seperti dokumen pelengkap dan item tindakan.

Di bawah ini merupakan 8 elemen dasar minutes of meeting, yaitu:

• Tanggal.
• Waktu.
• Lokasi.
• Peserta.
• Topik yang dibahas.
• Tindakan.
• Hasil pemungutan suara.
• Tanggal dan tempat pertemuan berikutnya.

Sebagian besar organisasi akan menambahkan setidaknya satu atau dua elemen lain dalam catatan rapat mereka. Di luar yang mendasar, catatan rapat dapat menyertakan dan disusun dengan cara apa pun yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Berikut adalah beberapa elemen khusus yang dapat Anda sertakan dalam catatan rapat:

• Dokumen pelengkap.
• Tujuan pertemuan.
• Item yang akan dibahas lain kali.
• Pembaruan status proyek dan hasil pemungutan suara.
• Langkah selanjutnya, seperti penelitian dan tindak lanjut.
• Bagian untuk menentukan peserta yang merupakan tamu, bukan pemilih, atau pembicara.
• Koreksi atau perubahan catatan rapat sebelumnya.

Langkah-langkah Membuat Minutes of Meeting

Selanjutnya mari kita bahas langkah-langkah tentang cara membuat catatan rapat.

1. Buat garis besar

Gunakan item agenda Anda untuk menyiapkan garis besar catatan rapat dan mengisi daftar peserta rapat. Format rapat yang konsisten dan membuat garis besar rapat dapat membuat proses membuat agenda, menugaskan pembicara, dan merekam konten rapat menjadi lebih mudah.

2. Centang peserta saat mereka masuk

Saat membuat menit untuk rapat, tandai peserta saat mereka memasuki ruangan untuk memastikan Anda tidak melewatkan siapa pun. Saat rapat dimulai, lakukan panggilan kehadiran terakhir dan catat hasilnya.

3. Catatan rapat sebelumnya

Jika perlu, sertakan referensi ke pembahasan dari catatan rapat sebelumnya, seperti:

• Catatan rapat sebelumnya dengan item tindakan yang telah direvisi.
• Ringkasan catatan rapat sebelumnya.
• Item yang akan diperluas ke rapat saat ini sebagai item tindakan.

4. Jangan menulis semuanya

Saat membuat catatan rapat, tuliskan informasi yang penting dan relevan saja. Anda tidak ingin catatan rapat dikacaukan dengan materi yang tidak penting, jadi berfokus pada detail yang berguna membantu Anda menjaga hal-hal tetap sederhana dan to the point.

5. Jangan lupa untuk merekam

Cara terbaik untuk melacak rapat adalah dengan merekamnya di smartphone, gadget, atau perangkat perekam lainnya dan memberi tahu peserta. Rekaman dapat bermanfaat bahkan jika Anda sudah mengetahui cara membuat catatan untuk rapat.

6. Letakkan catatan rapat saat sedang dibahas

Alih-alih menunggu hingga rapat selesai, tuliskan pengamatan Anda selagi catatannya masih segar di benak Anda. Mempelajari contoh catatan rapat dari rapat sebelumnya dapat membantu Anda menentukan item apa yang menurut tim Anda paling penting.

7. Tinjau dengan peserta di akhir pertemuan

Di akhir rapat, tinjau MoM dengan peserta untuk mengklarifikasi masalah apa pun, tambahkan informasi tambahan, dan periksa apakah semuanya sudah benar. Ini memberi Anda kesempatan untuk segera melakukan penyesuaian yang diperlukan.

8. Perbaiki catatan Anda dan perbaiki kesalahan ejaan

Merevisi catatan, memperbaiki kesalahan pengejaan, dan memastikan catatan ditulis dengan jelas.

Kesimpulan

Minutes of meeting adalah alat penting bagi organisasi atau perusahaan untuk melacak keputusan dan tindakan yang diambil selama rapat. Ini berfungsi sebagai catatan tentang apa yang didiskusikan dan diputuskan, membantu anggota tim tetap pada tugas dan memastikan bahwa setiap orang berada di “halaman” yang sama.

Dengan menggunakan gaya penulisan yang jelas dan ringkas, termasuk semua detail yang diperlukan, dan mengirimkannya dengan segera, MoM dapat menjadi alat komunikasi yang efektif di antara anggota tim. Meluangkan waktu untuk membuat catatan yang akurat menunjukkan profesionalisme dan dedikasi terhadap tujuan organisasi. Prioritaskan untuk membuat catatan terperinci selama rapat dan segera mengirimkannya sehingga dapat memaksimalkan produktivitas dan efisiensi.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.