Skill Will Matrix: 4 Kuadran yang Menentukan Keterampilan dan Kemauan Karyawan

Dalam lingkup pengembangan pribadi dan profesional, menavigasi perjalanan menuju kesuksesan memerlukan pendekatan strategis. Salah satu alat yang berfungsi sebagai kompas dalam pencarian ini adalah Skill Will Matrix. Matriks Skill Will adalah panduan praktis yang memberdayakan individu dan organisasi untuk menyelaraskan upaya mereka dengan kemampuan dan aspirasi mereka. Dengan membedah keterkaitan antara keahlian dan tingkat motivasi, matriks ini menjadi roadmap untuk memaksimalkan potensi dan mendorong diri menuju puncak kesuksesan.

Skill Will Matrix dapat membantu organisasi mengatasi masalah-masalah yang berkaitan dengan menurunnya kinerja dan keterlibatan karyawan, namun bagaimana caranya? Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang matriks ini, seperti apa matriks ini bekerja, contoh dari Skill Will Matrix, hingga panduan langkah demi langkah menerapkannya.

Mengenal Skill Will Matrix

Perusahaan-perusahaan telah menggunakan Skill Will Matrix selama beberapa dekade, yang merupakan indikasi yang baik bahwa matriks ini memberikan nilai yang nyata bagi tim manajemen.

Matriks ini berasal dari model kepemimpinan situasional yang dibuat pada tahun 1970-an. Paul Hersey dan Ken Blanchard menciptakan Skill Will Matrix. Mereka ingin membantu para manajer mencocokkan gaya manajerial dengan karyawan berdasarkan situasi spesifik mereka.

Matriks ini masih digunakan sampai sekarang karena efektif, namun juga sederhana. Setiap manajer dapat menggunakan Skill Will Matrix untuk mendukung karyawan mereka jika mereka tahu apa itu dan bagaimana cara menggunakannya.

Definisi dan Tujuan Skill Will Matrix

Ada empat kuadran dalam Skill Will Matrix. Kuadran-kuadran ini membantu para manajer untuk menentukan perilaku suportif dan direktif yang dibutuhkan oleh karyawan mereka. Perilaku-perilaku ini dapat berubah tergantung pada keterampilan dan kemauan mereka. Mengikuti matriks ini membantu manajer memastikan bahwa mereka menawarkan dukungan yang tepat untuk setiap karyawan.

Mari kita lihat sebuah contoh. Manajer dengan karyawan yang memiliki kemauan tinggi namun memiliki keterampilan yang rendah, mungkin perlu melakukan pendekatan yang dipandu. Sedangkan mengelola karyawan dengan kemauan rendah dan keterampilan tinggi, berarti perlu membantu karyawan agar termotivasi.

Untuk menggunakan matriks ini secara efektif, Anda hanya perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan keterampilan dan kemauan.

performyard.com

Skill vs Will: Apa bedanya?

Sederhananya, keterampilan adalah seberapa kompeten seorang pekerja dalam tugas tertentu atau seberapa efektif mereka dalam peran mereka. Kemauan adalah seberapa besar motivasi mereka untuk menyelesaikan tugas atau menjalankan perannya dengan baik.

Seringkali lebih mudah untuk menilai keterampilan seseorang dibandingkan dengan kemauan mereka, karena keterampilan dapat diukur dan dievaluasi secara objektif. Di tempat kerja, beberapa keterampilan datang secara alami, sementara yang lain diasah dari waktu ke waktu. Namun, hal yang sama juga berlaku untuk kemauan.

Kemauan, di sisi lain, dapat dibangun atau diruntuhkan tergantung pada tujuan pribadi dan profesional pekerja, sistem pendukung, kepercayaan diri, tim kepemimpinan, dan budaya tempat kerja secara keseluruhan.

Terkadang, seorang karyawan mungkin tidak termotivasi seperti yang Anda harapkan, atau motivasi dan keterlibatan mereka mungkin berkurang seiring berjalannya waktu. Namun, setelah Anda mengetahui penyebabnya, Anda bisa membuat strategi untuk memperbaikinya.

Bagaimana Matrix Ini Bekerja?

Skill Will Matrix membandingkan kemauan karyawan untuk melakukan suatu tugas (tinggi atau rendah) dengan tingkat keterampilan mereka dalam kaitannya dengan tugas tersebut (tinggi atau rendah). Untuk menentukan karyawan masuk dalam kategori yang mana, Anda perlu mendapatkan beberapa informasi latar belakang, seperti:

• Tinjau profil karyawan dan tinjauan pengembangan kinerja terbaru mereka untuk mendapatkan gambaran lengkap mengenai tanggung jawab, pelatihan, dan perkembangan karier mereka. Meminta umpan balik dari anggota tim, manajer, dan pihak-pihak lain yang mengetahui pekerjaan dan kinerja karyawan tersebut.
• Temui karyawan untuk mendapatkan perspektif langsung dari karyawan tersebut mengenai keterampilan dan motivasi mereka.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan ketika menentukan di mana posisi karyawan dalam The Skill Will Matrix:

Menentukan Tingkat Keterampilan

• Apa tingkat pendidikan mereka?
• Berapa tahun pengalaman yang mereka miliki dalam peran mereka?
• Apa saja contoh keterampilan yang telah mereka tunjukkan?
• Apa kekuatan mereka?
• Apa saja kelemahan mereka?
• Berapa banyak bantuan yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas atau peran mereka dengan sukses?
• Pelatihan, kursus, atau sertifikasi apa yang telah mereka selesaikan?
• Seberapa sering mereka menerima umpan balik negatif?
• Seberapa sering mereka menerima umpan balik positif?

Menentukan Tingkat Kemauan

• Seberapa ambisius mereka?
• Apakah mereka mengambil tugas atau tanggung jawab baru tanpa diminta?
• Seberapa terlibatkah mereka dengan pekerjaan mereka?
• Apa tujuan profesional mereka?
• Seberapa sering mereka berganti pekerjaan di masa lalu?
• Seperti apa sikap umum mereka?
• Seperti apa hubungan kerja mereka dengan tim mereka?

Setelah mengevaluasi karyawan, Anda dapat menggunakan kerangka kerja ini untuk menempatkan mereka ke dalam salah satu dari empat kategori:

Kategori 1: Kemauan Tinggi, Keterampilan Rendah

Karyawan ini memiliki motivasi tinggi dalam pekerjaannya, namun tidak memiliki keterampilan untuk menjalankan tugasnya secara efektif. Mereka biasanya berada di awal karier dan merupakan kandidat yang tepat untuk mengikuti pelatihan atau coaching, yang dapat membantu menutup kesenjangan keterampilan.

Kategori 2: Kemauan Tinggi, Keterampilan Tinggi

Karyawan ini memiliki kemampuan di atas rata-rata dan termotivasi untuk menyelesaikan tugas dan unggul dalam peran mereka, alias karyawan berkinerja tinggi. Biasanya, seseorang dalam kategori ini ingin maju dalam karier mereka dan akan menjadi manajer atau pemimpin yang baik. Manajer harus fokus untuk membina dan mempertahankan karyawan seperti ini.

Kategori 3: Keterampilan Rendah, Kemauan Rendah

Banyak karyawan yang masuk dalam kategori ini adalah karyawan baru yang masih belajar namun takut untuk meminta bantuan. Di lain waktu, mereka mungkin adalah karyawan yang tidak siap yang tidak memiliki keterampilan atau pendidikan yang dibutuhkan untuk melakukan tugasnya. Dalam kedua kasus tersebut, mereka akan membutuhkan pelatihan, dukungan, bimbingan, atau – sebagai upaya terakhir – dipecat.

Kategori 4: Keterampilan Tinggi, Kemauan Rendah

Kurangnya motivasi adalah kelemahan karyawan ini. Mereka memiliki keterampilan untuk melakukan peran mereka dengan baik, namun mereka tidak terlibat dalam pekerjaan mereka. Ini mungkin karena mereka kurang tertantang atau bosan dengan posisi mereka dan perlu menemukan tujuan atau insentif baru untuk bekerja.

Contoh dari Skill Will Matrix

Meskipun beberapa masalah karyawan dapat dilihat dengan jelas, memahami mengapa hal tersebut terjadi dan apa yang harus dilakukan selanjutnya tidaklah selalu mudah. Berikut adalah empat contoh bagaimana dan kapan Skill Will Matrix dapat digunakan di tempat kerja:

Skenario: Kemauan Tinggi, Keterampilan Rendah

Tono adalah seorang lulusan baru dengan gelar di bidang bisnis. Dia baru saja mendapatkan pekerjaan pertamanya sebagai Account Manager di sebuah perusahaan distribusi yang berspesialisasi dalam pengiriman komersial dan bahan pengemasan.

Sebagai lulusan baru yang baru saja lulus sekolah, Tono sangat senang akhirnya bisa bergabung dengan dunia kerja dan sangat termotivasi untuk tampil mengesankan dan unggul dalam perannya. Meskipun pendidikannya telah memberinya dasar yang kuat, dia melakukan kesalahan berulang saat menggunakan aplikasi internal perusahaan dan saat berkomunikasi dengan klien.

Dalam hal ini, manajernya perlu memberikan lebih banyak arahan kepada Tono sambil tetap menjaga semangatnya. Ia mendaftarkan Tono ke course pelatihan untuk meningkatkan kemampuan teknis dan keterampilan komunikasi klien. Dia juga menjadwalkan check-in mingguan untuk meninjau kemajuannya dan memberikan penghargaan serta mengakui usahanya.

Skenario: Kemauan Tinggi, Keterampilan Tinggi

Selama empat tahun, Fitri telah bekerja di tempat kerjanya, sebuah perusahaan rintisan yang bergerak di bidang makanan. Selama waktu ini, dia telah naik jabatan dari Desainer Grafis Junior menjadi Desainer Grafis Senior dan telah menyaksikan perusahaan berkembang dari tim yang terdiri dari 10 orang menjadi tim yang terdiri dari 100 orang.

Manajer Fitri telah menyaksikan kemampuannya tumbuh dan berkembang selama bertahun-tahun. Dia juga mencatat bahwa Fitri mengambil inisiatif dan terus mencari peluang untuk berkembang. Dalam hal ini, Fitri harus diberdayakan dalam perannya, dan segala upaya harus dilakukan untuk mempertahankannya.

Jadi, Fitri bertemu dengan manajer SDM-nya untuk menyusun rencana pengembangan profesional dan menyampaikan bahwa ia tertarik untuk menjadi pemimpin departemen. Mereka kemudian mengembangkan strategi yang akan mentransisikannya ke dalam peran sebagai Manajer Pemasaran.

Skenario: Keterampilan Rendah, Kemauan Rendah

Malik menjalankan sebuah toko sepeda besar dan terkenal dengan tim yang membanggakan diri mereka dengan pengetahuan produk dan layanan perbaikan sepeda yang efisien. Andy telah bekerja sebagai Sales Representative di toko tersebut selama tiga bulan, namun mengalami kesulitan. Dia tidak memenuhi target penjualan dan sering membutuhkan bantuan, tetapi tidak menerapkan apa yang telah dia pelajari atau berusaha untuk memperbaiki diri.

Jadi, Malik mengambil langkah langsung untuk menemukan penyebab rendahnya kemauan dan keterampilannya. Dia berbicara dengan Andy dan mengetahui bahwa dia bergabung dengan toko untuk bekerja di bagian perbaikan, bukan di bagian ritel, dan berharap untuk pindah departemen setelah beberapa bulan. Sayangnya, tidak ada lowongan yang akan datang di bengkel, dan Malik perlu mempertahankan reputasi tokonya untuk layanan ritel yang sangat baik, sehingga Andy diberhentikan.

Skenario: Keterampilan Tinggi, Kemauan Rendah

Mawar memimpin tim di sebuah agensi pemasaran kecil. Rama, karyawan yang paling lama bekerja di sana adalah Office Administrator. Dia jarang sekali meminta bantuan dan merupakan orang yang paling dicari di kantor untuk mendapatkan informasi, data, dan informasi klien.

Baru-baru ini, ia dan anggota tim lainnya menyadari bahwa Rama sering tertinggal dalam mengerjakan tugas dan tidak seperti biasanya. Jadi, ia mengatur pertemuan santai untuk membicarakan situasi tersebut. Selama waktu ini, dia mengetahui bahwa Rama merasa seolah-olah dia mencapai titik terendah dalam kariernya dan tidak bersemangat lagi dengan pekerjaannya. Untuk sampai ke inti permasalahan, Mawar perlu menggairahkan atau memotivasi Rama.

Menggali lebih dalam, ia mengatakan kepada Mawar bahwa ia tertarik dengan Manajemen Proyek. Meskipun Rama akan dirindukan sebagai Office Administrator, Mawar tahu bahwa ia memiliki keterampilan yang dapat ditransfer untuk menjadi Manajer Proyek dan ingin mempertahankannya. Mereka kemudian mengatur bimbingan kasual antara Rama dan satu-satunya Manajer Proyek mereka saat ini, sehingga Rama bisa mendapatkan pengalaman dunia nyata sebelum beralih.

Langkah-langkah untuk Menerapkan Skill Will Matrix

Kuesioner Skill Will Matrix adalah tentang memperlambat dan mengimplementasikan proses langkah demi langkah. Prosesnya sedikit lebih rumit daripada mengisi kuesioner yang sebenarnya.

Prosesnya meliputi langkah-langkah berikut ini:

• Mengidentifikasi dimensi atau kompetensi kinerja utama.
• Mengevaluasi tingkat keterampilan karyawan dalam setiap dimensi.
• Menilai tingkat kemauan karyawan dalam setiap dimensi.
• Memetakan karyawan pada kisi-kisi Skill Will Matrix.
• Tentukan strategi yang tepat untuk setiap kuadran.

1. Mengidentifikasi Dimensi atau Kompetensi Kinerja Utama

Semakin spesifik yang Anda dapatkan, semakin efektif Skill Will Matrix. Alih-alih mempertimbangkan setiap pekerjaan karyawan secara keseluruhan, identifikasi dimensi dan kompetensi utama. Anda mungkin akan lebih spesifik setelah melakukan tinjauan berbasis proyek. Anda mungkin memutuskan untuk menggali lebih dalam saat menentukan apakah seorang karyawan mampu mengambil tanggung jawab baru. Ketika Anda memecah peran mereka ke dalam kompetensi inti, Anda akan lebih akurat menemukan posisi mereka di dalam matriks.

2. Mengevaluasi Tingkat Keterampilan Karyawan dalam Setiap Dimensi

Langkah pertama adalah mendapatkan dimensi kinerja utama dan kompetensi yang diuraikan untuk karyawan. Selanjutnya, pertimbangkan apakah mereka termasuk dalam kategori keterampilan rendah atau keterampilan tinggi. Jika mereka mencentang lebih banyak kotak daripada tidak, mereka termasuk dalam kategori keterampilan tinggi. Lebih sedikit kotak yang dicentang, maka mereka akan dianggap berketerampilan rendah.

Jika Anda merasa mereka berada di tengah-tengah, pertimbangkan kemauan mereka sebelum menentukan pilihan. Hal ini memungkinkan Anda untuk membayangkan bagaimana gaya manajerial tertentu akan bekerja dengan karyawan tersebut sebelum menentukan tingkat keterampilan mana yang akan diberikan kepada mereka.

3. Menilai Tingkat Keinginan Karyawan dalam Setiap Dimensi

Jangan mendasarkan tingkat kemauan setiap karyawan berdasarkan opini. Masukkan item pekerjaan ke dalam proses manajemen kinerja Anda sehingga dapat dilacak dan diukur. Anda bisa mengirimkan survei dan mendapatkan umpan balik dari karyawan secara langsung, atau Anda bisa mendapatkan informasi dari 360 ulasan. Kabar baiknya, Anda hanya perlu memilih antara tingkat kemauan yang tinggi dan rendah, yang akan terlihat jelas ketika Anda meninjau data.

4. Plot Karyawan pada Kisi-kisi Skill Will Matrix

Setelah Anda mengetahui tingkat keterampilan karyawan dan tingkat kemauan mereka, Anda dapat memplot mereka pada matriks. Jika memilih satu dari empat koordinat tampak terlalu membatasi, pertimbangkan untuk memperlakukan matriks seperti grafik x dan y dan memplot setiap karyawan dalam skala satu sampai sepuluh.

5. Tentukan Strategi yang Tepat untuk Setiap Kuadran

Di mana karyawan berada akan menentukan pendekatan apa yang harus diambil manajer untuk meningkatkan kinerja. Karyawan dengan:

• Keterampilan rendah dan kemauan rendah, contohnya, akan membutuhkan pendekatan langsung dengan tujuan SMART dan pemeriksaan mingguan.
• Keterampilan rendah dan kemauan tinggi akan membutuhkan bimbingan melalui hal-hal seperti pelatihan dan pembinaan kinerja.
• Karyawan dengan keterampilan tinggi dan kemauan rendah akan membutuhkan rencana yang menggairahkan dan memotivasi mereka, yang mungkin termasuk mempercayakan mereka dengan peran atau tugas yang baru atau berbeda.
• Keterampilan tinggi dan kemauan tinggi akan membutuhkan rencana di mana manajer memupuk keterlibatan mereka dengan tugas-tugas baru yang mengembangkan keterampilan kepemimpinan mereka.

Kapan Harus Menggunakan Skill Will Matrix?

Ketika organisasi Anda sedang mengalami masa transisi atau mengalami perubahan yang signifikan, anggota tim Anda membutuhkan semua dukungan yang bisa mereka dapatkan. Dalam situasi seperti ini, menggunakan The Skill Will Matrix bisa sangat membantu.

Kembali Bekerja

Memasuki kembali dunia kerja bisa menjadi tantangan, bahkan jika Anda bekerja dari rumah. Jika Anda memiliki karyawan yang kembali bekerja setelah cuti melahirkan, cuti untuk seorang ayah, sakit atau bentuk cuti wajib lainnya, Anda bisa menggunakan The Skill Will Matrix untuk mengidentifikasi sikap dan kemampuan mereka ketika mereka kembali bekerja dan membantu mereka bertransisi kembali ke dalam kehidupan profesional dengan mudah.

Atau, jika perusahaan Anda kembali ke kantor fisik setelah bekerja dari jarak jauh (atau sebaliknya), Anda bisa menggunakan The Skill Will Matrix untuk menyelaraskan kembali tim Anda sambil menyesuaikan diri dengan lingkungan baru.

Anggota Tim Baru

Ketika anggota tim baru bergabung, perlu waktu untuk mengenal gaya komunikasi, kebiasaan kerja dan keterampilan mereka. Skill Will Matrix adalah alat yang bagus untuk momen-momen ini, karena membantu manajer untuk lebih memahami kekuatan, motivasi, dan gaya kepemimpinan yang disukai karyawan baru.

Membangun Tim yang Tangkas

Ketika menyusun tim yang tangkas untuk sebuah proyek, Anda harus memilih karyawan terbaik untuk pekerjaan itu. Setelah menentukan tujuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk proyek, Anda dapat menggunakan matriks untuk menilai kandidat dan mengidentifikasi pesaing terkuat.

Meningkatkan Kepemimpinan

Ketika para pemimpin menggunakan The Skill Will Matrix, mereka juga akan meningkat. Dengan menggunakan kerangka kerja ini, Anda bisa belajar bagaimana melakukan percakapan yang lebih produktif dengan anggota tim dengan berkomunikasi melalui gaya kepemimpinan yang mereka sukai (memandu, mendelegasikan, mengarahkan, atau menggairahkan). Melalui percakapan ini, Anda bisa menemukan kekuatan karyawan yang belum dimanfaatkan dan memastikan mereka ditempatkan pada posisi yang tepat untuk berkembang.

Kelebihan dan Kekurangan dari Skill Will Matrix

Menggunakan Skill Will Matrix terdengar bagus, dan dalam banyak hal memang bagus, namun seperti halnya strategi manajemen kinerja lainnya, ada juga kekurangannya. Berikut ini adalah sisi baik dan buruknya, sehingga Anda bisa memutuskan apakah strategi ini tepat untuk organisasi Anda.

Kelebihan

Pemahaman yang lebih baik akan potensi karyawan

Salah satu alasan terbaik untuk menggunakan Skill Will Matrix adalah fakta bahwa ini mendorong Anda untuk fokus pada potensi karyawan Anda. Hal ini termasuk potensi mereka untuk mempelajari keterampilan baru dan potensi mereka untuk tumbuh menjadi lebih positif. Hal ini juga termasuk potensi mereka untuk tumbuh menjadi peran kepemimpinan. Matriks ini berfokus pada apa yang mungkin terjadi, bukan pada apa yang telah berlalu. Hal ini menciptakan proses manajemen kinerja yang jauh lebih positif.

Pendekatan khusus untuk pengembangan bakat

Skill Will Matrix memungkinkan Anda untuk melakukan pendekatan yang disesuaikan untuk pengembangan bakat. Ini berarti individu yang sedang berjuang bisa mendapatkan lebih banyak dukungan. Karyawan yang berprestasi juga bisa mendapatkan kemandirian yang mereka idamkan. Karyawan akan lebih puas dengan dukungan yang mereka dapatkan dari manajemen jika disesuaikan dengan kinerja mereka.

Komunikasi dan umpan balik yang lebih baik

Untuk mengetahui apakah karyawan memiliki keterampilan tinggi atau rendah, dan apakah mereka memiliki kemauan yang tinggi atau rendah, Anda harus memiliki sistem komunikasi dan umpan balik. Menggunakan matriks akan mendorong Anda untuk mengembangkan rencana manajemen kinerja. Rencana ini akan membantu Anda menilai keterampilan dan kemauan secara akurat.

Kekurangan

Subjektivitas dan potensi bias

Jika Anda tidak berhati-hati, subjektivitas dan potensi bias dapat masuk ke dalam proses. Menilai tingkat kemauan seseorang bisa jadi sulit. Bahkan dengan data, manajer bisa tergoda untuk mengikuti naluri mereka. Anda mungkin juga mendapati bahwa Anda tidak mengukur apa yang Anda pikir Anda ukur. Sebagai contoh, Anda mungkin berpikir bahwa seorang karyawan terampil karena mereka memenuhi target mereka, namun bisa jadi target tersebut terlalu mudah.

Penilaian dan penyesuaian yang terus menerus

Matriks ini juga mengharuskan Anda untuk sering melakukan penyesuaian berdasarkan data penilaian terbaru. Butuh banyak waktu untuk mengelola dan menganalisa beberapa penilaian. Dengan melakukan hal tersebut, Anda akan mendapatkan data historis yang tepat untuk melacak apakah karyawan berpindah posisi di dalam matriks. Alat manajemen kinerja dapat membuatnya lebih mudah, namun prosesnya masih bisa memakan waktu.

Integrasi Dengan Alat Manajemen Kinerja Lainnya

Dengan hanya empat kuadran, Skill Will Matrix merupakan pendekatan sederhana untuk mengelola kinerja, namun tidak dapat berdiri sendiri. Ia harus menjadi bagian dari sistem manajemen kinerja yang lebih komprehensif. Artinya, harus diintegrasikan dengan tujuan, umpan balik, dan tinjauan agar benar-benar efektif.

Kesimpulan

Skill Will Matrix adalah alat yang sangat berharga bagi organisasi dan para pemimpin untuk menilai dan mengelola anggota tim mereka secara efektif. Dengan mengkategorikan individu ke dalam empat kuadran yang berbeda berdasarkan tingkat keterampilan dan kemauan mereka untuk bekerja, matriks ini membantu mengidentifikasi area-area yang perlu dikembangkan dan ditingkatkan. Matriks ini menawarkan pendekatan terstruktur untuk menyesuaikan strategi kepemimpinan, program pelatihan, dan teknik motivasi agar sesuai dengan kebutuhan unik setiap anggota tim.

Skill Will Matrix mendorong pemahaman yang lebih bernuansa tentang dinamika tim, dengan menekankan bahwa tidak semua individu membutuhkan pendekatan kepemimpinan yang sama. Dengan mengenali perbedaan keterampilan dan kemauan, para pemimpin dapat mengalokasikan sumber daya secara lebih efisien, menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan, dan pada akhirnya meningkatkan kinerja dan produktivitas tim.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.