KPI (Key Performance Indicator): Mengukur dan Memaksimalkan Kinerja untuk Mencapai Tujuan Besar

Mungkin Anda bertanya-tanya, bagaimana cara mengukur kinerja ketika bekerja? Sebagai salah satu jawabannya, adalah dengan KPI (Key Performance Indicator).

Key Performance Indicator, atau KPI, memainkan peran penting dalam kesuksesan perusahaan. Ini membantu organisasi atau perusahaan mengukur progres mereka menuju tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. KPI dapat digunakan untuk menilai kinerja departemen, tim, proses, dan produk. Selain itu, KPI dapat melacak progres atau kemajuan, membandingkan hasil dari waktu ke waktu, dan menentukan di mana perbaikan dapat dilakukan.

Dengan memahami metrik KPI, organisasi dapat mengidentifikasi potensi area peningkatan dan melakukan penyesuaian tepat waktu untuk memastikan tujuan tercapai.

Pengertian KPI (Key Performance Indicator)

KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator, yaitu nilai terukur yang digunakan untuk mengevaluasi seberapa sukses seseorang atau organisasi dalam mencapai suatu target. KPI memberikan tim sebuah tujuan atau target untuk diambil, pencapaian untuk mengukur progres, dan wawasan yang membantu orang di seluruh organisasi atau perusahaan membuat keputusan yang lebih baik. Dari keuangan dan SDM hingga pemasaran dan penjualan, Key Performance Indicator membantu setiap area bisnis bergerak maju di tingkat strategis.

Key Performance Indicator (KPI) mengacu pada serangkaian pengukuran kuantitatif yang digunakan untuk mengukur kinerja jangka panjang perusahaan secara keseluruhan. KPI secara khusus membantu menentukan pencapaian strategis, keuangan, dan operasional perusahaan, terutama dibandingkan dengan bisnis lain dalam sektor yang sama.

KPI yang berfokus pada pelanggan umumnya berpusat pada efisiensi per pelanggan, kepuasan pelanggan, dan retensi pelanggan. KPI yang berfokus pada proses bertujuan untuk mengukur dan memantau kinerja operasional di seluruh organisasi. Secara umum, bisnis mengukur dan melacak KPI melalui perangkat lunak analitik bisnis dan alat pelaporan.

Dalam bisnis, KPI dapat berupa tingkat tinggi dan tingkat rendah. KPI tingkat tinggi atau penelusuran ke departemen atau individu tertentu. KPI tingkat tinggi biasanya melihat kinerja bisnis Anda secara keseluruhan, seperti mencapai puluhan juta pendapatan berulang selama bertahun-tahun. Sedangkan, saat Anda menelusuri proses yang khusus untuk departemen, tim, atau individu, itu adalah KPI tingkat rendah.

Mengapa KPI Itu Penting?

KPI merupakan cara penting untuk memastikan tim Anda mendukung keseluruhan sasaran organisasi. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa Anda memerlukan Key Performance Indicator.

• Mempertahankan keselarasan tim Anda: Apakah mengukur keberhasilan proyek atau kinerja karyawan, KPI menjaga tim bergerak ke arah yang sama.
• Memberikan pemeriksaan kesehatan: Key Performance Indicator memberi Anda gambaran realistis tentang kesehatan organisasi atau perusahaan Anda, mulai dari faktor risiko hingga indikator keuangan.
• Melakukan penyesuaian: KPI membantu Anda melihat dengan jelas keberhasilan dan kegagalan Anda sehingga Anda dapat melakukan lebih banyak hal yang berhasil, dan lebih sedikit hal yang tidak berhasil.
• Mempertahankan tanggung jawab tim Anda: Pastikan setiap orang memberikan nilai dengan Key Performance Indicator yang membantu karyawan melacak progres mereka dan membantu manajer menjalankan semuanya.

Apa yang Membuat KPI Itu Bagus?

KPI yang baik adalah yang realistis, lugas, dan mudah diukur. Berikut adalah beberapa tips yang perlu diingat untuk menetapkan Key Performance Indicator yang baik.

1. KPI harus diselaraskan dengan strategi dan hasil bisnis secara keseluruhan

Strategi bisnis menyeluruh harus menjadi informasi KPI Anda. Misalnya, bisnis Anda memiliki tujuan untuk meningkatkan pendapatan berulang bulanan (Monthly Recurring Revenue atau MRR) sebesar 20% pada akhir tahun (KPI tingkat tinggi). Jika Anda berada di tim penjualan, KPI Anda mungkin meningkatkan prospek masuk sebesar 50% pada akhir Q3 (Kuartal ketiga) (KPI level rendah). KPI Anda berkontribusi pada sasaran bisnis secara keseluruhan karena prospek baru = potensi pendapatan.

2. KPI harus dapat ditindaklanjuti

Setelah Anda menetapkan KPI, Anda perlu menguraikan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk mencapainya dan metrik yang akan Anda ukur di sepanjang jalan. Apa gunanya KPI jika Anda tidak memiliki cara untuk memenuhinya? Jika sasaran Anda adalah untuk meningkatkan prospek masuk, Anda harus memiliki rencana untuk melakukannya. Langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti akan membuat Anda sukses dalam mencapai KPI Anda. Perlu juga dicatat bahwa KPI tidak boleh menimbulkan pertanyaan tambahan, melainkan sebaliknya: menginspirasi tindakan.

3. KPI harus realistis

Ada nasihat baik yang mengatakan “memulai dari yang kecil”. KPI yang besar dan tinggi—meskipun mungkin terlihat bagus di atas kertas—tidak membantu Anda atau tim Anda jika tidak realistis sejak awal.

4. KPI harus terukur

Saat Anda menetapkan KPI, tanyakan pada diri sendiri: Apa yang ingin Anda capai? Apa hasil akhir yang diinginkan? Apa garis waktunya? Ingatlah untuk menambahkan: Bagaimana saya akan mengukur KPI saya? Seringkali, alat analitis adalah cara yang bagus untuk melacak progres Anda terhadap KPI Anda. Dengan cara ini, Anda dapat membuat metrik (seperti guide) dan dengan mudah dan cepat melihat progres Anda dalam visualisasi data, serta membagikannya dengan orang lain di tim Anda atau di seluruh organisasi atau perusahaan Anda juga.

Perbedaan KPI dan Metrik

Meskipun indikator dan metrik kinerja utama terkait, keduanya tidak sama. Berikut penjelasan singkatnya:

KPI

KPI adalah target utama yang harus Anda lacak untuk memberi dampak terbesar pada hasil bisnis strategis Anda. KPI mendukung strategi Anda dan membantu tim Anda fokus pada hal yang penting dan melacak target dan tujuan. Selain itu, KPI memiliki batas waktu tertentu atau specific deadlines. Contoh Key Performance Indicator yaitu menargetkan pelanggan baru per bulan.

Metrik

Metrik mengukur keberhasilan aktivitas bisnis sehari-hari yang mendukung KPI Anda. Meskipun berdampak pada hasil Anda, itu bukanlah tindakan yang paling kritis. Metrik lebih kepada memantau kinerja bisnis yang sedang berlangsung. Salah satu contohnya seperti kunjungan toko bulanan.

Hubungan KPI dan Metrik

Metrik adalah standar (atau sistem) pengukuran. Setiap kali Anda mengukur sesuatu, Anda menggunakan metrik, baik itu pendapatan bulanan, tingkat konversi penjualan, jumlah pelanggan, usia rata-rata pelanggan Anda, atau jumlah orang di tim Anda yang bermata cokelat. Sedangkan KPI adalah jenis metrik, tetapi secara khusus metrik yang dapat mengukur kinerja dan dianggap penting.

Sebagai contoh:

• Jumlah orang di tim Anda yang memiliki mata berwarna cokelat adalah metrik, tetapi tidak mengukur kinerja dan tidak penting.
• Usia rata-rata pelanggan Anda mungkin merupakan informasi penting, tetapi tidak mengukur kinerja, jadi ini bukan KPI.
• Sedangkan, tingkat konversi penjualan (Sales Conversion Rate) adalah metrik, mengukur kinerja, dan penting. Anda bisa menyebutnya KPI.
• Namun, Tingkat Konversi Penjualan (Sales Conversion Rate) tidak mungkin menjadi KPI jika Anda bekerja di tim SDM.

Seperti yang Anda lihat di atas, KPI tidak seperti metrik karena KPI memiliki tingkat subjektivitas. Mereka dibentuk oleh konteks di mana mereka digunakan, dan orang atau perusahaan yang menggunakannya. Itulah mengapa Anda mungkin melihat beberapa perusahaan menggunakan KPI yang sama sekali berbeda dengan perusahaan atau bisnis lain. Bukan berarti yang satu salah dan yang lain benar, bisa saja mereka bekerja dalam konteks yang berbeda, dengan prioritas yang berbeda.

Cara yang berguna untuk memikirkannya adalah bahwa metrik mewakili semua kemungkinan opsi pengukuran Anda, akan tetapi KPI adalah ukuran kinerja yang Anda pilih untuk difokuskan guna mendorong hasil.

Akibatnya, selama menjalankan peran Anda, Anda dapat bekerja dengan ratusan, bahkan ribuan metrik. Namun, jika Anda telah mengembangkan KPI dengan cara yang benar, Anda hanya perlu menggunakan sejumlah kecil KPI yang dapat dikelola secara teratur untuk satu proses.

Baca juga: Mengenal OKR, Salah Satu Metode Manajemen Kinerja yang Bagus!

Jenis-jenis KPI

Key Performance Indicator memiliki banyak tipe. Sementara beberapa digunakan untuk mengukur progres bulanan terhadap suatu tujuan, yang lain memiliki fokus jangka panjang. Satu kesamaan yang dimiliki semua KPI adalah mereka terikat pada tujuan strategis. Berikut ini beberapa jenis KPI secara umum:

Strategis

KPI memantau tujuan organisasi. Eksekutif biasanya melihat satu atau dua KPI strategis untuk mengetahui bagaimana kinerja organisasi pada waktu tertentu. Contohnya termasuk laba atas investasi, pendapatan, dan pangsa pasar.

Operasional

KPI ini biasanya mengukur kinerja dalam kerangka waktu yang lebih singkat, dan berfokus pada proses dan efisiensi organisasi. Beberapa contohnya mencakup penjualan menurut wilayah, biaya transportasi bulanan rata-rata, dan biaya per akuisisi (BPA).

Unit Fungsional

Banyak Key Performance Indicator terkait dengan fungsi tertentu, seperti keuangan atau IT. Meskipun IT mungkin melacak waktu penyelesaian atau waktu aktif rata-rata, KPI keuangan melacak margin laba kotor atau laba atas aset. KPI fungsional ini juga dapat diklasifikasikan sebagai strategis atau operasional.

Leading vs Lagging

Terlepas dari jenis Key Performance Indicator yang Anda tentukan, Anda harus mengetahui perbedaan antara indikator leading (terdepan) dan indikator lagging (tertinggal). Sementara KPI leading dapat membantu memprediksi hasil, KPI lagging melacak apa yang telah terjadi. Organisasi atau perusahaan menggunakan perpaduan keduanya untuk memastikan mereka melacak hal yang paling penting.

Tingkatan KPI

Perusahaan dapat menggunakan KPI di tiga tingkat luas. Pertama, KPI seluruh perusahaan berfokus pada kesehatan dan kinerja bisnis secara keseluruhan. Jenis KPI ini berguna untuk memberi tahu manajemen tentang bagaimana keadaannya. Namun, seringkali mereka tidak cukup terperinci untuk membuat keputusan. KPI di seluruh perusahaan sering memulai percakapan tentang mengapa departemen tertentu berkinerja baik atau buruk.

Pada titik ini, perusahaan sering kali mulai mempelajari KPI tingkat departemen. KPI tingkat departemen lebih spesifik daripada KPI di seluruh perusahaan. Jenis KPI ini seringkali lebih informatif tentang mengapa hasil tertentu terjadi. KPI tingkat departemen berfokus pada aspek yang sangat khusus dari sebuah perusahaan.

Jika sebuah perusahaan memilih untuk menggali lebih dalam, mereka mungkin terlibat dengan KPI tingkat proyek atau sub-departemen. KPI ini sering diminta secara khusus oleh manajemen karena mungkin memerlukan kumpulan data yang sangat spesifik yang mungkin tidak tersedia. Misalnya, manajemen mungkin ingin mengajukan pertanyaan yang sangat spesifik kepada salah satu tim tentang potensi peluncuran produk.

Saat menyiapkan laporan KPI, bersiaplah untuk menelusuri lebih dalam. Mulailah dengan menunjukkan tingkat data tertinggi (yaitu pendapatan seluruh perusahaan), tetapi bersiaplah untuk menunjukkan tingkat data yang lebih rendah (yaitu pendapatan per departemen, lalu pendapatan per departemen dan produk).

Kelebihan KPI

Di bawah ini merupakan beberapa kelebihan dari KPI, di antaranya:

• KPI membantu menginformasikan manajemen tentang masalah tertentu; pendekatan berbasis datanya memberikan informasi terukur yang berguna dalam perencanaan strategis dan memastikan keunggulan operasional.
• KPI membantu meminta pertanggungjawaban karyawan. Alih-alih mengandalkan perasaan atau emosi, KPI didukung secara statistik dan tidak dapat mendiskriminasi karyawan. Jika digunakan dengan tepat, KPI dapat membantu mendorong karyawan menjadi lebih baik lagi karena kinerja mereka dipantau.
• KPI juga merupakan jembatan yang menghubungkan operasi dan tujuan bisnis aktual. Sebuah perusahaan dapat menetapkan target tetapi tanpa kemampuan untuk melacak progres menuju tujuan tersebut, ada sedikit atau tidak ada tujuan dalam rencana tersebut. Sebaliknya, KPI memungkinkan perusahaan untuk menetapkan tujuan, kemudian memantau progres menuju tujuan tersebut.

Kekurangan KPI

Selain kelebihan, pasti suatu hal memiliki kekurangan juga. Berikut adalah beberapa kekurangan dari KPI:

• Ada beberapa kerugian yang perlu dipertimbangkan saat bekerja dengan KPI. Mungkin diperlukan kerangka waktu yang lama bagi KPI untuk menyediakan data yang berarti. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin perlu mengumpulkan data tahunan dari karyawan selama bertahun-tahun untuk lebih memahami tren tingkat kepuasan dalam jangka waktu yang lama.
• KPI membutuhkan pemantauan terus-menerus dan tindak lanjut agar berguna. Laporan KPI yang disiapkan tetapi tidak pernah dianalisis layanannya maka tidak ada gunanya. Selain itu, KPI yang tidak terus dipantau keakuratan dan kelayakannya tidak mendorong pengambilan keputusan yang menguntungkan.
• KPI membuka kemungkinan bagi manajer untuk “mempermainkan” KPI. Alih-alih berfokus pada peningkatan proses atau hasil yang sebenarnya, manajer mungkin merasa terdorong untuk fokus hanya pada peningkatan KPI yang terkait dengan bonus kinerja. Selain itu, kualitas dapat menurun jika manajer terlalu fokus pada KPI produktivitas, dan karyawan mungkin merasa terdorong terlalu keras untuk memenuhi pengukuran KPI tertentu yang mungkin tidak masuk akal.

Kesimpulan

Memilih Key Performance Indicator (KPI) yang tepat untuk tugas atau situasi tertentu sangatlah penting. KPI dapat membantu mengukur kinerja, menetapkan tujuan dan sasaran, dan mengidentifikasi area perbaikan. KPI juga memudahkan untuk mengevaluasi keberhasilan suatu proyek atau inisiatif dengan menyediakan metrik yang dapat diukur.

Ada banyak jenis KPI, masing-masing dengan kumpulan metriknya sendiri yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan bagian-bagiannya. KPI dapat membantu meningkatkan motivasi, karena karyawan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka dan dapat melacak progres mereka dengan mudah. Selain itu, KPI menciptakan peluang untuk pengambilan keputusan berdasarkan data, sehingga membantu memaksimalkan produktivitas dan keuntungan.

Untuk membaca artikel lain pada Look Media blog, klik pada tautan berikut. Look Media Blog.