Bagikan artikel:

Human Resource Information System (HRIS) adalah aplikasi perangkat lunak yang dirancang untuk merampingkan dan mengotomatiskan tugas-tugas manajemen sumber daya manusia. HRIS dapat membantu para profesional HR untuk mengelola data karyawan, melacak kinerja karyawan, mengelola penggajian, administrasi tunjangan, waktu dan kehadiran, serta perekrutan.

Human Resource Information System menyediakan platform tunggal untuk menyimpan, mengelola, dan mengambil data karyawan, mengurangi dokumen dan kesalahan, serta meningkatkan akurasi data. HRIS juga dapat menghasilkan laporan dan analitik, membantu organisasi membuat keputusan yang tepat tentang tenaga kerja mereka. Dengan meningkatnya kebutuhan akan proses SDM yang efisien dan efektif, HRIS telah menjadi alat yang penting bagi banyak organisasi.

Table of Contents

Apa Itu HRIS?

HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System. HRIS adalah sistem yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data karyawan organisasi. Dalam kebanyakan kasus, Human Resource Information System (HRIS) mencakup fungsi dasar yang dibutuhkan untuk Human Resource Management (HRM) secara menyeluruh. Ini adalah sistem untuk perekrutan, manajemen kinerja, pembelajaran dan pengembangan, serta banyak lagi.

Human Resource Information System juga dikenal sebagai perangkat lunak HRIS. Hal ini sedikit membingungkan karena menyiratkan bahwa sistem yang berbeda dapat memiliki perangkat lunak yang berbeda pula. Namun, sebenarnya tidak demikian. Pada dasarnya, HRIS adalah sebuah paket perangkat lunak HR.

HRIS dapat berjalan di infrastruktur teknis perusahaan sendiri, atau, yang lebih umum saat ini, berbasis cloud. Ini berarti perangkat lunak HRIS berjalan di luar lokasi perusahaan, sehingga lebih mudah untuk diperbarui.

Nama lain yang umum digunakan adalah sistem HRIS dan HRMS, atau sistem Manajemen Sumber Daya Manusia. Ini semua adalah kata-kata yang berbeda untuk hal yang sama. Secara kolektif, sistem-sistem ini juga disebut sistem Manajemen Sumber Daya Manusia, atau HCM. Pada artikel ini, kita akan menggunakan istilah HRIS dan sistem HRIS secara bergantian.

Perbedaan HRIS, HRMS, dan HCM

Istilah Human Resource Information System (HRIS), Human Resource Management System (HRMS), dan Human Capital Management (HCM) sering kali digunakan secara bergantian. Namun, ada perbedaan halus di antara ketiganya, tergantung pada fitur mana yang dipilih perusahaan untuk diaktifkan.

HRIS (Human Resource Information System)

Awalnya mengacu pada sistem dasar untuk menyimpan catatan administratif karyawan. Ketika fungsi SDM menjadi lebih kompleks, Human Resource Information System menggabungkan proses seperti akuisisi talenta, rekrutmen, dan manajemen dan pemrosesan data karyawan yang sedang berlangsung.

HRMS (Human Resource Management System)

Mulai digunakan ketika organisasi mulai menggunakan perangkat lunak yang semakin canggih dan tugas-tugas otomatis untuk menjalankan fungsi SDM mereka. Meskipun masih digunakan secara bergantian dengan HRIS, HRIS saat ini dapat mencakup manajemen penggajian serta waktu dan tenaga kerja.

HCM (Human Capital Management)

Mengacu pada solusi yang lebih luas atau payung yang mencakup setiap aspek fungsi SDM dan manajemen tenaga kerja. Fungsionalitas tambahan mencakup tugas-tugas manajemen talenta tingkat lanjut seperti manajemen kinerja, perencanaan suksesi, perencanaan kompensasi, perencanaan tenaga kerja strategis, dan setiap aktivitas perencanaan SDM lainnya. HCM mencakup berbagai fungsi SDM, baik yang berbasis data, transaksional, maupun strategis.

2 Pilar HRIS

Human Resource Information System (HRIS) dibangun di atas dua pilar yang menciptakan fondasi untuk mengelola sumber daya manusia dan kebijakan untuk mendukung efektivitas organisasi secara keseluruhan.

Desain Organisasi

Dari perspektif struktural, Human Resource Information System mencakup peran, fungsi, dan hirarki pelaporan. Dengan mendefinisikan struktur organisasi, HRIS menyediakan akuntabilitas yang dapat dikenali dan jalur untuk fungsionalitas dan konsistensi operasional.

HRIS yang tepat membantu Anda mengatasi tantangan bisnis dengan membantu Anda menempatkan talenta yang tepat. Melalui pengelolaan data akuisisi dan perekrutan yang konsisten dan otomatis, Human Resource Information System Anda dapat membantu Anda membangun tenaga kerja yang memiliki orang yang tepat dengan keterampilan yang tepat, bekerja di fungsi yang tepat dan di bawah struktur yang tepat, untuk memenuhi tujuan strategis Anda.

Pengelolaan Data Karyawan

Mirip dengan manajemen hubungan pelanggan, namun dalam lingkungan perusahaan/karyawan, Human Resource Information System memberikan pandangan yang komprehensif tentang setiap karyawan termasuk nama, alamat, tanggal perekrutan, kompensasi, pilihan tunjangan, dan masih banyak lagi. Dengan data yang tepat, Anda akan lebih mampu terhubung dengan karyawan Anda, membantu mereka mengembangkan rencana karier, menemukan pelatihan yang tepat, dan meningkatkan kinerja mereka ke tingkat berikutnya.

Human Resource Information System memungkinkan pencatatan, pelaporan, dan fungsionalitas swalayan yang otomatis dan terstandardisasi. Hal ini dapat menghasilkan manajemen informasi yang lebih akurat dan terkini yang mendorong efisiensi yang lebih besar sekaligus memberikan kenyamanan dan kemudahan penggunaan bagi karyawan.

Mengapa Sistem HRIS Sangat Penting?

Sistem HRIS mengurangi duplikasi data dan kesalahan manusia. Hal ini membuat operasi HR menjadi sederhana, efisien, dan produktif. Lebih penting lagi, dengan informasi real-time yang disediakan Human Resource Information System, para profesional HR dapat mengumpulkan dan melacak data yang akurat untuk membuat laporan. Hal ini memudahkan untuk mendapatkan pemahaman yang komprehensif mengenai posisi bisnis Anda dan bagaimana Anda dapat membelanjakan dan menghemat uang.

Mengelola bisnis dan karyawan bisa jadi merupakan hal yang menantang. Namun dengan membangun fondasi organisasi dan layanan otomatis, Anda akan menyiapkan perusahaan dan karyawan Anda untuk sukses. Human Resource Information System memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk melihat bisnis Anda secara menyeluruh dan mengidentifikasi kelemahan, kekuatan, dan peluang untuk mengambil tindakan.

Fungsi HRIS

Ada berbagai jenis sistem dan perangkat lunak HRIS. Karena Human Resource Information System mencakup semua fungsi untuk SDM, semua fungsi yang terpisah merupakan bagian dari sistem. Fungsi-fungsi ini meliputi:

Applicant Tracking System (Sistem Penelurusan Pelamar)

Perangkat lunak ini menangani semua kebutuhan perekrutan perusahaan. Perangkat lunak ini melacak informasi dan resume kandidat, memungkinkan perekrut mencocokkan lowongan pekerjaan dengan kandidat yang sesuai dari kumpulan lamaran perusahaan, dan membantu memandu proses perekrutan.

Payroll (Penggajian)

Penggajian mengotomatiskan proses pembayaran karyawan. Data kontrak dan informasi mengenai karyawan baru sering kali dimasukkan ke dalam sistem ini – terkadang digabungkan dengan data waktu dan kehadiran – dan pada akhir bulan, perintah pembayaran dibuat.

Benefits Administration (Administrasi tunjangan)

Fungsi lain dari HRIS adalah manajemen tunjangan. Tunjangan karyawan merupakan aspek penting dari kompensasi dan juga dikelola dalam sistem ini. Sistem yang lebih canggih menawarkan model layanan mandiri karyawan untuk tunjangan karyawan. Dalam hal ini, karyawan dapat memilih sendiri tunjangan yang mereka inginkan. Yang satu mungkin menginginkan cuti melahirkan lebih banyak, yang lain menginginkan mobil perusahaan yang lebih mahal. Pendekatan layanan mandiri untuk tunjangan ini juga disebut model kafetaria.

Time & Attendance (Waktu dan Kehadiran)

Modul ini mengumpulkan data waktu dan kehadiran dari karyawan. Ini sangat relevan untuk pekerja shift di mana karyawan masuk dan keluar. Dahulu, karyawan sering menuliskan jam kerja mereka di selembar kertas. Kemudian, manajer akan memasukkan data tersebut secara manual ke dalam sistem pencatatan waktu. Berdasarkan data ini, perintah pembayaran dibuat dan dibayarkan kepada semua karyawan. Saat ini, para pekerja sering kali masuk kerja dengan sidik jari atau kartu yang disinkronkan dengan HRIS. Hal ini memberikan waktu yang tepat untuk kedatangan dan keberangkatan sehingga masalah keterlambatan dapat dengan mudah dideteksi.

Training (Pelatihan)

Pembelajaran dan pengembangan adalah elemen kunci dalam hal manajemen karyawan. Modul ini memungkinkan HR untuk melacak kualifikasi, sertifikasi, dan keterampilan karyawan, serta garis besar kursus yang tersedia untuk karyawan perusahaan. Modul ini sering disebut sebagai LMS, atau Learning Management System, ketika modul ini berdiri sendiri. LMS biasanya mencakup e-learning yang tersedia dan kursus lain yang dapat diikuti oleh karyawan.

Performance Management (Manajemen kinerja)

Manajemen kinerja adalah bagian penting dalam mengelola karyawan. Peringkat kinerja dibuat sekali atau beberapa kali dalam setahun oleh manajer langsung atau rekan kerja karyawan.

Succesion Planning (Perencanaan Kesuksesan)

Menciptakan jalur talenta dan menyediakan pengganti untuk peran-peran kunci dalam organisasi adalah komponen kunci lain dari HRIS.

Employee Self-Service (Layanan mandiri karyawan)

Layanan mandiri karyawan telah disebutkan. Organisasi semakin berfokus untuk membuat karyawan dan atasan langsung mereka mengelola data mereka sendiri. Permintaan seperti hari libur dapat diajukan oleh karyawan itu sendiri. Setelah disetujui, permintaan tersebut akan segera disimpan ke dalam sistem (dan didaftarkan untuk penelusuran untuk tujuan penggajian dan tunjangan).

Reporting & Analytics (Pelaporan dan Analisis)

Modul yang lebih jarang ditemukan dalam sistem HRIS adalah pelaporan dan analisis. Sistem modern memungkinkan pembuatan laporan HR otomatis tentang berbagai topik seperti pergantian karyawan, ketidakhadiran, kinerja, dan banyak lagi. Analisis melibatkan analisis wawasan ini untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Manfaat dari Human Resource Information System

Menggunakan HRIS memiliki sejumlah manfaat yang jelas. Itulah mengapa perusahaan dari berbagai skala mengimplementasikan alat ini untuk mendukung operasi karyawan mereka. Secara terpusat, Human Resource Information System menyimpan informasi karyawan. Berbagai macam data karyawan dapat diakses dengan mudah dalam satu sistem.

Pencatatan. HRIS adalah sistem pencatatan yang melacak perubahan apa pun yang terkait dengan karyawan. HRIS dapat dilihat sebagai sumber kebenaran tunggal dalam hal data personal.
Kepatuhan. Beberapa data dikumpulkan dan disimpan untuk alasan kepatuhan. Ini termasuk materi untuk identifikasi karyawan jika terjadi pencurian, penipuan, atau perilaku buruk lainnya, informasi kontak pertama jika terjadi kecelakaan, informasi identifikasi warga negara untuk kantor pajak, dan tanggal kedaluwarsa untuk sertifikasi wajib. Semua informasi ini dapat disimpan dalam HRIS. Sangatlah penting bahwa data disimpan dengan aman dan terlindungi.
Efisiensi. Memiliki semua informasi ini disimpan di satu tempat tidak hanya bermanfaat bagi akurasi tetapi juga menghemat waktu. Beberapa perusahaan masih menyimpan banyak data tentang karyawan dalam bentuk dokumen fisik. Menemukan folder yang tepat, dan mencari lembar yang tepat, dapat menghabiskan banyak waktu staf.
Layanan Mandiri SDM. Manfaat terakhir adalah kemampuan untuk menawarkan layanan SDM mandiri kepada karyawan dan manajer. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengelola urusan mereka sendiri. Jika dilakukan dengan benar, HRIS dapat menawarkan pengalaman karyawan yang baik. Perlu diingat bahwa tidak semua sistem HRIS menawarkan hal ini dengan cara yang mudah digunakan.

Bekerja menggunakan HRIS memiliki banyak manfaat bagi organisasi, SDM, dan karyawan. Pada saat ini, mengelola informasi dasar ini di Excel menjadi tidak praktis dan prosedur sederhana seperti menyetujui liburan karyawan perlu distandarisasi. Menggunakan HRIS sangat bermanfaat bagi organisasi besar yang biasanya menggunakan sistem HRIS yang lebih canggih untuk mendukung berbagai fungsi HR. Bisnis kecil akan cocok dengan HRIS yang lebih mendasar.

Manfaat Sistem HRIS Berbasis Cloud

Selain fungsionalitas dasar HRIS modern, sistem berbasis cloud lebih mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada. Sistem ini dapat diskalakan dan dapat dengan mudah ditambah dengan inovasi baru dan fitur keamanan.

Di bawah ini adalah beberapa manfaat umum dari sistem Human Resource Information System cloud yang terintegrasi:

Membuat admin HR lebih cepat dan akurat. Ketika berurusan dengan mata pencaharian orang, tidak ada margin kesalahan. Dengan kemampuannya untuk mengotomatisasi dan merampingkan tugas-tugas admin, perangkat lunak HRIS dapat membebaskan tim HR dari penundaan dan ketidakakuratan yang disebabkan oleh sistem manual dan berbasis kertas.
Meningkatkan pengalaman karyawan. Perusahaan terkadang lupa betapa pentingnya bagi tim mereka untuk dapat melihat status tunjangan, pembayaran, dan cuti mereka. Alat HRIS memungkinkan karyawan untuk secara langsung mengakses informasi pribadi mereka, membuat laporan, dan mengajukan permintaan – semua tanpa ketidaknyamanan dan waktu yang diperlukan untuk melalui departemen HR.
Meningkatkan efisiensi. Solusi HRIS menawarkan berbagai macam alat bantu layanan mandiri yang sangat meminimalisir kebutuhan akan email dan formulir berbasis kertas serta proses persetujuan. Jadwal, alur kerja, permintaan cuti, dan banyak lagi – dapat diotomatisasi dan dikelola secara real time, dan dengan cepat.
Mendukung upaya kepatuhan. Dengan meningkatnya pekerjaan jarak jauh dan pergeseran budaya ke arah sensitivitas dan litigasi yang lebih besar, perusahaan harus memastikan bahwa mereka berada di sisi yang benar dari peraturan ketenagakerjaan dan ketenagakerjaan global. Cloud HRIS membantu memastikan bahwa semua aktivitas HR berada dalam batas-batas kepatuhan dan membantu mendukung tenaga kerja mereka.
Menjaga segala sesuatunya tetap aman. Di dalam file HR terdapat beberapa data yang paling sensitif dan berharga di perusahaan Anda – termasuk catatan medis dan keuangan karyawan serta rinciannya. Di masa lalu, ketika data ini disimpan di laptop atau database yang tidak aman, ada risiko yang selalu ada. Sistem HRIS terintegrasi saat ini memiliki protokol keamanan canggih yang dibangun untuk membantu meminimalkan risiko keamanan cyber.

Spesialis HRIS & Analis HRIS

Dalam hal fungsi pekerjaan, ada dua peran pekerjaan yang melibatkan Human Resource Information System. Yang pertama adalah Spesialis Informasi Sumber Daya Manusia. Spesialis HRIS bertanggung jawab untuk mengimplementasikan dan memelihara HRIS untuk organisasi. Hal ini juga melibatkan pelatihan di tempat kerja untuk para profesional HR dalam penggunaan sistem. Fungsi ini biasanya berada di bagian TI di departemen SDM.

Analis HRIS memberikan dukungan untuk HRIS. Hal ini termasuk meneliti dan menyelesaikan masalah HRIS dan menjadi penghubung dengan bagian lain dari bisnis, seperti keuangan/penggajian. Sebagai seorang analis, Anda juga terlibat dalam pembuatan pelaporan HRIS standar serta peningkatan proses HRIS. Hal ini berarti meningkatkan pengalaman karyawan dalam menggunakan sistem, menghasilkan inovasi yang mudah digunakan, dan menerapkan kebijakan baru yang tercermin dalam sistem.

Namun, Human Resource Information System kini menjadi keterampilan yang penting bagi semua karyawan HR. Organisasi Anda mungkin tidak memiliki personil HRIS khusus. Umumnya, perusahaan besar melakukannya.

6 Langkah Implementasi Human Resource Information System

Implementasi perangkat lunak HRIS dapat dibagi menjadi beberapa tahap:

1. Pencarian

Mulailah implementasi Anda dengan mencari tahu apa yang dibutuhkan oleh berbagai pihak yang berkepentingan dengan Human Resource Information System. Berdasarkan persyaratan ini, Anda dapat membuat daftar calon mitra kerja. Anda kemudian dapat mengundang para mitra kerja ini untuk membuat proposal. Idealnya, pada akhir fase ini, Anda telah memilih penyedia HRIS yang sesuai.

2. Rencanakan dan selaraskan

Pada fase ini, Anda memilih mitra implementasi, membuat komite pelaksana dan tim implementasi. Komite pelaksana biasanya terdiri dari perwakilan senior dari penyedia HRIS yang Anda pilih, direktur SDM dari organisasi Anda, manajer proyek internal, dan sebaiknya pengguna senior dari bisnis Anda (opsional). Tanggung jawab utama tim implementasi adalah mengerjakan tugas-tugas sehari-hari yang muncul dari implementasi.

3. Menentukan dan merancang

Pada tahap ini, Anda perlu menentukan kelompok pengguna dan memetakan proses dan alur kerja Anda. Tentukan persyaratan fungsional dan teknis untuk infrastruktur, sistem, dan keamanan Human Resource Information System Anda. Selain itu, perhatikan bahwa Anda mungkin perlu membangun integrasi antara HRIS Anda dengan sistem lain yang sudah ada selama fase ini.

4. Konfigurasi dan uji coba

Pada fase ini, Anda perlu membuat tim penguji inti untuk menguji HRIS baru Anda dan memberikan umpan balik untuk perbaikan potensial. Setelah itu, Anda juga harus membuat user acceptance test, di mana Anda dapat mengundang beberapa pengguna untuk memberikan umpan balik akhir.

5. Latih dan komunikasikan

Sebelum momen peluncuran, Anda perlu menyiapkan program pelatihan untuk staf teknis, rencana komunikasi, halaman “Pertanyaan yang Sering Diajukan”, serta dokumen pendukung lainnya.

6. Menerapkan dan mempertahankan

Setelah semua proses dukungan Anda siap, Anda dapat secara resmi meluncurkan HRIS Anda. Ingatlah untuk terus mengumpulkan umpan balik dan memperbarui materi pelatihan Anda sesuai dengan sistem yang berkembang. Komunikasi yang konstan dan akurat adalah kuncinya di sini.

Cara Para Pemimpin HR Mengimplementasikan HRIS dengan Sukses

Menerapkan Human Resource Information System merupakan hal yang kompleks, sehingga pemimpin HR harus berkomitmen terhadap prosesnya. Pemimpin SDM dapat mempersiapkan implementasi HRIS dengan menggunakan langkah-langkah berikut ini:

Menyusun rencana yang komprehensif dan ringkas. Rencana tertulis harus mencakup jadwal proyek, proses untuk mencapai tujuan, anggaran, dan daftar kebutuhan perusahaan. Para pemimpin SDM dapat mengacu pada strategi ini untuk memastikan bahwa mereka bergerak menuju visi mereka.
Dapatkan dukungan dari manajemen senior. Sebelum terjun ke proyek besar seperti ini, pemimpin SDM harus memastikan bahwa para pemangku kepentingan mendukung inisiatif ini dan siap untuk menjalankannya.
Membentuk tim. Sekelompok perwakilan dari berbagai departemen memungkinkan adanya perspektif yang beragam dan analisis yang komprehensif terhadap proses implementasi. HR harus memilih seorang pemimpin untuk mengelola proyek dan mendorong komunikasi yang konstan antara anggota tim.
Memilih HRIS. Setelah menentukan strategi dan kebutuhan perusahaan, pemimpin dan tim HR dapat mulai membandingkan berbagai produk HRIS untuk menemukan yang paling sesuai. Sangat penting untuk mengajukan pertanyaan seperti: Apakah vendor akan memberikan dukungan dan pelatihan yang dibutuhkan perusahaan Anda? Apakah data Anda akan terlindungi secara memadai? Berapa banyak yang dapat perusahaan Anda keluarkan untuk implementasi, perangkat lunak, dan sistem perangkat keras?

Bagaimana Cara Memilih HRIS yang Baik?

Memilih Human Resource Information System (HRIS) dapat menjadi proses yang kompleks. Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan, seperti ukuran organisasi, anggaran, proses SDM, dan fitur yang diinginkan. Berikut adalah beberapa langkah untuk membantu memandu Anda melalui proses pemilihan HRIS:

Identifikasi kebutuhan SDM organisasi Anda: Mulailah dengan mengidentifikasi proses SDM yang Anda inginkan untuk dikelola oleh HRIS, seperti perekrutan, orientasi, penggajian, administrasi tunjangan, dan manajemen kinerja.
Evaluasi anggaran Anda: Tentukan berapa banyak yang dapat dibelanjakan oleh organisasi Anda untuk HRIS. Beberapa solusi HRIS lebih mahal daripada yang lain, dan mungkin ada biaya tambahan yang terkait dengan implementasi, pelatihan, dan pemeliharaan berkelanjutan.
Meneliti solusi HRIS: Lakukan riset untuk mengidentifikasi solusi HRIS potensial yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran organisasi Anda. Lihatlah fitur, harga, dan ulasan pengguna dari setiap solusi untuk mempersempit pilihan Anda.
Minta demo dan uji coba: Mintalah demo dan uji coba kepada vendor HRIS untuk mendapatkan pengalaman langsung dengan perangkat lunak mereka. Hal ini akan membantu Anda menentukan apakah HRIS tersebut mudah digunakan, dan apakah HRIS tersebut dapat memenuhi kebutuhan organisasi Anda.
Pertimbangkan integrasi dan skalabilitas: Pastikan bahwa HRIS dapat berintegrasi dengan perangkat lunak lain yang digunakan oleh organisasi Anda, seperti perangkat lunak akuntansi, sistem waktu dan kehadiran, dan sistem pelacakan pelamar. Pertimbangkan juga apakah HRIS dapat berkembang sesuai dengan pertumbuhan organisasi di masa depan.
Evaluasi dukungan pelanggan: Pertimbangkan kualitas dan ketersediaan dukungan pelanggan yang disediakan oleh vendor HRIS. Hal ini penting, karena Anda akan membutuhkan dukungan untuk implementasi, pelatihan, dan pemeliharaan berkelanjutan.

Singkatnya, memilih HRIS membutuhkan pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan SDM, anggaran, fitur, dan skalabilitas organisasi. Meneliti dan mengevaluasi solusi HRIS yang potensial, meminta demo dan uji coba, dan mengevaluasi dukungan pelanggan dapat membantu Anda memilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda dan membantu Anda merampingkan proses HR Anda.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Mendapatkan HRIS?

Perusahaan dengan berbagai ukuran dapat mengambil manfaat dari Human Resource Information System, namun aturan umum yang umum adalah bahwa Anda harus mulai mempertimbangkan untuk mengimplementasikan HRIS ketika organisasi Anda telah mencapai 25 orang.

Anda juga dapat menggunakan daftar periksa praktis berikut ini. Jika Anda menemukan diri Anda merasa benar pada sebagian besar atau semua pernyataan di bawah ini, mungkin ini saatnya bagi Anda untuk menggunakan Human Resource Information System:

Tim Anda menghabiskan waktu berjam-jam sehari untuk melakukan tugas-tugas manual seperti entri data dan dokumen.
Anda tersesat di dalam spreadsheet Excel Anda.
Anda sepertinya tidak pernah punya cukup waktu untuk berpikir strategis dan berpandangan lebih luas.
Anda sering terhambat karena menunggu tanda tangan, otorisasi, dan laporan.
Orang-orang datang kepada Anda dengan pertanyaan yang sama berulang kali.

Berapa Banyak Orang yang Dapat Dikelola oleh HRIS?

Setiap Human Resource Information System berbeda. Beberapa penyedia mengklaim bahwa sistem mereka dapat menangani jumlah anggota tim yang tidak terbatas. Yang lain menargetkan organisasi dengan ukuran tertentu. Inilah sebabnya mengapa jumlah orang yang perlu Anda layani dengan HRIS Anda harus menjadi pertimbangan utama ketika memilih sistem yang ingin Anda terapkan.

Sebagian besar HRIS beradaptasi dengan kebutuhan bisnis, yang berarti mereka dapat mengakomodasi berbagai jumlah karyawan saat organisasi Anda menerima lebih banyak orang dan menyesuaikan diri dengan tren pasar yang dinamis.

Secara umum, sebagian besar solusi Human Resource Information System dirancang untuk menangani berbagai macam organisasi, mulai dari bisnis kecil hingga perusahaan besar. Namun, penting untuk memastikan bahwa solusi HRIS yang dipilih memenuhi kebutuhan spesifik organisasi dan dapat menangani jumlah karyawan yang ada saat ini dan pertumbuhannya di masa depan.

Keamanan dan Privasi HRIS

Dengan sistem Human Resource Information System yang menyimpan data pribadi dan rahasia dalam jumlah besar, wajar jika Anda khawatir akan keamanannya.

Kenyataannya, menyimpan alamat, detail bank, dan informasi identifikasi dalam HRIS jauh lebih aman dibandingkan dengan pendekatan yang lebih kuno, yaitu menyimpan informasi pribadi di atas kertas dan spreadsheet yang dapat dengan mudah hilang atau dicuri.

Meskipun demikian, ada risiko privasi yang melekat pada HRIS juga. Itulah mengapa membuat keputusan dengan mempertimbangkan keamanan sangatlah penting. Ini berarti:

Memilih penyedia HRIS yang memprioritaskan keamanan dan mematuhi peraturan perlindungan data.
Melatih semua pengguna tentang penggunaan sistem yang aman.
Membutuhkan kata sandi yang kuat yang harus diubah secara teratur.
Menyimpan file dan cadangan dengan aman.
Mempertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak berbasis cloud, yang sering kali lebih aman daripada perangkat lunak local.

Mengapa Menggunakan HRIS dan Bukannya Sistem Point Solution?

Point solution menawarkan layanan utama untuk menangani satu atau dua fungsi SDM tertentu. Perangkat lunak pelacakan kehadiran atau penggajian adalah contoh dari Point Solution SDM.

Keuntungan dari point solution adalah implementasi relatif cepat dan tidak mempengaruhi keseluruhan sistem. Keuntungan lainnya adalah, secara individual, harganya relatif murah.

Meskipun demikian, point solution bukanlah pilihan terbaik. Perusahaan mungkin perlu mempekerjakan banyak vendor untuk mengatasi setiap tantangan unik. Bekerja dengan beberapa vendor bisa lebih mahal daripada HRIS yang komprehensif, dan berbagai sistem perangkat lunak mungkin tidak kompatibel.

Selain itu, bekerja dengan berbagai sistem yang berbeda akan merepotkan dan memakan waktu, karena orang harus memasukkan data berulang kali ke dalam berbagai platform yang berbeda.

Apa Kelebihan dan Kekurangan HRIS?

Keuntungan dari Human Resource Information System, seperti yang telah disebutkan di atas, sudah jelas. Namun setiap perusahaan harus memutuskan jenis HRIS atau solusi perangkat lunak mana yang memenuhi kebutuhannya.

Meskipun aksesibilitas dan otomatisasi yang mudah adalah nilai tambah utama, namun hal ini dapat menyebabkan masalah keamanan dan privasi dengan tidak sengaja mempublikasikan informasi rahasia.

Biaya adalah hal lain yang perlu dipertimbangkan. Perusahaan dengan jumlah karyawan kurang dari 100 orang mungkin merasa bahwa membeli, menginstal, dan memelihara HRIS membutuhkan biaya yang lebih besar daripada anggaran mereka. Perusahaan kecil mungkin lebih memilih untuk mengintegrasikan SaaS (Software as a Service) yang lebih murah dengan sistem pembayaran bulanan.

Terakhir, perusahaan yang lebih kecil dapat menggunakan berbagai solusi poin untuk mengatasi masalah tertentu. Keputusan untuk menukar solusi poin dengan Human Resource Information System yang komprehensif bisa menjadi keputusan besar, tergantung pada ukuran dan kematangan bisnis.

Kesimpulan

Human Resource Information System (HRIS) telah merevolusi manajemen sumber daya manusia dengan menyediakan platform terpusat untuk mengelola data karyawan dan mengotomatisasi proses HR. Dengan menggunakan Human Resource Information System, organisasi dapat mengurangi dokumen, meningkatkan akurasi data, dan meningkatkan pengambilan keputusan dengan pelaporan dan analisis yang canggih. HRIS juga menyediakan serangkaian fitur yang komprehensif, termasuk layanan mandiri karyawan, rekrutmen, manajemen kinerja, dan administrasi tunjangan, yang memungkinkan organisasi merampingkan proses SDM mereka dan mengurangi beban administrasi. Sebagai hasilnya, Human Resource Information System telah menjadi alat penting bagi organisasi dari semua ukuran dan industri, membantu mereka mengelola tenaga kerja mereka dengan lebih efisien dan efektif.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.