GenAI: Mitra Strategis HRD untuk Meningkatkan Kompetensi Karyawan

Di era digital yang terus berkembang, peran Human Resources (HR) tidak lagi terbatas pada tugas administratif semata. Teknologi kini menjadi mitra strategis dalam mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia, salah satu inovasi terbesarnya adalah Generative AI (GenAI). Dengan kemampuan untuk menciptakan konten, menganalisis data, dan merespons secara cerdas, GenAI membuka peluang baru dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan personalisasi di berbagai aspek HR. Mulai dari rekrutmen hingga pengembangan karyawan, GenAI berpotensi merevolusi cara kerja HR dan memperkuat peran strategisnya dalam membangun organisasi yang adaptif dan berorientasi pada masa depan.

Dalam artikel ini, kami akan membahas tentang seperti apa penerapan kecerdasan buatan generatif (generative AI) di bidang SDM (sumber daya manusia), bagaimana cara kerjanya, dampaknya terhadap fungsi HR secara keseluruhan, serta langkah-langkah awal untuk mulai mengintegrasikannya ke dalam departemen HR Anda.

Apa itu Generative AI dalam HR?

Pertama, mari kita pahami apa yang dimaksud dengan generative AI dan bagaimana penerapannya secara khusus di bidang HR (sumber daya manusia).

Apa itu Generative AI?

Generative AI adalah cabang dari kecerdasan buatan (AI) yang berfokus pada pembuatan konten, analisis data, dan menghasilkan kode pemrograman dengan cara yang menyerupai kreativitas dan output manusia.

Berbeda dengan AI tradisional yang biasanya hanya menganalisis dan memproses data yang sudah ada untuk membuat keputusan atau prediksi berbasis bukti, generative AI mampu menciptakan konten baru. Kemampuan ini berasal dari pembelajaran pola dan struktur yang diambil dari kumpulan data dalam jumlah besar, seperti teks, gambar, video, musik, dan lainnya.

Apa itu Generative AI dalam Bidang HR?

Penerapan generative AI dalam bidang sumber daya manusia (HR) dapat memberikan dampak besar pada empat area utama, salah satunya adalah konten.

1. Konten: Profesional HR dapat menggunakan alat generative AI untuk meningkatkan efisiensi dan memberikan nilai tambah dalam berbagai tahap siklus kerja karyawan,  mulai dari membuat deskripsi pekerjaan yang menarik berdasarkan profil keterampilan, menulis email yang dipersonalisasi untuk kandidat, hingga menyusun kebijakan HR dan membuat materi pelatihan.
2. Data: Alat generative AI dapat digunakan untuk meringkas dan mengambil wawasan penting dari data. Sebagai contoh, teknologi ini dapat membantu HR dalam menganalisis dan menggabungkan data penilaian kinerja, informasi gaji, dan data lainnya.
3. Komunikasi: Dengan memanfaatkan chatbot berbasis generative AI, HR dapat meningkatkan keterlibatan karyawan, memperluas akses ke basis pengetahuan HR, serta memberikan rekomendasi pembelajaran yang disesuaikan dengan kesenjangan keterampilan. Chatbot ini juga dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi serta mendukung proses pengembangan dan pertumbuhan individu karyawan.
4. Pemrograman dan Analisis: Generative AI juga dapat digunakan untuk menggabungkan berbagai sumber data dan menganalisis kumpulan data besar untuk keperluan analisis dan perencanaan organisasi. Contohnya termasuk memperkirakan kemungkinan tingkat turnover karyawan, mengidentifikasi karyawan berpotensi tinggi, dan memetakan kesenjangan keterampilan di masa depan.

Bagaimana Cara Kerja Generative AI?

Secara sederhana, generative AI bekerja menggunakan neural networks—sistem yang terinspirasi dari cara kerja otak manusia. Jaringan ini dilatih menggunakan kumpulan data yang sangat besar untuk mengenali pola. Setelah mengenali pola tersebut, sistem dapat menghasilkan konten baru berdasarkan pola yang telah dipelajari.

Sebagai contoh, jika dilatih dengan banyak gambar, generative AI dapat membuat gambar baru yang menyerupai gambar-gambar sebelumnya. Begitu pula dengan teks, sistem dapat menulis paragraf baru yang mengikuti gaya dan struktur dari teks yang telah dipelajari.

Bagaimana Generative AI Akan Mempengaruhi Dunia HR

Generative AI (kecerdasan buatan generatif) diprediksi akan membawa perubahan signifikan dalam bidang Human Resources (HR). Dengan kemampuannya untuk secara otomatis membuat konten berdasarkan data dan pola, teknologi ini dapat menyederhanakan proses kerja, meningkatkan efisiensi, dan memberikan pengalaman kerja yang lebih personal serta responsif bagi karyawan.

Dalam proses rekrutmen, AI mampu menyaring CV secara cepat, mencocokkannya dengan kriteria tertentu, dan bahkan menyusun deskripsi pekerjaan yang menarik dan inklusif. Selain itu, AI dapat membantu merancang pertanyaan wawancara atau menjalankan wawancara awal melalui chatbot. Pada tahap onboarding, AI juga dapat menciptakan pengalaman yang disesuaikan dengan peran dan kebutuhan masing-masing karyawan baru.

Untuk pengembangan karyawan, AI dapat menyusun program pelatihan yang relevan dengan kebutuhan individu. Modul, kuis, dan simulasi pembelajaran dapat dihasilkan secara otomatis dan terus diperbarui. Dalam evaluasi kinerja, AI membantu menghasilkan umpan balik yang lebih objektif dengan menganalisis data dari berbagai sumber, serta mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan berbasis data.

Generative AI juga berperan dalam meningkatkan keterlibatan karyawan dengan menganalisis hasil survei dan komunikasi internal untuk mengidentifikasi tingkat kepuasan serta potensi masalah. Bahkan, AI bisa menyusun pesan komunikasi yang dipersonalisasi seperti ucapan apresiasi atau pengingat tentang kesehatan mental.

Meski memiliki banyak manfaat, penggunaan AI dalam HR tetap memerlukan perhatian terhadap etika dan perlindungan data pribadi. Potensi bias dalam data historis dan kurangnya empati dalam interaksi berbasis AI menjadi tantangan utama. Namun, jika digunakan secara bijak, generative AI dapat menjadi alat pendukung yang memperkuat peran HR dalam membangun budaya kerja yang sehat dan berfokus pada manusia.

Bagaimana Generative AI Digunakan dalam HR

Rekrutmen dan Perekrutan Karyawan

Beberapa aplikasi, seperti ChatGPT, dapat membantu membuat deskripsi pekerjaan yang akurat dan menarik. Aplikasi ini juga dapat menghasilkan pertanyaan penyaringan yang disesuaikan dengan peran dan profil kandidat, sehingga proses wawancara menjadi lebih terarah dan efektif.

Profesional HR dan tim rekrutmen juga bisa menggunakan generative AI untuk menyusun berbagai jenis email yang dibutuhkan selama proses rekrutmen, seperti email undangan wawancara, email penolakan, atau email tindak lanjut lainnya.

Lebih dari itu, beberapa platform pencarian talenta kini telah mengintegrasikan fitur generative AI yang memungkinkan pengguna mencari kandidat di dalam database hanya dengan mengetik pertanyaan biasa, tanpa perlu menggunakan rumus pencarian Boolean yang rumit. Selain itu, AI juga dapat membantu menganalisis profil kandidat dan mencocokkannya dengan deskripsi pekerjaan yang tersedia.

Onboarding

Selama proses onboarding, chatbot berbasis AI dapat berperan sebagai asisten virtual yang memberikan dukungan langsung kepada karyawan baru. Chatbot ini dapat menjawab pertanyaan seputar kebijakan perusahaan, kompensasi dan tunjangan, prosedur pengajuan cuti, serta informasi penting lainnya. Dukungan ini membantu mempercepat proses adaptasi dan meningkatkan pengalaman onboarding bagi karyawan baru.

Pelatihan dan Pengembangan

Kolaborasi antara generative AI dan fungsi HR dapat memberikan dampak positif terhadap pertumbuhan dan pengembangan karyawan. Sebagai contoh, generative AI dapat memberikan rekomendasi pembelajaran dan pengembangan yang disesuaikan dengan keterampilan, data kinerja, dan aspirasi karier masing-masing karyawan.

Penggunaan AI untuk coaching juga semakin populer. Alat coaching berbasis AI dapat meniru manfaat sesi coaching tatap muka dengan memberikan umpan balik secara real-time, menjawab pertanyaan, dan menawarkan wawasan yang relevan.

Selain itu, teknologi generative AI berguna untuk memperbarui dan menyesuaikan materi pelatihan sesuai dengan kebutuhan industri terkini. Dengan begitu, karyawan selalu mendapatkan akses ke konten terbaru dan organisasi tetap memenuhi standar kepatuhan. Generative AI juga dapat digunakan untuk menciptakan simulasi pelatihan yang realistis dan dinamis, yang beradaptasi berdasarkan keputusan pengguna. Hal ini mendukung pembelajaran berbasis pengalaman dan meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan.

Keterlibatan Karyawan

Sebagai profesional HR, Anda dapat memanfaatkan generative AI untuk menyusun pertanyaan survei keterlibatan karyawan yang membantu mengumpulkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Informasi ini berguna untuk meningkatkan kepuasan kerja, produktivitas, serta menangani isu-isu spesifik di lingkungan kerja.

Chatbot berbasis AI yang telah disebutkan sebelumnya juga dapat digunakan untuk berinteraksi tidak hanya dengan karyawan baru, tetapi juga dengan karyawan yang sudah ada. Chatbot ini dapat menjawab pertanyaan rutin terkait informasi penting perusahaan, seperti kebijakan dan tunjangan, serta memungkinkan HR menyediakan layanan mandiri (self-service) yang lebih mudah digunakan oleh karyawan. Dengan demikian, profesional HR memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada interaksi langsung yang bernilai tinggi.

Pembuatan Kebijakan dan Dokumen

Generative AI dalam solusi HR sangat berguna untuk membuat dan memperbarui berbagai kebijakan serta dokumen. Teknologi ini dapat mempercepat proses penyusunan dokumen, menyediakan draf awal untuk kontrak dan perjanjian, serta membantu penelitian dan penulisan dengan menyusun dokumen berdasarkan kebijakan perusahaan. Selain itu, generative AI juga dapat membantu mengisi formulir secara akurat, sehingga mengurangi beban pekerjaan administratif yang bersifat repetitif bagi tim HR.

Analisis Data HR

Generative AI dapat digunakan untuk menganalisis kumpulan data yang besar dan mengungkap pola-pola penting di dalamnya. Teknologi ini juga mampu menyajikan wawasan data dalam bentuk visual yang menarik dan mudah dipahami, sehingga informasi kompleks dapat disampaikan dengan cara yang lebih sederhana dan efektif.

Contohnya, generative AI dapat digunakan untuk menganalisis data gaji yang telah dianonimkan guna menemukan tren atau ketidakwajaran, serta mendeteksi pola tidak biasa dalam kehadiran atau kinerja karyawan yang mungkin menunjukkan adanya masalah seperti ketidakpuasan atau kepemimpinan yang kurang efektif. Selain itu, AI ini juga bisa membantu membuat skrip khusus untuk analisis data yang lebih mendalam.

Komunikasi Internal

Generative AI memungkinkan pembuatan konten komunikasi internal secara cepat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi serta karyawannya. Teknologi ini dapat menyesuaikan gaya bahasa dan nada komunikasi agar sejalan dengan nilai-nilai perusahaan, mempersonalisasi pesan agar relevan bagi setiap individu, serta menggunakan bahasa yang inklusif. Dengan demikian, HR dapat memastikan bahwa seluruh komunikasi di dalam organisasi memiliki konsistensi dalam nada, inklusivitas, dan tingkat keterlibatan.

Selain itu, generative AI juga mampu menyesuaikan isi pesan berdasarkan faktor seperti jabatan, minat, lokasi, dan tahap pengembangan karier. Baik saat berinteraksi dengan kandidat maupun karyawan yang sudah ada, AI ini membantu memastikan setiap komunikasi disampaikan secara tepat sasaran dan efektif.

Mempercepat Pekerjaan

Jika digunakan dengan tepat, generative AI memungkinkan para profesional HR menyelesaikan berbagai tugas dengan lebih cepat, sehingga mereka memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada aktivitas yang lebih strategis dan bernilai tinggi, seperti pengembangan karyawan, manajemen talenta, dan perencanaan organisasi. Hal ini tidak hanya membuat tim HR merasa lebih dihargai dan memiliki tujuan yang jelas, tetapi juga menjadikan peran mereka semakin penting dalam mendorong pertumbuhan bisnis.

Cara Memulai Penggunaan Generative AI dalam HR

Sebelum mulai menggunakan generative AI dalam operasional HR Anda, ada beberapa praktik terbaik yang sebaiknya Anda pahami terlebih dahulu. Langkah-langkah ini akan membantu Anda memanfaatkan teknologi secara efektif dan bertanggung jawab dalam mendukung fungsi HR.

Langkah 1: Mulai dari hal kecil dan lakukan eksperimen

ChatGPT adalah salah satu alat gratis yang bisa Anda gunakan untuk mulai mengenal dunia generative AI. Anda bisa mencobanya untuk membuat contoh pertanyaan survei karyawan atau pertanyaan wawancara, menyusun draf email kepada kandidat, atau memperbarui deskripsi pekerjaan. Langkah ini merupakan cara yang baik untuk mencoba dan memahami cara kerja generative AI sebelum berinvestasi lebih jauh dalam alat AI yang lebih kompleks.

Langkah 2: Pelajari cara membuat prompt secara efektif

Ada tiga elemen penting yang perlu Anda perhatikan saat membuat prompt (perintah) untuk ChatGPT:

• Tujuan (Objective): Jelaskan dengan jelas apa yang ingin Anda capai dari prompt tersebut. Misalnya, apakah Anda ingin membuat deskripsi pekerjaan, menulis email, atau menganalisis data.
• Konteks (Context): Sertakan informasi latar belakang yang relevan untuk membantu ChatGPT memahami permintaan Anda. Ini bisa mencakup topik, posisi pekerjaan, atau detail penting lainnya yang mendukung hasil yang diinginkan.
• Format: Tentukan bentuk keluaran yang Anda inginkan, seperti daftar poin, ringkasan, esai, atau tabel.

Sebagai contoh, Anda bisa membuat prompt seperti: “Buatkan deskripsi pekerjaan untuk posisi HR Administrator di (Tempat kerja), mencakup tanggung jawab dan apa yang di tawarkan.”

Cobalah berbagai jenis prompt untuk tujuan yang sama guna menemukan format yang memberikan hasil paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Langkah 3: Evaluasi dan perbaiki berdasarkan hasil keluaran AI

Perlu diingat bahwa generative AI terus berkembang. Oleh karena itu, penting untuk selalu meninjau hasil yang dihasilkan oleh AI, menilai seberapa efektif prompt Anda, dan mengidentifikasi bagian yang bisa diperbaiki agar informasi yang diberikan lebih akurat dan relevan.

Selain itu, saat menggunakan konten yang dihasilkan AI, pastikan Anda tetap mengandalkan pengetahuan, keahlian, serta standar industri yang Anda miliki untuk memeriksa kebenaran dan kelayakan hasil tersebut. Dengan begitu, Anda dapat memaksimalkan manfaat dari AI tanpa mengorbankan kualitas dan akurasi informasi.

Langkah 4: Integrasikan AI secara bertahap

Mulailah mengintegrasikan AI ke dalam alur kerja Anda secara perlahan dan terencana. Misalnya, Anda bisa mulai dengan menggunakannya untuk membuat draf dokumen kebijakan, kemudian seminggu berikutnya memanfaatkannya untuk analisis data sederhana.

Pendekatan bertahap ini membantu seluruh tim HR menyesuaikan diri tanpa tekanan besar, serta memberikan waktu untuk memahami dan menguasai teknologi secara lebih efektif.

Langkah 5: Selalu perhatikan privasi data

Privasi data adalah salah satu hal paling krusial saat menggunakan alat generative AI. Profesional HR memiliki tanggung jawab besar karena mereka sering menangani informasi karyawan yang bersifat sensitif. Pastikan Anda selalu mematuhi peraturan perlindungan data dan menjaga kerahasiaan informasi setiap saat.

Seiring dengan semakin meluasnya penggunaan GenAI di departemen HR dan organisasi, pertimbangkan untuk menyusun kebijakan khusus terkait penggunaan generative AI. Kebijakan ini akan menjadi panduan dalam bekerja secara aman dan etis dengan teknologi tersebut.

Kesimpulan

Generative AI tengah mendefinisikan ulang masa depan HR dengan mengubah cara organisasi menarik, mengembangkan, dan melibatkan talenta. Mulai dari menyederhanakan proses rekrutmen hingga mempersonalisasi pengalaman karyawan, GenAI menawarkan alat yang kuat untuk meningkatkan efisiensi dan mendukung pengambilan keputusan strategis.

Namun, dalam mengadopsi inovasi ini, penting untuk menjaga keseimbangan antara otomatisasi dan empati, serta antara data dan penilaian manusia. Masa depan HR bukan tentang menggantikan peran manusia, melainkan memberdayakan mereka, di mana GenAI berperan sebagai mitra dalam membangun lingkungan kerja yang lebih gesit, inklusif, dan berfokus pada manusia.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.