Buddy System: Mendukung dan Membuat Lingkungan yang Ramah bagi Karyawan
Tempat kerja seringkali merupakan tempat yang penuh tekanan, dan penting untuk menciptakan suasana yang mendukung dan komunikatif. Buddy system adalah salah satu cara untuk memberikan dukungan dan menciptakan lingkungan yang lebih ramah bagi karyawan. Sebuah sistem yang hebat untuk memasukkan staf baru, sistem teman (buddy system) membantu karyawan baru mendapatkan kecepatan dengan cepat dan percaya diri, sementara juga membantu para karyawan lama mempelajari keterampilan baru. Itu tidak hanya mendorong koneksi antarrekan kerja tetapi juga meningkatkan komunikasi, memperkuat hubungan dan meningkatkan kolaborasi di antara anggota tim.
Sistem pertemanan merupakan metode memasangkan dua orang untuk mendorong komunikasi dan dukungan di antara mereka. Ini telah digunakan di berbagai lingkungan kerja sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi dan semangat bekerja.
Pengertian Buddy System
Buddy system atau sistem pertemanan hanyalah pasangan dari dua orang, biasanya dengan satu orang lebih berpengalaman atau berpengetahuan daripada yang lain. Dalam konteks kerja, buddies sering ditugaskan ke karyawan baru untuk membantu mereka menyesuaikan diri dengan pekerjaan atau proyek baru mereka.
Buddy system juga dapat digunakan untuk pengembangan pribadi; misalnya, jika Anda mempelajari bahasa baru, Anda mungkin berteman dengan seseorang yang lebih fasih dari Anda.
Di tempat kerja, buddy system dapat digunakan dalam beberapa cara, antara lain:
- Memberikan dukungan dan bimbingan kepada karyawan baru.
- Memperkenalkan pendatang baru kepada kolega dan budaya departemen mereka.
- Membantu karyawan baru mempelajari kebijakan dan prosedur perusahaan.
- Berbagi ilmu dan pengalaman antarrekan kerja.
- Bertindak sebagai pendengar untuk ide atau masalah.
Memiliki buddy yang ditunjuk dapat sangat membantu karyawan baru yang sedang berjuang untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaan atau proyek baru mereka. Seorang buddy dapat memberikan dukungan, bimbingan, dan persahabatan, membantu karyawan baru tersebut merasa lebih nyaman dan terhubung.
Ini memudahkan karyawan baru untuk berbagi tips, pengetahuan, dan teknik yang telah mereka pelajari melalui pengalaman kerja sebelumnya. Pertukaran ide meningkatkan organisasi dengan mendorong pemikiran inovatif dan memberi karyawan baru kesempatan untuk menawarkan umpan balik.
Pentingnya Sistem Buddy
Penelitian menunjukkan bahwa proses onboarding tidak mudah dinavigasi. Baik karyawan maupun pemberi kerja mereka kesulitan dalam hal onboarding; faktanya, sebuah studi BambooHR menemukan bahwa 23% responden telah berhenti dari pekerjaan mereka dalam enam bulan pertama karena orientasi yang buruk.
Ini tidak terlalu mengejutkan, terutama jika Anda mempertimbangkan betapa sulitnya memulai pekerjaan baru. Anda tiba-tiba diharapkan mengetahui segalanya tentang perusahaan, proyek, dan kolega Anda; banyak yang harus diambil sekaligus.
Tanpa wajah ramah yang bersedia membantu Anda, bagaimana Anda bisa diharapkan berkembang di lingkungan baru ini?
Sistem buddy memberikan pengalaman orientasi yang positif bagi karyawan. Proses onboarding yang dijalankan dengan baik memposisikan karyawan baru untuk kesuksesan jangka panjang dalam perusahaan Anda. Menugaskan setiap karyawan baru ke seorang teman memberi karyawan satu titik kontak yang andal dan antusias untuk pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki.
Memiliki sistem yang membantu karyawan baru merasa seperti bagian dari tim membuat perbedaan besar dalam kinerja awal di tempat kerja dan retensi jangka panjang.
Dengan program onboarding yang solid, karyawan 70% lebih produktif dan 82% lebih berkomitmen pada pekerjaan mereka. Jelas, sistem buddy dapat menjadi alat yang berharga baik bagi karyawan maupun pemberi kerja.
Manfaat Buddy System
Dari penjelasan sebelumnya, buddy system tentunya memberikan manfaat bagi karyawan di tempat kerja, terutama untuk karyawan baru. Berikut adalah beberapa manfaat dari sistem buddy, meliputi:
- Meningkatkan proses orientasi Anda. Teman (buddy) orientasi dapat membantu karyawan baru merasa disambut dan mempercepat proses mempelajari sistem dan proses internal Anda.
- Meningkatkan kepuasan karyawan. Memasangkan karyawan baru dengan teman orientasi adalah cara yang bagus untuk memberi mereka dukungan dan pelatihan yang mereka butuhkan untuk menangani peran baru mereka. Panduan ekstra ini mengurangi frustrasi karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja secara keseluruhan.
- Meningkatkan pengalaman karyawan. Dengan program teman orientasi (onboarding buddy), Anda dapat menunjukkan kepada karyawan baru bahwa Anda peduli dengan pengalaman mereka di perusahaan Anda dan Anda ingin mereka merasa nyaman dan tenang sesegera mungkin.
- Meningkatkan produktivitas. Semakin cepat karyawan baru Anda memahami budaya dan peran mereka, semakin cepat mereka dapat menjadi karyawan yang produktif. Selain itu, jika karyawan baru merasa disambut, mereka lebih cenderung menjalin persahabatan dengan kolega mereka, membantu mereka berkomunikasi dan berkolaborasi dengan rekan satu tim baru mereka.
- Meningkatkan retensi. Jika Anda memberikan pengalaman karyawan yang positif sejak hari pertama, karyawan baru Anda kemungkinan besar akan memutuskan untuk bertahan di perusahaan Anda, meningkatkan retensi dan mengurangi biaya pergantian yang tinggi.
- Peningkatan pembelajaran dan pengembangan. Seorang buddy memperkuat tingkat pelatihan yang diterima karyawan sejak hari pertama mereka di perusahaan Anda. Semakin banyak wawasan yang mereka dapatkan dari teman mereka, semakin cepat mereka mengembangkan keterampilan baru di organisasi Anda.
- Integrasi lebih cepat ke dalam budaya Anda. Cara terbaik bagi karyawan baru untuk memahami budaya perusahaan Anda adalah dengan menjalaninya. Seorang teman membantu karyawan baru berinteraksi dengan berbagai tingkatan di perusahaan Anda sehingga mereka dapat menjadi bagian dari budaya perusahaan Anda lebih cepat.
- Sistem buddy juga merupakan peluang besar bagi Anda untuk mengidentifikasi pemimpin dan mentor baru di antara staf Anda yang ada.
Peran Buddy
Anda mungkin bertanya-tanya: apakah seorang ‘buddy‘ hanyalah seorang mentor yang memakai tag nama baru? Bukan seperti itu. Meskipun buddy dapat memberikan bimbingan dan dukungan, peran mereka bukanlah untuk mentransfer keterampilan atau pengetahuan yang mendalam.
Buddy lebih ditujukan untuk membangun hubungan, moral, dan kepercayaan umum saat karyawan baru menyesuaikan diri dengan lingkungannya. Mereka belum tentu membantu kemajuan karier atau pengembangan profesional.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, peran dan tanggung jawab utama seorang buddy yaitu:
- Memperkenalkan karyawan baru kepada rekan kerja dan budaya departemen mereka.
- Membantu karyawan baru mempelajari kebijakan dan prosedur perusahaan.
- Berbagi ilmu dan pengalaman antarrekan kerja.
- Bertindak sebagai pendengar untuk ide atau masalah.
Apa ciri-ciri buddy yang baik?
Sebelum menugaskan seorang buddy, penting untuk memikirkan tentang apa yang Anda cari dari seorang buddy baik. Beberapa ciri utama seorang buddy yang baik adalah:
- Keterampilan komunikasi dan mendengarkan yang baik.
- Ramah dan mudah didekati.
- Sabar dan suportif.
- Memiliki pengetahuan tentang perusahaan dan proyek.
- Bersedia meluangkan waktu untuk membantu.
Anda menginginkan seseorang yang dapat diandalkan dalam hal waktu dan ketersediaan, dan yang mampu membangun hubungan positif dengan karyawan baru tersebut.
Apa yang bukan tanggung jawab buddy?
Meskipun teman adalah komponen kunci dari proses orientasi Anda, mereka tidak bertanggung jawab untuk melakukan semua tugas orientasi. Misalnya, buddy tidak ditugaskan untuk:
- Akan melalui kebijakan dan harapan dengan karyawan baru.
- Mengajari karyawan baru tentang tugas pekerjaan khusus mereka.
- Memantau kemajuan karyawan baru.
- Menyiapkan peluang pelatihan atau pengembangan untuk karyawan baru.
Namun terlepas dari itu, buddy harus dapat memberikan informasi dan dukungan tentang topik ini.
Cara Membuat Buddy System di Tempat Kerja
Menerapkan program buddy itu mudah. Berikut adalah langkah-langkah yang harus diambil jika Anda ingin membuat sistem buddy di tempat kerja Anda:
1. Tentukan kerangka kerjanya
Mulailah dengan menuliskan tujuan program dan tujuan apa pun yang Anda miliki untuk perusahaan dan karyawan. Catat berapa lama setiap pasangan akan bertahan dan aturan apa pun untuk hubungan buddy.
2. Tetapkan harapan
Tetapkan tugas dan harapan khusus untuk sistem buddy. Buatlah daftar periksa untuk setiap topik dan tugas yang Anda ingin setiap rekan kerja lakukan dengan karyawan yang baru direkrut. Sertakan dokumen perekrutan baru, perkenalan dengan anggota tim yang berbeda, tur kantor, penjelasan tentang proses dan perangkat lunak yang digunakan organisasi dan hal lain yang menurut Anda harus dipelajari oleh karyawan baru.
Dengan mendefinisikan ekspektasi sejelas mungkin, Anda dapat memilih orang yang tepat untuk program dan merampingkan prosesnya.
3. Temukan peserta
Temukan sukarelawan untuk membantu pengembangan karyawan baru. Penting untuk memiliki sukarelawan dari berbagai departemen karena membatasi sistem ke departemen SDM tidaklah ideal. Sistem buddy paling efektif saat buddy melayani tujuan yang sama dan dapat berbagi tugas sehari-hari dengan karyawan baru.
Jika Anda kesulitan menemukan sukarelawan, Anda dapat memberi insentif pada program ini. Tawarkan bonus, cuti berbayar ekstra, atau kartu hadiah bagi mereka yang mendaftar. Berkreasilah dengan insentif yang Anda pilih, karena setiap orang memiliki motivasi yang berbeda.
4. Cocokkan dengan karyawan baru
Ajukan beberapa pertanyaan kepada karyawan baru yang membantu memastikan mereka dipasangkan dengan orang lain yang memiliki kepribadian dan tujuan yang sama. Gaya mengajar atau belajar yang mereka sukai adalah penting karena beberapa karyawan baru berkembang lebih baik dengan seorang buddy yang memberikan instruksi langsung, sementara yang lain hanya ingin seseorang memeriksa secara berkala untuk menjawab pertanyaan yang muncul.
Memilih pasangan yang tepat adalah bagian penting dari buddy system. Tanyakan kepada setiap karyawan baru orang seperti apa yang ingin mereka pasangkan. Misalnya, Anda dapat bertanya kepada mereka apakah mereka lebih suka bekerja dengan seseorang yang lebih aktif atau seseorang yang hanya akan menghubungi mereka secara berkala.
5. Beri buddy daftar aktivitas untuk diselesaikan bersama pasangannya
Bergantung pada seberapa dekat sistem teman dikelola, buddy mungkin diberi daftar aktivitas khusus untuk diselesaikan dengan mitra perekrutan baru mereka. Ini dapat mencakup apa saja mulai dari memperkenalkan mereka di sekitar kantor, berbagi praktik terbaik, dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki.
Berikut adalah beberapa ide untuk memulai buddy Anda:
- Perkenalkan karyawan baru ke tim mereka dan jelaskan peran mereka.
- Bagikan budaya, nilai, dan tujuan perusahaan.
- Tunjukkan pada mereka di mana semuanya berada di kantor, dari mesin kopi hingga toilet.
- Bantu mereka mengatur e-mail dan komputer mereka.
- Memberikan gambaran tentang manfaat perusahaan dan cara menggunakannya.
- Jawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki tentang pekerjaan baru mereka.
Namun, pastikan teman-teman Anda tidak terlalu diatur – inti dari memiliki sistem buddy adalah untuk menumbuhkan rasa kebersamaan dan dukungan. Biarkan mereka menggunakan penilaian mereka sendiri tentang apa yang terbaik bagi mereka dan mitra pekerja baru mereka.
6. Survei buddy dan karyawan baru dan gunakan umpan balik
Anda tidak akan tahu seberapa efektif buddy system Anda sampai Anda mensurvei baik buddy maupun karyawan baru. Umpan balik sangat penting untuk keberhasilan program apa pun, dan sangat penting untuk mendapatkan umpan balik dari orang-orang yang terlibat langsung.
Gunakan umpan balik yang Anda terima untuk meningkatkan sistem buddy dan menjadikannya lebih bermanfaat bagi semua orang yang terlibat. Mungkin ada aktivitas tertentu yang harus buddy lakukan dengan rekan kerja barunya, atau mungkin Anda perlu menambahkan lebih banyak buddy ke grup.
Apa pun yang terjadi, selalu terbuka untuk umpan balik dan bersedia melakukan perubahan sehingga semua orang dapat memperoleh manfaat dari buddy system.
Buddy System pada Program Orientasi
Setelah Anda menemukan pasangan yang cocok, membangun hubungan buddy itu sederhana. Langkah terpenting adalah menentukan peran buddy dalam hubungan tersebut dengan membuat daftar periksa dan meminta buddy tersebut meninjau dan menyetujuinya.
Daftar periksa harus menawarkan aturan untuk hubungan dan memberikan poin-poin, sehingga buddy dapat mencentang setiap item dari daftar. Ini memastikan bahwa buddy mencakup semua informasi yang Anda ingin karyawan baru pelajari dan mencatat apa pun yang berharga yang mereka pelajari. Mintalah buddy Anda meninjau dan menandatangani panduan ini.
Tentukan berapa lama hubungan akan bertahan dan tetapkan pertemuan untuk tanggal akhir. Ini memberi Anda kesempatan untuk meninjau apa pun yang dipelajari buddy yang dapat membantu bisnis Anda. Karyawan baru juga dapat memberikan umpan balik saat ini.
Kesimpulan
Buddy system di tempat kerja adalah alat yang berharga untuk membantu menciptakan lingkungan yang positif, membangun hubungan antarrekan kerja, dan memberikan dukungan bagi karyawan. Itu harus diterapkan dengan fleksibilitas dan presisi untuk memastikan bahwa itu berhasil dan bermanfaat bagi semua orang yang terlibat. Melalui penerapan sistem buddy yang tepat, manajer dapat menciptakan tempat kerja yang memupuk kolaborasi dan kepercayaan di antara anggota tim. Selain itu, setiap karyawan dapat memperoleh manfaat dari memiliki seseorang untuk dihubungi ketika mereka membutuhkan bantuan atau nasihat.
Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.