Lead Time: Cara Merampingkan Alur Kerja untuk Meningkatkan Produktivitas

Munculnya ritel online telah mengubah wajah bisnis secara total. Secara khusus, hal ini telah meningkatkan ekspektasi pelanggan secara drastis, yaitu pelanggan berharap pesanan mereka akan sampai ke tangan mereka dengan penundaan yang minimal. Hal ini membawa tantangan baru bagi bisnis ritel, yang juga beroperasi di pasar yang jauh lebih kompetitif.

Manajemen inventaris yang efisien dan rantai pasokan yang lancar sangatlah penting. Peritel harus memastikan bahwa mereka memiliki produk yang tepat, dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat. Manajemen inventaris yang buruk dapat mengakibatkan serangkaian bencana, dengan pesanan pelanggan yang tidak terpenuhi atau hilang, dan tanggal pengiriman yang tidak terpenuhi.

Inilah sebabnya mengapa sangat penting bagi pengecer untuk menggunakan metrik yang tepat untuk memastikan bahwa pesanan pelanggan tidak membutuhkan waktu yang lama untuk tiba. Salah satu metrik tersebut adalah lead time, yang memainkan peran penting dalam perencanaan pemesanan ulang dan manajemen inventaris secara keseluruhan.

Pada artikel ini, akan dijelaskan mengenai lead time secara lebih panjang, menjelaskan cara menghitungnya, mengapa hal ini penting, dampak yang ditimbulkannya, dan faktor-faktor yang berpotensi mempengaruhinya.

Apa Itu Lead Time?

Lead time adalah periode antara dimulainya suatu proses dan penyelesaiannya. Artinya, ini adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk membuat produk atau layanan sehingga dapat digunakan oleh pelanggan. Lead time digunakan di berbagai industri mulai dari manufaktur hingga manajemen rantai pasokan dan manajemen proyek.

Lead time rata-rata berbeda di setiap industri. Meskipun mungkin ada kesamaan, lead time berubah berdasarkan berbagai proses. Satu kesamaan yang dimiliki semua industri adalah lead time memungkinkan bisnis untuk menjadwalkan pekerjaan dan memberikan tenggat waktu kepada klien atau pengguna akhir untuk menerima produk. Cara lain yang dapat dilakukan untuk membantu lead time adalah dengan membandingkan hasil dari tahap prapemrosesan, pemrosesan, dan pascapemrosesan untuk menemukan ketidakefisienan yang dapat Anda hilangkan di proyek-proyek masa depan agar dapat bekerja dengan lebih produktif.

Dalam bidang manufaktur, lead time biasanya mencakup beberapa tahap, termasuk pemrosesan pesanan, perencanaan produksi, pengadaan bahan, produksi, kontrol kualitas, dan pengiriman. Ini mewakili durasi antara waktu pelanggan melakukan pemesanan dan waktu mereka menerima produk jadi.

Dalam manajemen rantai pasokan, lead time mengacu pada waktu yang dibutuhkan bahan atau produk untuk bergerak melalui rantai pasokan, mulai dari pesanan awal hingga penerimaan barang oleh pelanggan. Ini termasuk waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan pesanan, produksi, transportasi, dan aktivitas lain yang terlibat dalam proses pengiriman.

Lead time merupakan faktor penting dalam operasi bisnis karena mempengaruhi kepuasan pelanggan, manajemen inventaris, dan efisiensi secara keseluruhan. Dengan memperkirakan lead time secara akurat, perusahaan dapat merencanakan jadwal produksi dengan lebih baik, mengelola tingkat inventaris, dan memenuhi harapan pelanggan. Selain itu, mengurangi lead time dapat menghasilkan pemenuhan pesanan yang lebih cepat, meningkatkan layanan pelanggan, dan meningkatkan daya saing di pasar.

Memahami Lead Time

Proses produksi dan manajemen inventaris dapat memengaruhi lead time. Dalam hal produksi, membuat semua elemen produk jadi di lokasi mungkin membutuhkan waktu lebih lama daripada menyelesaikan beberapa item di luar lokasi. Masalah transportasi dapat menunda pengiriman suku cadang yang diperlukan, menghentikan atau memperlambat produksi dan mengurangi output dan laba atas investasi.

Menggunakan suku cadang dan tenaga kerja yang bersumber secara lokal dapat mempersingkat lead time dan mempercepat produksi, dan sub-rakitan di luar lokasi dapat menghemat waktu tambahan. Mengurangi waktu produksi memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan produksi selama periode permintaan yang tinggi. Produksi yang lebih cepat dapat meningkatkan penjualan, kepuasan pelanggan, dan laba perusahaan.

Manajemen inventaris yang efisien diperlukan untuk menjaga jadwal produksi dan memenuhi permintaan konsumen. Kehabisan stok terjadi ketika inventaris atau stok tidak tersedia sehingga tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan atau perakitan produk. Produksi berhenti jika organisasi meremehkan jumlah stok yang dibutuhkan atau gagal melakukan pemesanan ulang dan pemasok tidak dapat mengisi ulang bahan dengan segera. Dengan demikian, hal ini dapat merugikan perusahaan.

Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan program inventaris yang dikelola vendor (vendor-managed inventory/VMI), yang menyediakan pengisian ulang stok secara otomatis. Program ini sering kali berasal dari pemasok di luar lokasi, menggunakan manajemen inventaris just-in-time (JIT) untuk memesan dan mengirimkan komponen berdasarkan penggunaan.

Cara Menghitung Lead Time

Saat Anda memperkirakan inventaris, Anda perlu memperhitungkan lead time. Cara Anda menghitungnya akan bergantung pada konteks spesifik. Proses yang berbeda memiliki komponen yang berbeda, yang jelas mempengaruhi panjang keseluruhannya.

Secara umum, lead time dalam manajemen inventaris adalah jumlah waktu antara saat pesanan pembelian dilakukan untuk mengisi ulang produk dan saat pesanan diterima di gudang. Lead time pesanan dapat bervariasi di antara pemasok, semakin banyak pemasok yang terlibat dalam rantai pasokan, semakin lama lead time yang dibutuhkan.

Mari kita lihat beberapa cara yang dapat digunakan untuk menghitung lead time.

Rumus untuk Perhitungan Lead Time

Rumus yang Anda gunakan untuk menghitung lead time akan bervariasi sesuai dengan keadaan. Lead time produksi, misalnya, perlu memperhitungkan lead time pra-pemrosesan (perencanaan), pemrosesan (pengadaan dan produksi), dan pasca-pemrosesan (pengiriman). Jadi, hal ini dapat diringkas dengan cara berikut:

Lead time produksi = waktu pra-pemrosesan + waktu pemrosesan + waktu pasca-pemrosesan

Saat menghitung lead time dalam manajemen inventaris, ada dua faktor utama yang perlu dipertimbangkan: penundaan pasokan (periode antara pemesanan dan penerimaan inventaris) dan penundaan pemesanan ulang (periode yang harus Anda tunggu sebelum memesan persediaan). Kedua faktor ini, di antara keduanya, mencakup jumlah waktu yang dibutuhkan pemasok untuk memproses dan memenuhi pesanan.

Oleh karena itu, rumus untuk menghitung lead time persediaan adalah sebagai berikut:

Lead time = penundaan pemesanan ulang + penundaan pasokan

Jika Anda mengalami kesulitan lebih lanjut dalam menghitung lead time, Anda dapat menggunakan kalkulator lead time untuk menentukannya. Lead time ini dapat digunakan dengan perangkat lunak manajemen inventaris untuk mengatur tanggal pengiriman, mengotomatiskan aspek-aspek proses.

Contoh Perhitungan Lead Time

Mari kita lihat contoh lead time kumulatif yang sedang bekerja untuk mendapatkan ide yang lebih baik. Misalnya, sebuah merek perhiasan menjual kalung yang sudah jadi dan sesuai pesanan. Untuk mengetahui lead time, ia harus menyertakan pra-pemrosesan, pemrosesan, dan pasca-pemrosesan dalam perhitungannya.

Bayangkan bahwa pesanan diambil sehari setelah pesanan dibuat (pra-pemrosesan), dan dibutuhkan waktu dua minggu untuk membuat barang sesuai pesanan (pemrosesan). Setelah dikemas dan dikirim (pasca-pemrosesan), dibutuhkan waktu tiga hari untuk dikirim ke pelanggan.

Mengikuti rumus sebelumnya untuk lead time produksi, akan dihitung dengan menambahkan pra-pemrosesan, pemrosesan, dan pasca-pemrosesan, sebagai berikut:

1 hari + 14 hari + 3 hari = 18 hari

Melakukan pemesanan untuk barang yang sudah jadi mungkin memiliki lead time yang lebih pendek, dan hanya membutuhkan dua hari dalam tahap pemrosesan:

1 hari + 2 hari + 3 hari = 6 hari

Memiliki lead time yang akurat untuk kedua jenis produk dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membantu menetapkan ekspektasi yang jelas.

Lead Time dan Rantai Suplai

Lead time bervariasi di antara sumber rantai pasokan, menyebabkan kesulitan dalam memprediksi kapan waktu pengiriman barang dan mengoordinasikan produksi. Sering kali hasilnya adalah kelebihan persediaan, yang membebani anggaran perusahaan.

Penjadwalan lead time memungkinkan penerimaan komponen yang diperlukan tiba bersamaan, dan mengurangi biaya pengiriman dan penerimaan. Beberapa penundaan lead time tidak dapat diantisipasi. Hambatan pengiriman karena kekurangan bahan baku, bencana alam, kesalahan manusia, dan masalah lain yang tidak dapat dikendalikan akan mempengaruhi lead time. Untuk suku cadang penting, perusahaan dapat menggunakan pemasok cadangan untuk mempertahankan produksi. Bekerja sama dengan pemasok yang menyimpan inventaris sambil terus memantau penggunaan perusahaan dapat membantu meringankan masalah yang diakibatkan oleh peristiwa yang tidak terduga.

Menimbun suku cadang yang diperlukan mungkin akan membebani biaya, tetapi mengurangi jumlah suku cadang yang berlebih juga membantu membatasi biaya produksi. Salah satu solusinya adalah perusahaan menggunakan layanan kitting untuk mengatur inventaris mereka. Dengan layanan kitting, item inventaris dikelompokkan berdasarkan penggunaan spesifiknya dalam proyek. Pekerja menghemat waktu untuk memilih dari banyak suku cadang yang lebih kecil, menjaga produksi lebih teratur dan efisien.

Mengapa Lead Time adalah Inti dari Manajemen Persediaan?

Lead time adalah pilar utama dari manajemen inventaris. Bisnis harus memastikan bahwa mereka memiliki pemahaman yang kuat tentang lead time dan dapat mengendalikannya. Jika tidak, akan ada dampak lanjutan yang serius, dengan penundaan bagi pelanggan.

Jika lead time mulai tidak terkendali, hal ini dapat membentuk lingkaran setan, dengan lead time tunggu yang semakin lama semakin memburuk karena rantai pasokan tersendat karena meningkatnya jumlah unit yang dibutuhkan. Hal ini kemudian dapat menyebabkan penundaan yang lebih lama bagi konsumen, menyebabkan lead time semakin memburuk.

Lead time yang tidak dikelola dengan baik dapat menyebabkan stok habis dan pelanggan tidak dapat memenuhi pesanan mereka. Manajemen pesanan yang tidak memadai dapat merusak reputasi bisnis, menyebabkan mereka kehilangan pelanggan dari pesaing. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk melakukan semua yang Anda bisa untuk mengontrol lead time seefektif mungkin.

Pentingnya Lead Time yang Singkat

Lead time yang singkat sangat penting karena hal ini berdampak pada aspek keuangan, emosional, dan operasional perusahaan serta hubungannya dengan pelanggan. Beberapa contoh spesifik tentang pentingnya lead time yang singkat antara lain:

• Lead time yang lebih singkat dapat membuat pelanggan lebih bahagia. Pada intinya, lead time adalah konsep untuk memberikan barang kepada pelanggan secepat mungkin. Setelah pelanggan melakukan pemesanan, mereka sering kali tidak ingin menunggu dalam waktu yang lama. Ketika lead time pendek, pelanggan mendapatkan produk mereka lebih cepat dan kemungkinan akan memiliki kepuasan pelanggan yang lebih besar dalam pengalaman pembelian mereka.
• Lead time yang lebih pendek dapat mengurangi keusangan. Barang dengan lead time yang lama berisiko menjadi usang pada saat diproduksi. Ketika sebuah produk memiliki lead time yang singkat, perusahaan memiliki risiko yang lebih kecil untuk tidak lagi diminati pada saat produk tersebut selesai dibuat.
• Lead time yang lebih pendek dapat mengurangi biaya tenaga kerja. Jika perusahaan memprioritaskan peninjauan proses manufaktur internalnya, perusahaan dapat memotong inefisiensi dan menghilangkan jam kerja yang tidak perlu. Hal ini menghasilkan pengurangan biaya dan pemanfaatan pekerja yang lebih efisien.
• Lead time yang lebih pendek dapat menghasilkan lebih banyak pesanan. Jika pasar menyadari bahwa satu perusahaan memiliki lead time yang lebih pendek, perusahaan tersebut mungkin akan mendapatkan lebih banyak pesanan, terutama jika permintaan untuk produknya sudah dekat. Jika semua hal lain dianggap sama, ketika dua perusahaan memiliki produk yang sama, pasar mungkin lebih cenderung memilih perusahaan yang dapat menyediakan barang lebih cepat.
• Lead time yang lebih pendek dapat menyebabkan penggunaan modal yang lebih efisien. Ketika uang tunai terikat dalam bahan mentah, uang tunai harus menunggu untuk diproses menjadi barang jadi dan dijual sebelum dikonversi kembali menjadi uang tunai. Semakin lama proses ini, semakin lama perusahaan tidak memiliki modal yang dapat digunakan untuk memperluas operasi atau pertumbuhan strategis.

Bagaimana Cara Mengurangi Lead Time?

Meskipun seluruh proses manufaktur dan distribusi mungkin rumit dengan banyak tahapan, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah untuk mengurangi lead time dan mempersingkat jumlah hari untuk setiap proses. Pertimbangkan cara-cara berikut untuk mengurangi lead time:

• Hilangkan proses yang tidak perlu: Cara termudah untuk memangkas lead time adalah dengan menghilangkan langkah-langkah atau prosedur yang tidak diperlukan untuk memfasilitasi penjualan. Hal ini dapat berarti mengorbankan beberapa tinjauan kontrol kualitas atau menilai efisiensi proses manufaktur.
• Pantau metode transportasi: Tidak semua metode transportasi diciptakan sama, dan beberapa mungkin merupakan pilihan yang lebih baik. Hubungan ini juga tidak statis, apa yang mungkin ideal pada bulan ini harus berubah karena keadaan yang tidak memungkinkan akibat kekurangan tenaga kerja, bencana alam, atau peraturan pemerintah. Perusahaan harus selalu memantau metode pengiriman yang digunakannya dan pemasoknya dan melihat apakah ada metode yang lebih baik yang tersedia.
• Berikan insentif untuk layanan yang lebih baik: Baik itu memberi insentif kepada pihak eksternal seperti pemasok atau pihak internal seperti karyawan, lead time dapat dikurangi dengan menetapkan target/ekspektasi dan memberikan penghargaan kepada mereka yang memenuhi ekspektasi tersebut. Meskipun menghasilkan biaya tambahan bagi perusahaan, potensi peningkatan kuantitas penjualan mungkin lebih besar daripada insentif atau pembayaran bonus yang diperlukan untuk memindahkan produk lebih cepat.
• Melakukan pengadaan secara berbeda: Beberapa pemasok bertindak lebih cepat daripada yang lain, beberapa pemasok mungkin juga lokal dan membutuhkan ekspektasi pengiriman yang lebih pendek. Ketika mencoba mengurangi lead time, perusahaan harus menilai pemasoknya saat ini dan melihat di mana ada efisiensi yang bisa didapat.
• Membawa persediaan lebih tinggi: Di satu sisi, membawa lebih banyak inventaris menghasilkan biaya penyimpanan, keamanan, dan asuransi yang lebih tinggi serta memiliki risiko pencurian atau keusangan yang lebih besar. Sebagai alternatif, memiliki inventaris di tangan memungkinkan perusahaan untuk tidak perlu menunggu pengiriman tiba.
• Lebih sering memesan ulang: Jika Anda tidak ingin membawa lebih banyak inventaris, pertimbangkan untuk melakukan pemesanan material lebih sering. Hal ini dapat menyebabkan material sudah dalam perjalanan sebelum Anda menyadari bahwa Anda akan membutuhkannya. Meskipun Anda berisiko memiliki terlalu banyak inventaris di tangan, alternatifnya adalah merencanakan terlebih dahulu tingkat inventaris yang berlebih.
• Mempromosikan pembelajaran internal: Proses manufaktur internal hanya seefisien pekerja yang mengetahui prosesnya. Dengan memprioritaskan pelatihan silang dan kesempatan belajar, perusahaan mungkin akan memiliki jumlah tenaga kerja yang lebih banyak dengan staf yang lebih berpengetahuan dan mahir dalam prosesnya.

Baca juga: Employee Cross Training: Perluas Keterampilan Karyawan Menjadi Serba Bisa!

Jenis-Jenis Lead Time

Ada tiga jenis utama lead time yang masing-masing harus dipertimbangkan bersama satu sama lain untuk menetapkan ekspektasi keseluruhan dari proses manufaktur. Oleh karena itu, ketiga jenis utama ini sering kali mengalir ke jenis keempat, yaitu lead time agregat.

Lead Time Pelanggan

Lead time pelanggan adalah jumlah waktu antara saat pelanggan melakukan pemesanan dan saat pelanggan menerima produk. Ini termasuk waktu antara saat pelanggan melakukan pemesanan online dan perusahaan menerima konfirmasi pesanan. Kemudian, ini mencakup seluruh proses manufaktur, proses pengiriman, dan proses pengiriman.

Lead Time Material

Lead time material adalah jumlah waktu antara saat perusahaan menyadari adanya kebutuhan akan bahan baku dan saat bahan baku diperoleh secara fisik. Perusahaan sering kali diberitahu oleh sistem manajemen inventaris ketika pesanan diproses. Lead time ini dapat dipengaruhi oleh sistem informasi yang memberi tahu manajemen ketika tingkat persediaan saat ini rendah. Hal ini juga dapat dipengaruhi oleh pemesanan, pengiriman, pengiriman, dan pemenuhan oleh pemasok.

Lead Time Produksi

Setelah bahan diterima, lead time produksi dimulai. Ini adalah jumlah waktu antara saat perusahaan memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk membuat produk dan saat menyelesaikan proses produksi. Tidak seperti lead time lainnya, seluruh lead time ini harus dapat dikelola secara internal dan bergantung pada faktor-faktor internal seperti pemborosan, tenaga kerja, efisiensi peralatan, ketersediaan pabrik dan peralatan, dan waktu henti mesin.

Lead Time Kumulatif

Lead time di atas dapat digabungkan untuk membuat lead time keempat, dan perusahaan dapat melacak lead time kumulatif yang berbeda. Misalnya, perusahaan mungkin tertarik dengan lead time internal (yaitu saat bahan baku diperoleh hingga saat produk akhir diproduksi).

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Lead Time

Menganalisis rumus lead time untuk perusahaan manufaktur, faktor-faktor yang memengaruhi lead time dapat dibagi menjadi tiga kategori: faktor pengadaan, faktor manufaktur, dan faktor pengiriman.

Faktor Lead Time Pengadaan

Faktor-faktor lead time pengadaan semuanya berhubungan dengan sumber bahan baku untuk produksi. Perusahaan yang sudah mapan dengan hubungan yang kuat dengan pemasok mungkin tidak terlalu terpengaruh oleh faktor-faktor ini, namun, jika bergantung pada perusahaan eksternal, selalu ada risiko lead time menjadi lebih lama karena kegagalan pengiriman dari pihak eksternal. Faktor lead time pengadaan yang meningkatkan lead time antara lain:

• Perusahaan belum mengetahui bahan baku apa yang mereka butuhkan.
• Perusahaan lambat dalam mengajukan permintaan pembelian.
• Perusahaan tidak memiliki pemasok terpilih untuk bahan baku tertentu.
• Perusahaan ingin menegosiasikan harga atau jangka waktu pembelian.
• Perusahaan memiliki proses pemeriksaan yang rumit untuk barang yang dikirim.

Faktor Lead Time Manufaktur

Faktor-faktor lead time produksi relatif dapat dikontrol oleh perusahaan. Tahap proses penjualan yang hanya bersifat internal ini berarti perusahaan dapat mengubah proses, personel, atau peralatan untuk memperbaiki atau memperburuk lead time. Berbeda dengan dua faktor lead time lainnya, perusahaan harus memiliki keleluasaan penuh atas faktor lead time manufaktur. Faktor-faktor yang mengakibatkan lead time lebih lama ini meliputi:

• Tata letak atau lokasi pabrik pengolahan tidak efisien.
• Perusahaan memiliki layanan listrik atau utilitas yang tidak memadai.
• Perusahaan kesulitan untuk mendapatkan tenaga kerja yang cukup dan mahir.
• Perusahaan tidak dapat secara efisien memindahkan barang jadi ke gudang untuk didistribusikan.
• Perusahaan menghadapi peraturan pemerintah yang menghambat atau memperlambat proses produksi.
• Kerusakan peralatan atau pemeliharaan berkala yang diperlukan memperlambat proses produksi.
• Perusahaan menunggu suku cadang khusus atau kustom yang diperlukan untuk memproduksi suatu barang.
• Perusahaan harus mengerjakan ulang produk karena kurangnya kualitas.

Faktor Lead Time Pengiriman

Ketika produk jadi dikirim ke pelanggan, banyak faktor yang berada di luar kendali perusahaan. Meskipun perusahaan dapat mengontrol seberapa cepat barang keluar dari jalur produksi dan masuk ke kapal pengiriman, perusahaan sering kali tidak dapat menentukan metode pengiriman apa pun yang mereka pilih. Faktor-faktor ini meliputi:

• Perusahaan memilih metode pengiriman yang lebih lambat dan lebih hemat biaya.
• Kondisi alam atau cuaca menghambat proses pengiriman.
• Perusahaan gagal mengumpulkan informasi pengiriman uang yang akurat dan harus mengalihkan pengiriman secara tidak efisien.
• Perusahaan salah menangani pengiriman dan harus menyiapkan pengiriman yang lebih aman dan selamat.
• Faktor eksternal seperti manajemen rantai pasokan yang terganggu menyebabkan masalah transportasi yang luas.

Kesimpulan

Lead time memainkan peran penting dalam berbagai aspek operasi bisnis, mulai dari manufaktur hingga manajemen rantai pasokan. Lead time merupakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses dan mengirimkan produk, mulai dari inisiasi proses atau penempatan pesanan. Estimasi yang akurat dan manajemen lead time yang efektif sangat penting bagi bisnis untuk memenuhi harapan pelanggan, mengoptimalkan jadwal produksi, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Dengan memahami dan meminimalkan lead time, perusahaan dapat merampingkan operasi mereka, meningkatkan tingkat pemenuhan pesanan, dan memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Lead time yang lebih singkat memungkinkan bisnis untuk merespons permintaan pelanggan dengan cepat, mengurangi biaya penyimpanan inventaris, dan mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.